Effiziente Zeiterfassung und Abrechnung laufender Projekte im Planungsbüro

Die CE-N, Bochum, entwickelt bautechnische Konzepte zur Realisierung der Entwürfe von Objektplanern. Das Planungsbüro mit einem interdisziplinären Team bietet seit über 30 Jahren Beratung und Konzeption in den Bereichen Bauphysik, Sicherheitstechnik & Brandschutz, Baumanagement sowie IT an. Das Volumen der teils internationalen Projekte reicht von einigen Hundert bis zu mehreren Millionen Euro mit einer Dauer von einigen Wochen bis hin zu vielen Jahren. Seit 2021 nutzt CE-N SAP Business One mit MARIProject von MARINGO.

Herausforderung: Ineffiziente Projektbearbeitung

• Bis 2020 hatte CE-N Microsoft Navision, MS-Project und eine Eigenentwicklung im Einsatz, was sich im Verlauf der Jahre als zu aufwändig in der Softwarepflege herausstellte. Gesucht wurde eine zuverlässige, integrierte Lösung.
• So bestand zu Projektbeginn die Herausforderung darin, die Daten der Projekte aus etwa 20 Jahren zu migrieren, zu archivieren und gleichzeitig in den aktuellen Projekten die vertraglich zugesicherten Leistungen korrekt abzurechnen, zu buchen sowie Dokumente (Verträge, Konstruktionszeichnungen, etc.) systematisch abzulegen.

Warum SAP Business One mit MARIProject von MARINGO?

• Die integrierte Projekt-Software MARIProject verfügt über eine verlässliche Zeiterfassung, die so effizient mit der Projektabrechnung verbunden ist, dass erfasste Zeiten ohne zusätzliche Eingaben in der Buchhaltung von SAP Business One verarbeitet werden können.
• Außerdem benötigte CE-N Softwareentwickler, die spezifische Aufgaben der kaufmännischen Projektplanung und Projektabwicklung verstehen und realisieren können.

Ergebnis: Optimierte Prozesse in der Bearbeitung & Abrechnung von Engineering-Projekten

• MARIProject erzeugt authentische Leistungsnachweise verbunden mit vertragsbezogener, korrekter Abrechnung.
• Die Bearbeitung der teils sehr variablen Projektabläufe wurde beschleunigt, u.a. durch Zugriff auf die inzwischen digitalisierten, alten und neuen Projektdokumente in SharePoint.
• Derzeit arbeitet MARINGO gemeinsam mit CE-N daran, die Auftragsannahme inklusive einer detaillierten Projektbeschreibung zu optimieren (Issue-Management). Außerdem wird die Verarbeitung der Eingangsrechnungen automatisiert und demnächst die Idee realisiert, Dokumente automatisiert als Ware im ERP zu hinterlegen