Schnellere Projektabrechnung mit MARIProject

In der integrierten Projektsoftware MARIProject sind alle abzurechnenden Daten für Ihre Projekte (also Stundenzettel, verbrauchte Artikel, Reisekosten, Fremdleistungen, etc. ) gespeichert. Schon das spart Zeit bei der Projektabrechnung.

Herausforderungen bei der Projektabrechnung

Nach Studien der ► London Business School werden in Dienstleistungsunternehmen mehr als 10% der erbrachten Leistungen nicht abgerechnet. Der Grund dafür sind häufig Stundenzettel, die nicht zeitgerecht vorliegen oder verlorengehen.

Wenn Sie regelmäßig Abrechnungen für mehrere parallel laufende Projekte erzeugen müssen, stehen Sie häufig vor der Herausforderung, die korrekten Daten zeitgerecht zu erhalten.

Einbehalte, die erst nach Ablauf einer Frist berechnet werden sollen, geraten leicht in Vergessenheit, wenn die Abrechnung in separaten Software erfolgt.

Hinzu kommt, dass es mit herkömmlichen Abläufen recht aufwändig ist, erbrachte Stunden nur zum Teil an den Kunden weiter zu berechnen.

Das Zusammensuchen von Stundenzetteln entfällt in MARIProject, weil Zeiterfassung im selben System erfolgt.

Die Freigabe von erfassten Projektstunden ist unverzüglich mobil möglich. Und alle freigegebenen, erfassten Stunden werden automatisch in der Projektabrechnung zum mit dem Kunden verabredeten Termin angezeigt.

Deshalb können Sie Projekte schneller und zuverlässiger abrechnen.

Unter anderem sind folgende Abrechnungsarten möglich:

• Abrechnung nach Aufwand: Alle erfassten Leistungen werden zum vertraglich verabredeten Termin automatisch zur Abrechnung angeboten. Das Warten auf Stundenzettel entfällt.
• Freigabe: Zum einen können Sie erfasste Projektstunden teilweise für die Abrechnung freigeben, zum anderen lassen sich ganz einfach Freigabeprozesse definieren, um beispielsweise Projektbudgets für den Einkauf freizugeben. 
• Festpreis: Der vertraglich vereinbarte Betrag wird zum verabredeten Zeitpunkt automatisch zur Abrechnung angeboten.
• Festpreis mit Einbehalt: Nach Ablauf der Frist wird der Einbehalt automatisch zur Abrechnung vorgeschlagen.
• Abrechnung nach Stichtag, Meilenstein oder Fertigstellungsgrad: Sie definieren die Bedingungen in Ihrem Projekt. Ist der Termin erreicht oder die Phase abgeschlossen, wird der abzurechende Betrag automatisch im Abrechnungsassistent angezeigt.
• Vorschussrechnung (Retainer) mit individuell festlegbaren Beträgen / Leistungen für einen definierten Zeitraum ist möglich.
• Zahlungsanforderung mit individuell definierbaren Einzelzahlungen inklusive Freigabeprozess ist möglich, inklusive Teilrechnungsnachweis.
• Provisionen werden zum fälligen Zeitpunkt automatisiert zur Auszahlung vorgeschlagen.
• Beim Erzeugen der Ausgangsrechnung können Sie z.B. Reisekostenbelege wahlweise in die elektronische Ausgangsrechnung (PDF) integrieren oder als Anlage zur Rechnung versenden. Näheres zu integrierten Belegen erfahren Sie im ► Video.
• Mit dem Modul Posteingangsbuch erzeugen Sie Ausgangsrechnungen als E-Rechnung wahlweise im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Zum Video: ► Posteingangbuch .

Anstelle von Stundenzetteln, die Sie in eine Software eintragen und für die Abrechnung in eine andere übertragen, erfassen Mitarbeiter Projektstunden direkt in MARIProject und ordnen sie einem Projekt zu.

Haben Sie einen Freigabenprozess definiert, entscheidet der Projektverantwortliche, ob die erfassten Leistungen komplett oder nur teilweise an den Kunden berechnet werden. 

Die Integration spart also Zeit für das Übertragen von Stunden in den Rechnungsbeleg.

Im Abrechnungsassistent von MARIProject werden alle zum aktuellen Zeitpunkt abrechenbaren Leistungen und Artikel für ein Projekt angezeigt. Die in Ihrem Unternehmen befugten Mitarbeiter erzeugen mit dem Abrechnungsassistenten den Rechnungsbeleg für Ihre Kunden. Dabei lassen sich Einzelbelege, wie Stundenzettel oder Reisekostenbelege, in die Ausgangsrechnung integrieren oder anhängen, sowie E-Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen. 

Anschließend können Sie den Rechnungsbeleg aus dem System an Ihren Kunden mailen.

Außerdem werden die Beträge automatisch in das Finanzwesen von SAP Business One übertragen und gebucht.

Auf diese Weise behalten Sie Ihre Projekte kaufmännisch im Blick. 

Das ist nur möglich, weil alle Daten in einem System gespeichert sind und den berechtigten Benutzern zur Verfügung stehen.

Gerne präsentieren wir Ihnen die Software mit individuellen Abläufen Ihres Unternehmens, damit Sie sich vorstellen können, welche Vorteile der Einsatz von MARIProject bietet.

Die Präsentation ist im Rahmen der Erstberatung für Sie kostenfrei.

Wenn Sie direkt auf Ihrem Rechner einen ersten Blick auf den Web-Client möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „MARIProject ausprobieren“. Anschließend wählen Sie die Sprache und melden sich mit dem Benutzer „manager“ ohne Kennwort an.

MARIProject ist sowohl in einer OnPremise-Version als auch in der Cloud verfügbar.

Bei der OnPremise-Version kaufen Sie Lizenzen und installieren die Software in Ihrem Hause.

Wenn Sie die Software in der Cloud betreiben, mieten Sie Lizenzen für Ihre Mitarbeiter, während die Software bei einem Host (Provider) betrieben wird. Näheres zum Betrieb in der ►Cloud.

MARINGO entwickelt und implementiert seit über 35 Jahren Business-Software für kleine und mittelständische Unternehmen. Die Eigenentwicklung MARIProject ist unser Kernprodukt.

Seit 2003 sind wir Partner der SAP für SAP Business One.

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