Zeitsparende Reisekostenabrechnung

Obwohl Kosten meistens erstattet werden, ist das Erstellen einer Reisekostenabrechnung in Deutschland nicht sonderlich beliebt, unter anderem weil die Spesenabrechnung detaillierte Angaben zur Reise mit entsprechenden Belegen erfordern. Viele Mitarbeiter nehmen sich vor, ihre Reisekostenabrechnung unmittelbar nach der Rückkehr von der Geschäftsreise im Büro zu erstellen. Meistens warten dort allerdings zahlreiche unerledigte Aufgaben, weshalb sich die Bearbeitung der Reisekostenabrechnung zusätzlich verzögert.

Die Situation kennen Sie wahrscheinlich.
Schauen wir uns die Herausforderungen kurz an:

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

In einer Reisekostenabrechnung oder Spesenabrechnung stellt ein Unternehmer oder Mitarbeiter alle Kosten zusammen, die ihm während einer Geschäftsreise oder „beruflich veranlassten Tätigkeit“ entstanden sind.

Was ist eine Geschäftsreise?

Zu Geschäftsreisen zählen Kundenbesuche außerhalb der Stadtgrenze, Fahrten zu Messen, Schulungen, Kongressen oder ähnliches. Während der Reise legt der Mitarbeiter Kosten, wie Fahrtkosten, Übernachtungskosten oder Kosten für den Verpflegungsmehraufwand, meistens aus.

Erstattung der Reisekosten

Meistens werden dem Arbeitnehmer die Reisekosten vom Arbeitgeber erstattet. 

Und auch der Arbeitgeber kann die Kosten unter gewissen Voraussetzungen steuerlich geltend machen. Dazu benötigt er allerdings eine sorgfältige Kostenaufstellung. Sie muss unter anderem folgende Informationen enthalten:

• Was war der Anlass der Reise?
• Wie lange hat sie gedauert?
• Wurde ein Firmenwagen verwendet oder der private PKW?
• War bei der Übernachtung notwendig und das Frühstück inklusive?
• Musste zusätzlich ein Mittag- oder Abendessen bezahlt werden?
• Je nachdem werden die Kosten unterschiedlich versteuert.
• Außerdem soll die Liste möglichst übersichtlich und nachvollziehbar sein, damit am Ende auch das Finanzamt die Erstattung genehmigt.

Um die Reisekostenerfassung zu vereinfachen und die Abrechnung zu beschleunigen, verfügt MARIProject über zahlreiche Voreinstellungen und individuell definierbare Workflows, die Sie einmal im System hinterlegen.

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Reisekostenarten und -Regeln sind hinterlegt

Die in Deutschland üblichen Reisekostenarten wie Kilometergeld, Flugkosten, Übernachtung oder Verpflegungspauschalen hinterlegen Sie einmalig im System.

In Deutschland legt das Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) jährlich die Verpflegungspauschalen fest. Diese Festlegungen können Sie optional im System speichern. Sobald Reisekosten erfasst werden, verwendet das System automatisch die entsprechenden Daten. 

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Reisekosten mobil erfassen

Nach erfolgten Grundeinstellungen können Sie im Hauptprogramm, im Web oder Mobil die Reisekosten erfassen und einem Projekt zuordnen.

Beim Erfassen mit dem SmartPhone ist es möglich, die Belege zu fotografieren und als Bild oder PDF im System zu hinterlegen.

Auf diese Weise können Sie bereits während der Reise, im Flugzeug, in der Bahn oder im Hotel, damit beginnen, Ihre Reisekostenabrechnung zu erzeugen.

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Intern abrechnen

Sind alle Reisekosten erfasst, können Sie die Reise mithilfe eines Assistenten ganz einfach intern abrechnen.

Individuell definierbare Freigabeprozesse

Je nachdem, wie Sie es in Ihrem Unternehmen handhaben, ist es möglich, einen oder mehrere Freigabeprozesse zu definieren, beispielsweise zur Genehmigung einer Geschäftsreise oder für die Reisekosten.  

MARINGO entwickelt und implementiert seit über 35 Jahren Business-Software für kleine und mittelständische Unternehmen. Die Eigenentwicklung MARIProject ist unser Kernprodukt.

Seit 2003 sind wir Partner der SAP für SAP Business One.