Vollständige Projektabrechnung

Je nach Größe und Umfang eines Projektes kann die Abrechnung recht zeitaufwändig sein. Das hängt nur zum Teil damit zusammen, dass Kunden Nachweise über die erbrachten Leistungen wünschen.

Projekte werden nicht immer vollständig abgerechnet

Verschiedene Studien, z.B. der ► London Business School, deuten darauf hin, dass in Dienstleistungsunternehmen mehr als 10% der erbrachten Leistungen nicht abgerechnet werden. Die Herausforderung bei der Abrechnung von Dienstleistungen steht und fällt mit dem berühmten „Stundenzettel“, der oftmals unter großem Zeitaufwand erstellt wird. Weil die Zeiterfassung so aufwändig ist, liegen Stundenzettel häufig nicht zeitgerecht vor oder gehen wegen ineffizienter interner Abläufe verloren. Schlussendlich werden sie bei der Abrechnung nicht berücksichtigt.

Was sind „abrechenbare Leistungen“?

Hinzu kommen Fragen, wie: „Welche Zeit ist abrechenbar?“ Gehören beispielsweise Recherchezeiten oder Vorarbeiten dazu und wenn ja, in welchem Umfang? Muss nur die Dauer der Problemlösung berechnet werden oder beeinflusst ein hoher Erfahrungsschatz den Stundensatz?

Was ist mit Artikeln, die Sie hinzukaufen müssen?

Bei Fachdienstleistern, die im Verlauf des Projektes zusätzlich Materialien verbrauchen, deren Preis über den gesamten Projekt-Zeitraum möglicherweise schwankt, entstehen weitere Herausforderungen bei der Rechnungsstellung. Hinzu kommen übliche Verabredungen, wie beispielsweisen Einbehalte, die erst nach Ablauf einer Frist berechnet werden sollen.

Reicht Ihnen Excel?

Zusammenfassen lässt sich sagen, dass je komplexer das Projekt, desto herausfordernder die Abrechnung. Das gilt vor allem, wenn Sie für mehrere parallellaufende Projekte, viele Mitarbeiter und zahlreiche Artikel Daten in Microsoft Excel-Tabellen zusammentragen müssen.

Vielfältige Möglichkeiten der Abrechnung

MARIProject ermöglicht alle typischen Abrechnungsarten von Projektdienstleistern. Zudem erzeugt die integrierte Lösung automatisiert E-Rechnungen, z.B. wahlweise ZUGFeRD oder XRechnung.

Unter anderem sind folgende Abrechnungsarten möglich:

• Abrechnung nach Aufwand: Alle erfassten und freigegebenen Leistungen werden zum vertraglich verabredeten Termin zur Abrechnung angeboten.
• Festpreis: Nach Ablauf der Frist wird der Preis automatisch zur Abrechnung angeboten.
• Festpreis mit Einbehalt: Nach Ablauf der Frist wird der Einbehalt automatisch zur Abrechnung vorgeschlagen.
• Abrechnung nach Stichtag, Meilenstein oder Fertigstellungsgrad: Sie definieren die Bedingungen in Ihrem Projekt, beispielsweise mit Termin oder als Projektphase. Ist der Termin erreicht oder die Phase abgeschlossen, wird der abzurechende Betrag automatisch angezeigt.
• Vorschussrechnung (Retainer) mit individuell festlegbaren Beträgen / Leistungen für einen definierten Zeitraum ist möglich.
• Zahlungsanforderung mit individuell definierbaren Einzelzahlungen inklusive Freigabeprozess ist möglich, inklusive Teilrechnungsnachweis.
• Provisionen werden zum fälligen Zeitpunkt automatisiert zur Auszahlung vorgeschlagen.

Automatisierte Abrechnung im Abrechnungsassistent

MARIProject integriert Projektplanung, Zeiterfassung, Freigabe und Projektabrechnung. Zeiterfassung erfolgt nur einmal im System. Sie sparen Zeit für die Übertragung in die Abrechnungssoftware. In der Freigabe entscheidet der Projektverantwortliche, ob Leistungen komplett oder nur teilweise an den Kunden berechnet werden. Alle zum Projekt gehörenden Sach- und Personalkosten, geplant oder erfasst, sind im Projekt verknüpft.

Die Integration ermöglicht automatisierte Abrechnungsprozesse im sogenannten „Abrechnungsassistenten“. Voraussetzung für dessen funktionieren ist: Alle Daten sind im System erfasst.

Dann kann der Abrechnungsassistent die Daten Ihrer aktuellen Projekte nach verschiedenen Kriterien automatisch filtern und anzeigen. Dazu gehören Projekte mit erfassten und freigegebenen Leistungen, Artikeln, Service- oder Support-Leistungen sowie Miete von Geräten & Maschinen, Einbehalte, Provisionen sowie Termine oder der Projektstatus.

Je nachdem, wer in Ihrem Unternehmen für die Rechnungsstellung verantwortlich ist, Buchhaltung oder Projektleitung, erstellt mit den im Abrechnungsassistenten vorliegenden Werten turnusmäßig E-Rechnungen an Ihre Kunden. Dabei lassen sich Belege, wie Stundenzettel oder Reisekosten automatisiert in den Beleg integrieren oder an die Mail anhängen. 

Anschließend können Sie den Rechnungsbeleg aus dem System an Ihren Kunden mailen und die Werte buchen. Alles in einem System. Auf diese Weise behalten Sie den Überblick über Ihre Projekte. 

Gerne präsentieren wir Ihnen die Software mit individuellen Abläufen Ihres Unternehmens, damit Sie sich vorstellen können, welche Vorteile der Einsatz von MARIProject bietet.

Die Präsentation ist im Rahmen der Erstberatung für Sie kostenfrei.

Wenn Sie direkt auf Ihrem Rechner einen ersten Blick auf den Web-Client möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „MARIProject ausprobieren“. Anschließend wählen Sie die Sprache und melden sich mit dem Benutzer „manager“ ohne Kennwort an.

MARIProject ist sowohl in einer OnPremise-Version als auch in der Cloud verfügbar.

Bei der OnPremise-Version kaufen Sie Lizenzen und installieren die Software in Ihrem Hause.

Wenn Sie die Software in der Cloud betreiben, mieten Sie Lizenzen für Ihre Mitarbeiter, während die Software bei einem Host (Provider) betrieben wird. Näheres zum Betrieb in der ►Cloud.

MARINGO entwickelt und implementiert seit über 35 Jahren Business-Software für kleine und mittelständische Unternehmen. Die Eigenentwicklung MARIProject ist unser Kernprodukt.

Seit 2003 sind wir Partner der SAP für SAP Business One.

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