Was ist ein ERP-System?
Wann und für wen lohnt sich der Einsatz?
Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning, Unternehmenssoftware) ist eine Software-Lösung, mit der Sie alle Ressourcen in Ihrem Unternehmen managen. Dazu gehören Personalressourcen ebenso wie Material, Kapital oder Maschinenkapazitäten. Ein ERP-System wird in verschiedenen Geschäftsbereichen eingesetzt, vorwiegend in Einkauf, Verkauf, Kundenmanagement (CRM), im Controlling und, soweit vorhanden, im Lager.
Im Ergebnis können Sie alle Kosten und Erlöse pro Ressource, Produkt oder Kunde auswerten. Damit haben Sie valide Zahlen für Ihre Unternehmensentscheidungen.
Ziel der Einführung einer ERP-Software ist, die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens zu verbessern und Doppelarbeit zu vermeiden.
FAQ – Wann und für wen lohnt sich ein ERP-System?
Für Einstieger – Antworten auf den Punkt gebracht
► 3 Vorteile einer ERP-Software
► Wann ist die Einführung sinnvoll? 4 Anzeichen zur Orientierung
► Lohnt sich die Investition für KMU? 3 Beispiele
► Benötigen Sie für Ihr Unternehmen ein ERP-System? 7 Fragen
► Aufwand für die Einführung: Zeit, Kosten und überhaupt
3 zentrale Vorteile einer ERP-Software
1 Digitalisieren
In einem ERP-System werden alle Unternehmensdaten zentral erfasst.
Alle Mitarbeiter erhalten Zugriff auf relevante Daten, wie Adressen, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail, etc. von Geschäftspartnern.
Ihre Produkte sind mit Preisen, Rabatten etc. im System einheitlich hinterlegt.
Alle Mitarbeiter profitieren, weil sie nicht mehr suchen müssen.
Dadurch reduzieren Sie den administrativen Aufwand.
2 Abläufe automatisieren
Eine ERP-Software unterstützt Sie dabei, Standardabläufe zu vereinfachen.
Je nach Ausrichtung Ihres Unternehmens lassen sich verschiedene Abläufe automatisieren, beispielsweise die Belegerstellung, die Übermittlung von Daten an den Steuerberater, das Mahnwesen oder die Materialbedarfsplanung.
Dadurch reduzieren Sie den Zeitaufwand für bestimmte Tätigkeiten.
3 Reporting
In der heutigen, schnelllebigen Zeit sind Geschäftskennzahlen auch für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) erfolgsentscheidend.
Wegen der einheitlichen Datenhaltung über alle Unternehmensbereiche hinweg, ermöglicht eine ERP-Software aktuelle Auswertungen auf Knopfdruck.
Das erleichtert effektives Controlling sowie eine solide Finanzplanung.
Wann ist die Einführung einer ERP-Software sinnvoll?
4 Anzeichen zur Orientierung:
Kunden
Kunden beschweren sich über fehlerhafte Rechnungen oder schlechten Service. Ihre Mitarbeiter machen aber einen guten Job.
Software
Sie verwenden verschiedene Software-Tools, die aber nicht zusammenarbeiten und hohe Kosten für Wartung verursachen.
Kennzahlen
Sie haben keinen Überblick über ihr Geschäft, weil aktuelle Kennzahlen fehlen, denn der Aufwand sie herauszufinden, ist zu hoch.
Administration
Ihre Mitarbeiter und Sie selbst wenden viel Zeit für einfache Aufgaben, wie Rechnungen erstellen, Zahlungseingänge oder Stundenzettel prüfen.
Lohnt sich die Investition für kleine oder mittelständische Unternehmen (KMU)?
Die Investition in eine ERP-Software kann sich bereits in Unternehmen mit nur 2 Mitarbeitern rechnen.
3 Beispiele:
1 Großhandel
- 1 oder 2 Mitarbeiter
- täglich viele Einzelbelege erzeugen
- ein oder mehrere Lager führen und
- Geschäftspartner im In- und Ausland
- Datenübertragung zum Steuerbüro
2 Dienstleister,
- 20 Mitarbeiter
- Sie müssen Ihre Leistungen mit Stundenzetteln nachweisen.
- Die erbrachten Leistungen sollen in Rechnungen überführt werden.
- Sie erstatten Ihren Mitarbeitern Reisekosten und rechnen diese optional zum Kunden ab.
3 Anlaganbauer
- 50 Mitarbeiter
- Mehrere Projekte parallel
- Übersicht der verfügbaren Kapazitäten der Mitarbeiter bzw. Geräte und Maschinen ist besonders bei knappen Ressourcen wichtig.
- Einkaufsabwicklung inkl. Budgetüberwachung ist aufgrund hoher Materialkosten ein Kernprozess.
- Der Aufwand, Kennzahlen zu erzeugen ist, zu hoch. Deshalb ist weder der aktuelle Status klar noch Planung möglich.
Diese und ähnliche Anforderungen hatten unsere Kunden. In allen drei Fällen hat sich der Einsatz der ERP-Lösung schnell bezahlt gemacht.
Benötigen Sie für Ihr Unternehmen ein ERP-System?
Fragen zur Bedarfsanalyse
Ob der Einsatz einer ERP-Software in Ihrem Unternehmen sinnvoll ist, hängt weniger mit der Anzahl der Mitarbeiter oder dem Umsatz zusammen als vielmehr mit dem Geschäftszweck.
Dazu gehört es zu überlegen, wie hoch der interne Aufwand für interne Prozesse ist, beispielsweise für die Belegerstellung, wie viele Aufträge parallel bearbeitet werden müssen, wie hoch der Aufwand ist im Lager, für das Reporting, für die Nachbearbeitung von Dienstleistungen und ob Ihr Unternehmen wachsen soll. Aus diesen Überlegungen ergeben sich Anforderungen an die Software.
Grundsätzliche Fragen zur Analyse Ihrer Geschäftsprozesse
Welche Verbesserungen wünschen Sie sich?
Welche Prozesse sollen abgebildet werden?
Welche Mitarbeiter / Stellen sind beteiligt?
Wo gibt es Reibungspunkte?
Wie hoch ist Ihr Budget?
Haben Sie IT-Mitarbeiter für die Softwarepflege?
Wünschen Sie sich eine OnPremise oder eine Cloud-Lösung?
Anforderungen an die Software
- X Mitarbeiter müssen parallel arbeiten können
- Geschäftspartner im Inland / Ausland
- Wenige / viele Prozesse
- Einfache / komplexe Prozesse
- Softwarepflege intern oder Dienstleister
… um nur einige Punkte zu nennen
Mit welchem Aufwand für die ERP-Einführung ist zu rechnen?
Die Einführung eines ERP-Systems bedeutet viel Aufwand. Was „viel“ ist, hängt mit der Größe des Unternehmens zusammen und wie komplex die internen Vorgänge sind. Außerdem ist Sorgfalt geboten: Immerhin enthält ein ERP-System die wichtigsten Daten Ihres Unternehmens und die Software wird Sie lange begleiten, derzeit durchschnittlich über 8 Jahre.
Der Aufwand beginnt mit der Recherche, welche Tools auf dem Markt zur Verfügung stehen. Im Internet finden sich zahlreiche Portale, in denen ERP-Produkte aufgelistet und nach unterschiedlichen Kriterien bewertet sind. Dazu gehören ► OMR Reviews oder ► ERP.de.
Mit der Recherche sind in kleineren mittelständischen Unternehmen häufig Mitarbeiter aus dem BackOffice betraut, die mit der Software arbeiten müssen. Größere Unternehmen wenden sich an Unternehmensberater. Komplett auslagern lässt sich die Auswahl allerdings nicht, denn es geht ja um die Abläufe in Ihrem Unternehmen, die Sie kennen und um Ihre Mitarbeiter, die mit der Lösung arbeiten müssen.
Dauer der Einführung
In kleinen Unternehmen (2-10 Mitarbeiter) muss man mit etwa 2-3 Monaten rechnen, in mittleren (bis ca. 100 Mitarbeiter) mit 3-6 Monaten. In großen Unternehmen mit mehreren Hundert Mitarbeitern dauert die Einführung 1-3 Jahre oder länger. Dabei ist es sinnvoll, möglichst viele Mitarbeiter zu einem gewissen Grad mit einzubeziehen, allein schon um Akzeptanz zu erzeugen.
Kosten für die Einführung
Die Kosten starten ab wenige Euro pro Nutzer und Monat, was etwas irreführend ist, weil selten klar ist, was genau man für diesen Betrag erhält. Nach oben sind, wie immer, kaum Grenzen gesetzt. Das Budget bestimmen Sie, genauso wie die Frage, ob Sie Ihre Unternehmensdaten in Ihrem Hause (OnPremise, Kauflösung) oder bei einem externen Dienstleister als Cloud-Lösung (OnDemand, Miet-Lösung) betreiben möchten.
Aus unserer Erfahrung ist es sinnvoll, den Anbieter um eine individuelle Demo, möglicherweise eine Teststellung und ein konkretes Angebot zu bitten, um Missverständnisse zu vermeiden. Wenn das Unternehmen wachsen soll, ist nachzufragen, ob und wenn ja, wie die Software das mitmacht.
Kennen Sie SAP Business One oder MARIProject?
SAP Business One ist einer ERP-Software von SAP, dem Weltmarktführer für Unternehmenssoftware. Je nachdem, welche Anforderungen Sie haben, könnte der Einsatz interessant sein.
Wenn ihr Unternehmen hauptsächlich projektorientiert arbeitet, könnte sich zusätzlich der Einsatz von MARIProject, der Projektmanagement-Software für SAP Business One, lohnen.
Anfrage
Haben Sie Fragen zum Einsatz einer ERP-Software in Ihrem Unternehmen?
Rufen Sie uns gerne an oder schreiben Sie uns!
Unsere erfahrenen Berater können Ihnen eine relativ schnell eine Einschätzung geben.