E-Rechnungen automatisiert verarbeiten mit MARIProject
Grundsätzlich müssen Unternehmen im B2B-Sektor in Deutschland ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen ausstellen und empfangen können. Weil diese Anforderung für Unternehmen mit einem hohen Aufwand verbunden ist, hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen eingeräumt. Demnach müssen Unternehmen ab Januar 2025 Eingangsrechnungen empfangen können. Die Übergangsregelungen gelten für das Ausstellen von Rechnungen. So sind bis Ende 2026 sowohl Papierrechnungen als auch, vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers, sonstige elektronische Rechnungen zulässig. Näheres zu den Übergangsregeln finden Sie zum Beispiel bei der IHK Düsseldorf.
Die Projektmanagement-Software MARIProject für SAP Business One ermöglicht schon seit längerem, E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD zu erzeugen.
Bereits im Mai 2024 erschien die Version 7.4 mit dem sogenannten „Posteingangsbuch“. Diese Version ermöglicht nun auch, E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD zu erkennen, zu verschlagworten und automatisch zur Bearbeitung weiterzuleiten.
Damit sind Anwender von MARIProject gut aufgestellt für die Herausforderungen der digitalen Rechnungsbearbeitung, die der Gesetzgeber im Wachstumschancengesetz für 2025 vorgegeben hat.
Das Posteingangsbuch ermöglicht automatisierte Verarbeitung
Das Zusatz-Modul „Posteingangsbuch mit XRechnung“ ähnelt im ersten Moment Verzeichnissen im Windows-Explorer. Das Besondere an diesen Verzeichnissen ist aber, dass hier intelligente Prozesse hinterlegt sind.
So ermöglicht MARIProject beispielsweise, PDF-Rechnungen, die an eine bestimmte E-Mail-Adresse gesendet werden, automatisch abzuholen und im Posteingangsbuch abzulegen. Anschließend werden die Dateien automatisch an das OCR-Erkennungstool „Azure AI Document Intelligence“ weitergeleitet und dort analysiert. E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD können direkt weiterverarbeitet werden.
Ist ein Freigabe-Prozess hinterlegt, werden die als Rechnung erkannten und verschlagworteten Dokumente in einen anderen Ordner verschoben und nach der Freigabe mit einem Freigabestempel versehen.
Aufgrund der intelligenten Erkennung und Verschlagwortung brauchen Sie die elektronisch erfassten Daten in MARIProject nur noch zu prüfen. Das Abtippen entfällt. Abschließend werden die Eingangsrechnungen automatisch in SAP Business One übertragen und gebucht.
Individuelle Prozesse hinterlegen, Bearbeitung automatisch dokumentieren
Welche Prozesse hinterlegt werden, kann das Unternehmen entsprechend dem individuellen Bedarf selbst entscheiden. Jedenfalls ist der Bearbeitungsprozess lückenlos dokumentiert.
Ist eine Dokumentenmanagement-Software integriert, wie ELO, CKS.DMS oder SharePoint, können Sie die Eingangsrechnungen auch revisionssicher ablegen.
Video: E-Rechnungen verarbeiten mit MARIProject
Das Video zeigt ein Beispiel für einen typischen, automatisierten Ablauf der Verarbeitung von Eingangsrechnungen mit MARIProject:
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