Die E-Rechnung wird Pflicht in Deutschland

Im März 2024 wurde in Deutschland das ► Wachstumschancengesetz beschlossen. Demnach wird die E-Rechnung ab dem 01. Januar 2025 in Unternehmen schrittweise eingeführt.

Das Thema ist komplex. Zudem betrifft es zentrale Bereiche in Unternehmen. Angesichts dessen hat der Gesetzgeber Übergangsfristen eingeräumt. Wir haben kurze Antworten auf die wichtigsten Fragen zusammengestellt:

• Warum sollen Rechnungen künftig elektronisch verarbeitet werden?
• Gilt die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen?
• Was ändert sich zum 01.01.2025?
• Was ist bis zum 01.01.2025 zu tun?
• Was ist bei der Umstellung zu bedenken?
• Was ist eine E-Rechnung?
• Was heißt „E-Rechnungen empfangen können“?
• Wie stellen Sie die Echtheit von E-Rechnungen sicher?
• Wie erzeugen Sie eine E-Rechnung?
• Wie kann man E-Rechnungen versenden?
• Wie verarbeiten Sie E-Rechnungen?
• Wie funktioniert E-Rechnung mit SAP Business One?

Was spricht für die E-Rechnung?

Während die E-Rechnung in der gesamten Bundesverwaltung bereits seit November 2020 verpflichtend gilt, besteht das Ziel des Wachstumschancengesetzes nun darin, dass auch Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen elektronisch verarbeiten können.

Dem Wachstumschancengesetz zugrunde liegt ein ► Beschluss der EU mit dem Ziel, Rechnungen innerhalb der EU vollständig automatisiert zu verarbeiten. Nach Italien treiben derzeit auch Deutschland, Frankreich und Spanien die Einführung der E-Rechnung voran.

Im Wesentlichen sprechen drei Gründe für die elektronische Rechnungsverarbeitung:

1. Unternehmen profitieren von der Kostenersparnis, weil Rechnungen schneller bearbeitet werden können und Materialkosten reduziert werden.
2. Europäische Länder möchten ihr ► Mehrwertsteuersystem optimieren und Steuerbetrug bekämpfen. Beides ist unter anderem möglich, indem Rechnungen nur über bestimmte Portale versendet werden. Auf diese Portale haben Finanzverwaltungen Zugriff. Als Gegenleistung sollen bestimmte Meldungen an Finanzämter entfallen, wie beispielsweise die Umsatzsteuervoranmeldung.
3. Der Geldfluss soll beschleunigt werden. Deshalb wurden europäische Banken verpflichtet, ab Herbst 2025 kostenlose Echtzeitüberweisungen anzubieten.

Was ändert sich zum 01.01.2025?

• Zum einen ändert sich der Vorrang der E-Rechnung vor der Papierrechnung.
• Zum zweiten müssen Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 den Empfang von E-Rechnungen sicherstellen.
• Für die Verarbeitung gelten bis Ende 2026 Übergangsregelungen: Demnach sind „sonstige elektronische Rechnungen“ wie PDF-Dateien oder Papierrechnungen, vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers, noch zulässig.

Was ist bei der Einführung der E-Rechnung zu berücksichtigen?

• Von wem erhalten Sie Rechnungen, in welcher Anzahl?
• Welche Form wünscht der Lieferant  ab 2025?
• Wie erhalten Sie Rechnungen von Ihren Lieferanten?
• Mit welchen Systemen erstellen Sie aktuell Rechnungen und in welcher Anzahl? Was sind das für Rechnungen?
• Welches Format haben die Rechnungen?
• Welche Systeme nutzen Sie aktuell, um Rechnungen zu verarbeiten?
• Wie werden und in welchem Format werden Rechnungen an Kunden übermittelt?
• Ist der Übermittlungsweg sicher?
• Wie werden Rechnungen aktuell bearbeitet?
• Wie werden Rechnungen nach der Bearbeitung archiviert?

Was ist eine E-Rechnung?

Im Sinne der gesetzlichen Vorgaben müssen E-Rechnungen der EU-Norm „EN-16931“ entsprechen. Diese Norm soll den grenzüberschreitenden Rechnungsverkehr EU-weit vereinfachen.

In Deutschland erfüllenBMI zur E-Rechnung​ Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0) diese Norm. Ein herkömmliches PDF-Dokument gehört nicht dazu, weil es nur ein Bild des Beleges enthält, welches nicht unmittelbar elektronisch verarbeitet werden kann.

Dabei enthalten Rechnungen im Format XRechnung ausschließlich strukturierte Datensätze (XML-Code, XStandard), die direkt elektronisch verarbeitet werden kann.

Das ZUGFeRD-Format hingegen ist hybrid, es enthält sowohl XML-Code für die elektronische Verarbeitung als auch ein PDF-Bild, auf dem Mitarbeiter die Rechnungsinformationen sehen können. Dabei ist zu beachten, dass für das Finanzamt die Werte im XML-Teil bindend sind. Falls es, aus welchen Gründen auch immer, zu Differenzen zwischen PDF und XML gekommen ist, gilt der Wert im XML-Part.

Ausführliche Informationen zu den Formaten und den zu übertragenden Inhalten finden Sie hier:

• ► ZUGFeRD
• ► XRechnung
• ► BMI zur E-Rechnung
• ► Erstellen & Versand Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik 

Wie stellen Sie die Echtheit von E-Rechnungen sicher?

Die Echtheit von E-Rechnungen ist eine berechtigte Forderung im ► Anschreiben des BMI vom 15. Oktober 2024 . In der Realität ist der Nachweis gar nicht so einfach.

Ob eine Rechnung echt und berechtig ist, können Sie durch innerbetriebliche Kontrollverfahren erreichen, indem Sie einen Bezug zwischen Rechnung und Leistung herstellen.

Wenn Sie eine E-Rechnung mit SAP Business One bearbeiten, wird die Beziehung zwischen Bestellung, Wareneingang und Eingangszahlung automatisch über den Verknüpfungsplan hergestellt.

Etwas schwieriger ist es, den elektronischen Datenaustausch sicherzustellen. Eine Möglichkeit besteht darin, Portale zu nutzen, bei denen sich Rechnungsersteller und Rechnungsempfänger authentifiziert anmelden müssen und gegebenenfalls Rechnungen hochladen können. Dazu gehören unter anderem die ► Zentrale Rechnungsplattform des Bundes (ZRE) sowie die „Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform“ (OZG-RE).

Anschließend können die E-Rechnungen per E-Mail oder via PEPPOL automatisiert versendet werden.

Wie kann man E-Rechnungen versenden?

• Peppol
  Peppol (“Pan-European Public Procurement Online“) ist eine Non-Profit-Organisation mit Sitz in Brüssel. Sie ist entstanden aus einem internationalen Projekt mit dem Ziel, öffentliche Beschaffungs- und Vergabeverfahren innerhalb der europäischen Union und weltweit zu standardisieren. Peppol verbindet Sender und Empfänger von elektronischen Dokumenten miteinander im Peppol-Netzwerk über sogenannte „Access Points“. Daran angeschlossen ist unter anderem bereits die Bundesverwaltung.
• Per E-Mail, beispielsweise über Outlook.
• Aus SAP Business One heraus können Sie neben Peppol Software der Anbieter 
  ► gotomax, PDF-Mailer, oder
  ► CK Solutions, eInvoice, verwenden

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen die ERP-Software SAP Business One 10.0 einsetzen, sind Sie gut auf die Anforderungen der E-Rechnungspflicht vorbereitet.

Vorbereitungen in SAP Business One

Damit die eingehenden Dokumente korrekt verarbeitet und zugeordnet werden können, sind allerdings einige Vorarbeiten erforderlich, wie Installieren des Electronic File Managers (EFM), hochladen der EFM-Formate oder Einrichten von Pfaden für den Export, den Import und die verarbeiteten XML-Dateien.

Außerdem müssen Sie sowohl die Geschäftspartner-Stammdaten als auch die Artikelstammdaten in SAP Business One aktualisieren, damit sie bei der Belegerkennung eindeutig zugeordnet werden können.

Ausgangsrechnungen im Format XRechnung erzeugen

Sind die Vorbereitungen erfolgreich abgeschlossen, können Sie Ausgangsrechnungen im Format XRechnung erzeugen.

Die erzeugten XML-Dateien werden automatisch im zuvor definierten Verzeichnis gespeichert. Aus diesem Verzeichnis lassen sie sich versenden.

Eingangsrechnungen annehmen und verarbeiten

SAP Business One entnimmt auch Eingangsrechnungen einem hinterlegten Verzeichnis und zeigt sie im „Assistent für den elektronischen Belegimport“ an. In diesem Assistenten werden die erkannten Daten angezeigt, wie Lieferant, Belegdatum, Rechnungsbetrag oder Umsatzsteuer. Darüber hinaus können Sie beispielsweise einer Rechnung die dazugehörende Bestellung zuordnen. Anschließend überträgt der Assistent die Daten in SAP Business One und die aufbereitete XML-Datei wird in einem anderen Verzeichnis abgelegt.

Nach erfolgtem Datenabgleich können Sie den geparkten Beleg aufrufen, prüfen und anpassen.