Das Posteingangsbuch für E-Rechnungen
E-Rechnungen KI-gestützt bearbeiten im Posteingangsbuch von MARIProject.
Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen E-Rechnungen nicht nur empfangen sondern auch erzeugen und maschinell verarbeiten können. Genau das ist mit dem Posteingangsbuch von MARIProject für SAP Business One bereits jetzt möglich.
Das funktioniert so: Ein Assistent holt E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD aus einem Postfach ab und überträgt sie in einen Eingangsordner. Dort werden sie geprüft und angezeigt. Nachdem der autorisierte Mitarbeiter die Rechnung freigegeben hat, kann sie in der Buchhaltung bearbeitet und für SAP Business One vorerfasst werden.
Ausgangsrechnungen können Sie ebenfalls mit MARIProject erzeugen, wahlweise im Format XRechnung oder ZUGFeRD.
Das Video veranschaulicht die Bearbeitung von E-Rechnungen im Posteingangsbuch von MARIProject.
Wie werden E-Rechnungen im Posteingangsbuch bearbeitet?
Sie passen das Posteingangsbuch einmalig an den Ablauf in Ihrem Unternehmen an:
- E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen
Angenommen, in Ihrem Unternehmen gibt es die E-Mail-Adresse „rechnungen@firma.de“ für Eingangsrechnungen, dann holt das Posteingangsbuch die dort eingegangenen Rechnungen in regelmäßigen Abständen ab. - Ansicht der Rechnungsbelegs: Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung zeigt MARIProject am Bildschirm an. Auf diese Weise können Mitarbeiter in der Buchhaltung alle Rechnungsdaten sehen.
- OCR-Erkennung für PDF-Dokumente: Rechnungen, die als PDF im Posteingangsbuch eingehen, werden mittels einer OCR-Erkennung für die automatische Weiterverarbeitung analysiert. Die erkannten Felder, wie Name der Absenders, Adresse, Rechnungsbetrag, Steuer, etc. werden angezeigt.
- Workflow für die Weiterbearbeitung: Hier einige Möglichkeiten für den Workflow, den Sie eingangs definieren: Beispielsweise kann die Rechnung beim Einlesen automatisch mit einem elektronischen „Eingangsstempel“ versehen werden. Rechnungen einer bestimmten Firma können automatisch in einem bestimmten Ordner abgelegt werden. Oder alle Rechnungen müssen vor der Bearbeitung von einer autorisierten Person freigegeben werden.
- Texterkennung: MARIProject kann erkennen, ob eine Eingangsrechnung zu einer Bestellung passt. Trotzdem prüfen Sie die Rechnung natürlich und auch die Vorerfassung für SAP Business One. Anschließend wird sie automatisch übergeben und gebucht.
- PEPPOL: Um einen höhere Datensicherheit zu gewährleisten, übertragen Behörden und einige Unternehmen Rechnungen über PEPPOL. Aus diesem Grund arbeitet MARIProject mit zwei PEPPOL-Konnektoren (Dienstleistern) zusammen. In dem Fall konfigurieren Sie das Posteingangbuch so, dass Rechnungen aus PEPPOL direkt im entsprechenden Ordner des Posteingangsbuchs landen.
- Revisionssichere Ablage
E-Rechnungen müssen rechtssicher abgelegt werden. MARIProject unterstützt drei Dokumentenmanagement-Systeme: ELO, CKS DMS und SharePoint. Nach der Bearbeitung können Sie die Dokumente in Ihrem (DMS) ablegen.
Ansicht einer Rechnung mit Eingangsstempel im Posteingangsbuch.
Inhalte der erkannten Felder werden angezeigt, um die Rechnung zu prüfen.
Welche Vorteile bietet das Posteingangsbuch von MARIProject?
1.
Sie können sich alle Eingangsrechnungen im Posteingangsbuch ansehen.
2.
Automatische Felderkennung verschiedener Formate (PDF, ZUGFeRD, XRechnung.
3.
Sie gestalten den Workflow im Posteingangsbuch individuell für Ihre Unternehmen.
4.
Automatisierte Zuordnung, z.B. von einer Rechnung zu einer Bestellung.
5.
Automatisierte Vorerfassung.
6.
Automatisches Buchen.
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen den Formaten XRechnung und ZUGFeRD?
- E-Rechnungen im Format XRechnungenthalten ausschließlich strukturierte Datensätze (XML-Code, XStandard). Das bedeutet, Maschinen können die Rechnung verarbeiten, aber für Mitarbeiter sind die enthaltenen Daten nicht ohne weiteres erkennbar.
- Das ZUGFeRD-Formathingegen ist hybrid. Es enthält sowohl XML-Code als auch ein PDF-Bild. Das bedeutet, Mitarbeiter können die im Bild enthaltenen Rechnungsinformationen sehen, aber für die elektronische Verarbeitung und das Finanzamt sind die Werte im XML-Code bindend.
Für welche Unternehmen gilt die E-Rechnungspflicht?
- Die Pflicht E-Rechnungen empfangen zu können, besteht seit dem 01.01.2025 für alle in Deutschland ansässigen Unternehmen im B2B-Sektor, die mehrwertsteuerpflichtige Rechnungen ausstellen und einen Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro hatten.
Was ändert sich zum 01.01.2027 bei der E-Rechnung?
- Zum 1.1.2027 müssen alle Unternehmen, für die seit 2025 die E-Rechnungspflicht gilt, E-Rechnungen auch erzeugen und maschinell verarbeiten können.
Ist das Posteingangbuch von MARIProject separat erhältlich?
Nein. Das Posteingangsbuch ist ein Modul von MARIProject und funktioniert nur zusammen mit MARIProject für SAP Business One.
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