Die E-Rechnung wird in Deutschland Pflicht

Am 22. März 2024 hat der Bundesrat dem Wachstumschancengesetz zugestimmt. Unter anderem verpflichtet es Unternehmen im B2B-Sektor in Deutschland dazu, schrittweise auf die E-Rechnung (Elektronische Rechnung) umzustellen. Diese Pflicht ist nicht neu. Sie gilt für Lieferanten des Bundes bereits seit November 2020.

Das erklärte Ziel des Wachstumschancengesetzes besteht, wie der Name schon sagt, darin, Wachstum von Unternehmen zu fördern und Bürokratie abzubauen.

Zu den bürokratischen Vereinfachungen gehört es, schnelles, einfaches und ortsunabhängiges Erstellen und Bearbeiten von Rechnungen landesweit und sogar europaweit zu ermöglichen. Unter anderem durch diese Maßnahme soll es gelingen, sowohl größere als auch kleinere Unternehmen in Deutschland wieder wettbewerbsfähiger zu machen.

Aktuell fragen sich viele Unternehmen:

• Gilt diese Regelung für mein Unternehmen?
• Wo muss ich jetzt investieren?
• Ist die Umsetzung im vorgegebenen Zeitrahmen möglich?

Dazu muss man folgendes wissen:

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in elektronisch lesbarer Form, die elektronisch übermittelt und automatisiert weiterverarbeitet werden kann. Damit die automatisierte Verarbeitung möglich ist, müssen die Rechnungsinformationen in strukturierter, maschinenlesbarer Form vorliegen.

Ein eingescanntes Dokument (Bild) oder eine PDF-Datei genügen diesen Anforderungen nicht. Denn die Informationen sind weder einheitlich aufbereitet, noch können sie automatisiert weiterverarbeitet werden. Beides sind also keine E-Rechnungen.

Eine E-Rechnung muss hingegen zunächst in einem einheitlich lesbaren Format erzeugt werden, um anschließend versendet und automatisiert weiterverarbeitet werden zu können. Außerdem sollten diese Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sein.
Quelle ► BMI

Das Format XRechnung

Um einheitliches Erstellen, Übermitteln und Weiterverarbeiten zu ermöglichen, wurde ein Standard-Format geschaffen: „Standard XRechnung“. Das Format besteht seit Januar 2019 und wird stetig aktualisiert. Diesem Standard entsprechen die XML-Formate „Cross Industry Invoice (CII)“ oder „Universal Business Language (UBL)“ sowie „XRechnung/Factur-X/ZUGFeRD“.
Näheres zum Format „Standard XRechnung“ finden Sie bei ► KoSIT / XStandards Einkauf

Das bedeutet, Unternehmen benötigen eine Software, die sowohl E-Rechnungen erzeugen als auch entschlüsseln kann, also die Geschäftspartnerdaten und mit den dazu gehörenden Beträgen korrekt zuordnet.

Die E-Rechnung wird schrittweise eingeführt

Im ersten Schritt sind Unternehmen in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 verpflichtet, E-Rechnungen von ihren Geschäftspartnern in Deutschland anzunehmen.

Im zweiten Schritt sollen Unternehmen ab 2027 nur noch E-Rechnungen an ihre innerdeutschen Geschäftspartner versenden.
Spätestens ab 2028 gilt diese Pflicht auch für kleine Unternehmen.

Ob dieser Zeitplan angesichts des hohen Umsetzungsaufwandes eingehalten werden kann, bleibt abzuwarten.

Fazit

Unternehmen, die in Deutschland Rechnungen an ihre Geschäftspartner (B2B) stellen, benötigen in naher Zukunft eine Software, mit der sie E-Rechnungen im gültigen XRechnungs-Format erzeugen können.

Die Entscheidung bedeutet weiterhin, dass Digitalisierung von Unternehmen nicht mehr Kür ist, sondern Pflicht, dann ohne passende Software sind die Anforderungen des Wachstumschancengesetzes nicht zu erfüllen.

MARIProject ermöglicht es, E-Rechnungen zu erzeugen

Die Projektmanagement-Software MARIProject bietet bereits seit Langem smarte und zeitsparende Funktionen für die Projektabrechnung.

Mit dem Zusatz-Modul „ZUGFeRD und XRechnung“ können Anwender bereits jetzt Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen und per E-Mail versenden.

Mit MARIProject 7.4 wird die Weiterverarbeitung von E-Rechnungen unterstützt

Das Modul „Posteingangsbuch“ erweitert die bestehenden Funktionen hinsichtich der Organisation und Freigabe von eingehenden Dokumenten. Dabei wird aus ZUGFeRD-Dokumenten die XML-Datei extrahiert und verarbeitet.

Bei Dateien im Format „XRechnung“ extrahiert MARIProject den sichtbare PDF-Teil und zeigt die PDF an, während die XML-Datei verarbeitet wird. Bei der Verarbeitung sucht die Software den Mandanten sowie die Kreditorennummer. Diese Daten werden zusammen mit dem Rechnungsdatum, der Rechnungsnummer und dem Betrag in der „Vorerfassung Eingangsrechnungen“ weiterverarbeitet.

Außerdem ermöglicht das Modul „Posteingangsbuch“, gescannte Rechnungen sowie Rechnungen im Format „PDF“ über „Azure AI Document Intelligence“ zu analysieren. Die dadurch gewonnen elektronischen Informationen werden dann in MARIProject weiterverarbeitet.

Mit der neuen MARIProject-Version 7.4 wird das „Posteingangsbuch“ Bestandteil des bereits bestehenden Moduls „ZUGFeRD und XRechnung“. Die Version 7.4 erscheint Ende Mai 2024.

Das bedeutet, mit MARIProject, der Projektmanagement-Lösung für SAP Busines One, können Sie die Anforderungen des Wachstumschancengesetzes zeitgerecht umsetzen.

Erfahren Sie mehr über ► MARIProject und ► SAP Business One 

Haben Sie Fragen zur Umsetzung der E-Rechnung mit MARIProject?

Kontaktieren Sie uns gerne:
per Telefon +49 (0) 221 – 94 90 58-0 oder
via E-Mail an: info@maringo.de.