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Die E-Rechnung ist Pflicht in Deutschland

SAP Business One unterstützt Sie beim Annehmen, Verarbeiten und Erzeugen von E-Rechnungen.

Kostenfreie Erstberatung!

Im März 2024 wurde in Deutschland das ►Wachstumschancengesetz beschlossen. Demnach wird die E-Rechnung seit dem 01. Januar 2025 schrittweise eingeführt. Weil das Thema komplex ist und zentrale Bereiche in Unternehmen betrifft, hat der Gesetzgeber Übergangsfristen eingeräumt.

Hier kurze Antworten auf die wichtigsten Fragen:

E-Rechnung Übergangsfristen

Übergangsregeln für die Einführung der E-Rechnung in Deutschland.

Was ist eine E-Rechnung?

Einfach gesagt ist eine E-Rechnung ein einheitlich strukturierter Datensatz im Format XML. Dieses Format kann elektronisch verarbeitet werden.

Weiterhin müssen E-Rechnungen der EU-Norm „EN-16931“ entsprechen. Diese Norm soll den grenzüberschreitenden Rechnungsverkehr EU-weit vereinfachen.

In Deutschland erfüllen​ Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0) diese Norm. Ein PDF-Dokument entspricht dieser Anforderung nicht, weil es nur ein Bild des Beleges enthält, das nicht elektronisch verarbeitet werden kann.

E-Rechnungen im Format XRechnung enthalten ausschließlich strukturierte Datensätze (XML-Code, XStandard) und können direkt elektronisch verarbeitet werden.

Das ZUGFeRD-Format hingegen ist hybrid. Das bedeutet, es enthält sowohl XML-Code als auch ein PDF-Bild. Mitarbeiter können die im Bild enthaltenen Rechnungsinformationen sehen. Allerdings sind für die elektronische Verarbeitung und das Finanzamt die Werte im XML-Teil bindend. 

Ausführliche Informationen zu den Formaten und den zu übertragenden Inhalten finden Sie hier:

E-Rechnungen empfangen und verarbeiten 

Ab dem 01.01.2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen nur empfangen können. Dazu benötigen Sie ein E-Mail-Konto, beispielsweise: Rechnungen@IhreFirma.de. Diese Adresse können Sie Ihren Lieferanten auf Wunsch zur Verfügung stellen.

Bis Ende 2026 ist es noch zulässig, Rechnungen im Format PDF an diese Adresse zu senden, sofern der Empfänger zugestimmt hat.

Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen in Deutschland erzeugen, empfangen und verarbeiten können.

Was ist der Vorteil von E-Rechnungen?

In der gesamten Bundesverwaltung gilt die E-Rechnung bereits seit November 2020 verpflichtend. Seit 2025 sollen auch Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen elektronisch verarbeiten.

Im Wesentlichen sprechen drei Gründe für die elektronische Rechnungsverarbeitung:

  • Unternehmen profitieren von der Kostenersparnis, weil Rechnungen schneller bearbeitet werden können und Materialkosten reduziert werden.
  • Europäische Länder möchten ihr ►Mehrwertsteuersystem optimieren und Steuerbetrug bekämpfen. Beides ist unter anderem möglich, indem Rechnungen nur über bestimmte Portale versendet werden. Auf diese Portale haben Finanzverwaltungen Zugriff. Als Gegenleistung sollen bestimmte Meldungen an Finanzämter entfallen, wie beispielsweise die Umsatzsteuervoranmeldung.
  • Der Geldfluss soll beschleunigt werden. Deshalb wurden europäische Banken verpflichtet, ab Herbst 2025 kostenlose Echtzeitüberweisungen anzubieten.

Gilt die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen?

Die Regelung gilt nur für Unternehmen

  • im B2B-Sektor, die
  • in Deutschland ansässig sind,
  • mehrwertsteuerpflichtige Rechnungen an andere Unternehmen ausstellen und
  • im Vorjahr über 800.000 Euro Umsatz hatten.
    Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro müssen erst ab 2028 E-Rechnungen annehmen.

Die Verpflichtung gilt nicht für Unternehmen,

  • die Rechnungen an private Endverbraucher (B2C) stellen, sowie
  • Unternehmen, die ihren Firmensitz außerhalb von Deutschland haben oder
  • für Rechnungen mit steuerfreien Leistungen nach § 4 Nummer 8 bis 29 UstG oder
  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Fahrausweise (vgl. Rn. 1, 22, 23).

Was ändert sich zum 01.01.2025?

  • Zum einen ändert sich der Vorrang der E-Rechnung vor der Papierrechnung.
  • Zum zweiten müssen Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 den Empfang von E-Rechnungen sicherstellen.
  • Für die Verarbeitung gelten bis Ende 2026 Übergangsregelungen: Demnach sind „sonstige elektronische Rechnungen“ wie PDF-Dateien oder Papierrechnungen, vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers, noch zulässig.

Was ist bis zum 01.01.2025 zu tun?

  • Bis Anfang 2025 sollten deutsche Unternehmen im B2B-Sektor mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro eine E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen einrichten und Geschäftspartnern auf Wunsch zu Verfügung stellen.
  • Außerdem sollten Unternehmen mit Ihren Lieferanten das Format der E-Rechnung klären, sowie eine Vorgehensweise für die Verarbeitung von E-Rechnungen verabreden.

Was ist bei der Einführung der E-Rechnung zu berücksichtigen?

  • Von wem erhalten Sie Rechnungen, in welcher Anzahl?
  • Welche Form wünscht der Lieferant  ab 2025?
  • Wie erhalten Sie Rechnungen von Ihren Lieferanten?
  • Mit welchen Systemen erstellen Sie aktuell Rechnungen und in welcher Anzahl? Was sind das für Rechnungen?
  • Welches Format haben die Rechnungen?
  • Welche Systeme nutzen Sie aktuell, um Rechnungen zu verarbeiten?
  • Wie werden und in welchem Format werden Rechnungen an Kunden übermittelt?
  • Ist der Übermittlungsweg sicher?
  • Wie werden Rechnungen aktuell bearbeitet?
  • Wie werden Rechnungen nach der Bearbeitung archiviert?

MARINGO berät Sie bei der Umstellung.

Falls Sie in Ihrem Unternehmen noch kein ERP-System einsetzen, ist derzeit ein guter Zeitpunkt, zu überlegen, ob der Einsatz sinnvoll und kostensparend sein könnte.

Die ERP-Software SAP Business One bietet Möglichkeiten, zahlreiche Prozesse zu optimieren, dazu gehört auch die Verarbeitung von E-Rechnungen.

Gerne informieren wir Sie zum Thema „E-Rechnung mit SAP Business One“!

Kontaktieren Sie uns einfach
per Telefon +49 (0) 221 – 94 90 58-0 oder
via E-Mail an: info@maringo.de.

Wie stellen Sie die Echtheit von E-Rechnungen sicher?

Die Echtheit von E-Rechnungen ist eine berechtigte Forderung im ► Anschreiben des BMI vom 15. Oktober 2024 . In der Realität ist der Nachweis gar nicht so einfach.

Ob eine Rechnung echt und berechtig ist, können Sie durch innerbetriebliche Kontrollverfahren erreichen, indem Sie einen Bezug zwischen Rechnung und Leistung herstellen.

Wenn Sie eine E-Rechnung mit SAP Business One bearbeiten, wird die Beziehung zwischen Bestellung, Wareneingang und Eingangszahlung automatisch über den Verknüpfungsplan hergestellt.

Etwas schwieriger ist es, den elektronischen Datenaustausch sicherzustellen. Eine Möglichkeit besteht darin, Portale zu nutzen, bei denen sich Rechnungsersteller und Rechnungsempfänger authentifiziert anmelden müssen und gegebenenfalls Rechnungen hochladen können. Dazu gehören unter anderem die ► Zentrale Rechnungsplattform des Bundes (ZRE) sowie die „Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform“ (OZG-RE).

Anschließend können die E-Rechnungen per E-Mail oder via PEPPOL automatisiert versendet werden.

Wie erzeugen Sie eine E-Rechnung?

Es gibt eine Reihe von Anbietern von Softwarelösungen, mit denen Sie aus einer Rechnung eine korrekte E-Rechnung erzeugen können. Dazu gehört die ERP-Software SAP Business One oder die auf SAP Business One basierende Projektmanagement-Software MARIProject.

Eine Auswahl weiterer Programme finden Sie unter anderem bei der ► IHK München.

Nun ist das Ziel allerdings, den gesamten Prozess „Verarbeitung von E-Rechnungen“ zu digitalisieren, also Erzeugen, Versenden, Annehmen, Verarbeiten bis hin zur rechtssicheren Ablage.

Denn das Finanzamt verlangt weiterhin, dass Rechnungen im Original, also auch E-Rechnungen, 10 Jahre lang rechtssicher archiviert werden.

Deshalb ist es zurzeit durchaus sinnvoll, die Anschaffung einer ERP-Software in Erwägung zu ziehen, welche den gesamten Prozess abbildet.

Wie kann man E-Rechnungen versenden?

  • Peppol
    Peppol (“Pan-European Public Procurement Online“) ist eine Non-Profit-Organisation mit Sitz in Brüssel. Sie ist entstanden aus einem internationalen Projekt mit dem Ziel, öffentliche Beschaffungs- und Vergabeverfahren innerhalb der europäischen Union und weltweit zu standardisieren. Peppol verbindet Sender und Empfänger von elektronischen Dokumenten miteinander im Peppol-Netzwerk über sogenannte „Access Points“. Daran angeschlossen ist unter anderem bereits die Bundesverwaltung.
  • Per E-Mail, beispielsweise über Outlook.
  • Aus SAP Business One heraus können Sie neben Peppol Software der Anbieter 
    ► gotomax, PDF-Mailer, oder
    ► CK Solutions, eInvoice, verwenden

Wie kann man E-Rechnungen digital verarbeiten?

E-Rechnungen verarbeiten Sie digital mit einer Software für Buchhaltung oder einer integrierten ERP-Lösung wie SAP Business One.

Besonders in der Übergangsphase kann es dabei etwas aufwändig werden, je nachdem, wie Ihre Geschäftspartner vorgehen und was diese von Ihnen wünschen. Denn auf den ersten Blick „unsichtbare“ XML-Dateien zu verarbeiten und zu archivieren, erfordert eine passende Vorgehensweise.

XML-Dateien ansehen

Unter anderem die kostenfreie Open-Source-Software „Quba“ ermöglicht es, E-Rechnungen im Format XRechnung anzusehen. Näheres unter bei ► QUBA

ZUGFeRD-Dateien ansehen

Den XML-Teil einer ZUGFeRD-PDF-Datei können Sie sich mit dem ►Adobe Acrobat Reader ansehen. Dazu klicken Sie auf der rechten Seite das Symbol für „Link“, eine stilisierte Kette, an. Wird dieses Symbol nicht angezeigt, handelt es sich bei der PDF-Datei nicht um ein ZUGFeRD-Dokument.

Wie funktioniert E-Rechnung mit SAP Business One?

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen die ERP-Software SAP Business One 10.0 einsetzen, sind Sie gut auf die Anforderungen der E-Rechnungspflicht vorbereitet. Mit FP2502 vom Februar 2025 unterstützt Business One die E-Rechnungs-Formate XRechnung und ZUGFeRD.

Vorbereitungen in SAP Business One

Damit die eingehenden Dokumente korrekt verarbeitet und zugeordnet werden können, sind allerdings einige Vorarbeiten erforderlich, wie Installieren des Electronic File Managers (EFM), hochladen der EFM-Formate oder Einrichten von Pfaden für den Export, den Import und die verarbeiteten XML-Dateien.

Außerdem müssen Sie sowohl die Geschäftspartner-Stammdaten als auch die Artikelstammdaten in SAP Business One aktualisieren, damit sie bei der Belegerkennung eindeutig zugeordnet werden können.

Anleitung zur Vorbereitung von SAP Business One

Genaue Informationen darüber, welche Software installiert werden muss, welche Einstellungen in SAP Business One (SQL und HANA) erforderlich sind, welche Formate und Codes Sie hochladen müssen, etc. ist im How-To-Guide der SAP beschrieben.

E-Rechnung mit SAP Business One

Den How-To-Guide der SAP, Stand 2021, finden Sie unter diesem Link: ► How to Guide 

Ausgangsrechnungen im Format XRechnung erzeugen

Sind die Vorbereitungen erfolgreich abgeschlossen, können Sie Ausgangsrechnungen im Format XRechnung erzeugen.

Die erzeugten XML-Dateien werden automatisch im zuvor definierten Verzeichnis gespeichert. Aus diesem Verzeichnis lassen sie sich versenden.

Eingangsrechnungen annehmen und verarbeiten

SAP Business One entnimmt auch Eingangsrechnungen einem hinterlegten Verzeichnis und zeigt sie im „Assistent für den elektronischen Belegimport“ an. In diesem Assistenten werden die erkannten Daten angezeigt, wie Lieferant, Belegdatum, Rechnungsbetrag oder Umsatzsteuer. Darüber hinaus können Sie beispielsweise einer Rechnung die dazugehörende Bestellung zuordnen. Anschließend überträgt der Assistent die Daten in SAP Business One und die aufbereitete XML-Datei wird in einem anderen Verzeichnis abgelegt.

Nach erfolgtem Datenabgleich können Sie den geparkten Beleg aufrufen, prüfen und anpassen.

Unterstützung bei der Vorbereitung von SAP Business One

Gerne unterstützen wir Sie bei der Umstellung auf „E-Rechnung mit SAP Business One“. Profitieren Sie von unserer Erfahrung!

Kontaktieren Sie uns.

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