Textbausteine/Platzhalter

Zur Bezeichnung bzw. näheren Erläuterung einer jeden Vertragsposition können im Register Positionen - Bezeichnungen des Vertragsstamms entsprechende Langtexte eingegeben werden. Dazu stehen die Felder Bezeichnung 1/2, Positionsinformation und Buchungsinformation zur Verfügung:   

Abbildung 01425: Verwendung von Platzhaltern/Textbausteinen im Vertragsstamm

In den Langtext der Felder Positionsinfo und Buchungsinfo können über die Schaltfläche Platzhalter verschiedene vordefinierte Textbausteine integriert werden.

Bei der Rechnungserstellung, wenn die Rechnung an die Warenwirtschaft übergeben wird, werden diese Platzhalter dann automatisch durch die entsprechenden spezifischen Angaben ersetzt.

Anschließend werden alle Platzhalter beschrieben, die in den vorherigen Vertragspositionen zu finden sind:

Abrechnungskondi­tion

Gibt die Bezeichnung der Abrechnungskondition wieder.

Aktivität

Gibt die Aktivität der Buchungserfassung wieder.

Basispreis

Gibt den Basispreis der Wartung wieder. Dieser Platzhalter erscheint nur in der Vertragsposition Wartungsposition.

Beleg Gesamt

Gibt den Gesamtbetrag des Beleges wieder.

Belegnummer

Ersetzt den Platzhalter durch die Belegnummer.

Bezeichnung1

Gibt die "Bezeichnung 1" wieder. Dieser Platzhalter erscheint nur in der Vertragsposition Wartungsposition.

Bezeichnung2

Gibt die "Bezeichnung 2" wieder. Dieser Platzhalter erscheint nur in der Vertragsposition Wartungsposition.

Datum

Wird durch das Datum der Buchung ersetzt.

Einkaufspreis

Gibt den Einkaufspreis wieder.

Einzelpreis

Gibt den Einzelpreis an der Buchung wieder. Normalerweise ist der Einzelpreis an der Buchung und an der Vertragsposition (siehe unten) derselbe, es sei denn, der Preis wurde in der Erfassung geändert.

Einzelpreis (Vertrag)

Gibt den Einzelpreis an der Vertragsposition wieder.

Enddatum

Wird durch das Enddatum ersetzt, beispielweise von einer Reise, Leistungsbuchung, Wartungsposition, etc.

Endzeit

Wird durch die Endzeit ersetzt, z. B. bei einer Stundenbuchung.

Filter - Freier Text

Wird durch den Inhalt am Filter „Freier Text“ im Abrechnungsassistent ersetzt.

Geräte-/Maschinen­bezeichnung

Wird durch den Namen des Gerätes bzw. der Maschine ersetzt.

Geräte-/Maschinen­buchungsinforma­tion

Gibt eine Zusammenfassung der Geräte und Maschinenbuchung wieder, inklusive der Nummer, Matchcode und Zeitraum.

Geräte-/Maschinen­nummer

Wird durch die Nummer des Gerätes bzw. der Maschine ersetzt.

Gesamt

Gibt den Gesamtbetrag von einer Erfassung wieder.

Gesamtpreis

Gibt den Gesamtpreis von einer Wartungsposition wieder. Dieser Platzhalter wird nur an der Wartungsposition angeboten.

Gesamtsumme Posi­tion Berechnet Alt

Gibt die gesamte Summe aller abgerechneten Beträge aus dieser Vertragsposition wieder, ohne die aktuelle Belegposition zu berücksichtigen.

Gesamtsumme Posi­tion Berechnet Neu

Gibt die gesamte Summe aller abgerechneten Beträge aus dieser Vertragsposition wieder, die aktuelle Belegposition wird mitberücksichtigt.

Gesamtsumme Beleg Berechnet Alt

Gibt die gesamte Summe aller abgerechneten Beträge aller Vertragspositionen wieder, ohne den aktuellen Verkaufsbeleg zu berücksichtigen.

Gesamtsumme Beleg Berechnet Neu

Gibt die gesamte Summe aller abgerechneten Beträge aller Vertragspositionen wieder.

Identifikation

Gibt die Identifikation der Geräte und Maschine wieder.

Iststunden

Wird durch die Anzahl von Iststunden in der Buchung ersetzt.

Kontingent Einzel­preis

Zusammenfassung Start

Kontingent Menge abgerechnet

Zusammenfassung Start

Kontingent Menge gesamt

Zusammenfassung Start

Lagerort

Wird durch den Lagerort an der Vertragsposition ersetzt.

Laufzeit

Gibt den Zeitraum (von-bis) der Wartungsposition wieder.

Lieferant

Gibt den Lieferantennamen wieder.

Lieferant Nr.

Gibt die Lieferantennummer wieder.

Lieferdatum

Gibt das Lieferdatum wieder.

Memo

Wird durch den Text vom Memo an der Buchung ersetzt.

Memo zum Reisebe­leg

Wird durch den Text vom Memo am Reisebeleg ersetzt. Dieser Platzhalter erscheint nur für die Reisekostenpositionen.

Menge

Gibt die fakturierbare Menge der Position wieder.

Mengeneinheit

Gibt die Mengeneinheit der Position wieder.

Mitarbeiter

Gibt den Mitarbeiternamen der Buchung wieder.

Mitarbeiternummer

Gibt die Mitarbeiternummer der Buchung wieder.

Periodische Abrech­nung

Gibt das Intervall der Wartungsposition wieder.

Phase

Wird durch die Phasenzuordnung bzw. durch die Phase der Buchung ersetzt.

Projektmatchcode

Gibt den Matchcode des zugehörigen Projekts wieder.

Projektname

Gibt den Namen des zugehörigen Projekts wieder.

Projektnummer

Gibt die Projektnummer wieder.

Prozent

Dieser Platzhalter erscheint nur in der Vertragsposition „Wartungsposition“ und gibt den prozentualen Wert der Wartung wieder.

Quelle - Bezeich­nung

Gibt die Bezeichnung der zugehörigen Quelle an, z.B. die Bezeichnung eines Urlaubsantrags

Quelle - ID

Gibt die ID der zugehörigen Quelle an, z.B. die Urlaubsantragsnummer.

Quelle - Typ

Gibt die Quelle der Buchung bei automatisch erzeugten Buchungen an, z.B. „Urlaub“.

Rabatt

Gibt den Rabatt an einer Wartungsposition wieder.

Referenznummer

Gibt die Referenznummer am Vertrag wieder.

Referenzzeichen

Gibt das Referenzzeichen am Vertrag wieder.

Reisememo

An den Reisekosten Vertragspositionen gibt es diesen Platzhalter. Er gibt das Memo an der Reise wieder.

Reiseort

In den Reisekosten Vertragsposition gibt es diesen Platzhalter. Er gibt den Reiseort wieder.

Startdatum

Wird durch das Startdatum ersetzt, beispielweise von einer Reise, Leistungsbuchung, Wartungsposition etc.

Startzeit

Wird durch den Beginn Uhrzeit ersetzt, z. B. bei einer Stundenbuchung.

Vertragsbezeichnung

Gibt den Vertragsnamen wieder.

Vertragsdatum

Gibt das Datum vom Vertragsstamm wieder.

Vorgangsreferenz

Wenn eine zugehörige Buchung aus einem Vorgang erzeugt wurde, gibt dieser Platzhalter die Referenz des Vorgangs wieder.

Vorlaufzeit

Wird durch die Anzahl an Tagen ersetzt, die vom Zeitpunkt der Bestellung bis zum Eingang oder zur Fertigung vergehen.

Vertragsposition: Bezeichnungen

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Texte zu den einzelnen Positionen eines Vertrages zu hinterlegen, die dann auch auf den entsprechenden Belegen erscheinen. Markieren Sie dazu im Register Positionen des Vertragsstamms die gewünschte Vertragsposition. Öffnen Sie dann das Register Positionen - Bezeichnungen und geben Sie dort die Textbausteine und Platzhalter ein:

Abbildung 01436: Register Positionen - Bezeichnungen im Vertragsstamm

Wie unter Kopf- und Fußtexte, können Sie hier auch die Textbausteine verwenden. Hierzu lesen Sie (& S. 7-68).

 

Abbildung 06725: Druckvorschau mit Platzhaltern

Kontextmenü zu einer Festpreisposition

Sie können ein Kontextmenü mit weiteren Optionen zu einer Festpreisposition öffnen. Um das Kontextmenü zu öffnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Festpreisposition.

Als Vertragsele­mente speichern

Speichern Sie die Festpreisposition als Vertragselement ab, um diese Festpreisposition in anderen Verträgen oder in neuen Verträge einzubinden (& S. 7-143).

In Zwischenablage kopieren

Diese Option ermöglicht, eine Position in die Zwischenablage zu kopieren.

Von Vorlage kopie­ren

Um Ihnen die Arbeit im Vertragsstamm zu erleichtern, gibt es die Möglichkeit, Einstellungen von einer Vertragspositionen in eine andere Vertragsposition zu kopieren.

 

Abbildung 06747

Sie können von einer ausgewählten Vertragsposition folgende Vorlageeinstellungen kopieren:

• Abrechnungskonditionen von Vorlage kopieren: Sind Abrechnungskonditionen in der Vorlage vorhanden, werden diese in die ausgewählten Vertragspositionen kopiert.

• Phase von Vorlage kopieren: Sind der Vorlageposition Phasen zugeordnet, können diese in die neue Vertragsposition kopiert werden.

• Rabatt von Vorlage kopieren: Sind Rabatte in der Vorlage vorhanden, werden diese in die ausgewählten Vertragspositionen kopiert.

• Mitarbeiter von Vorlage kopieren: Sind der Vorlageposition Mitarbeiter zugeordnet, können diese in die ausgewählte Vertragsposition kopiert werden. 

Wählen Sie die Vertragsposition, klicken auf die rechte Maustaste und wählen eine der möglichen Optionen (Vorlageeinstellungen). Sie erhalten im nächsten Schritt eine Auswahlfunktion, von welcher Vertragsposition Sie die Vorlageneinstellungen kopieren möchten.

Subposition hinzufü­gen

An die Festpreisposition können Subpositionen hinzugefügt werden. Folgende Subpositionen sind möglich:

• Leistung zum Festpreis (& S. 7-56)

• Artikel zum Festpreis (& S. 7-58)

• Fremdleistung zum Festpreis (& S. 7-60)

• Reisekosten zum Festpreis (& S. 7-61)

• Geräte-/Maschinendauer zum Festpreis (& S. 7-61)

Preis aus Subposi­tion ermitteln

Der Verkaufspreis einer Festpreisposition kann mit Hilfe der Subpositionen berechnet werden. Es können die Kosten der Subpositionen zur Berechnung des neuen Festpreises einbezogen werden (& S. 7-61).

Erlösrückrechnung

Um den Wert der erbrachten Leistung dem Wert des Festpreises anzupassen, ermöglicht die Erlösrückrechnung, Korrekturbuchungen zu erzeugen, um die geleisteten fakturierten Stunden oder Artikel im Wert mit dem Festpreis gleich zu setzen (& S. 13-35).

Erlösrückrechnung aller Festpreisposi­tionen

Um in einem Vertrag nicht für jede einzelne Festpreisposition den Erlösrückrechnungsassistenten starten zu müssen, kann mit einem Erlösrückrechnungsassistenten für alle Festpreise gleichzeitig eine Korrekturbuchung vorgenommen werden (& S. 13-35).

Vorhandene Erlös­rückrechnungsbu­chungen löschen

Sind weitere geleistete Stunden oder Artikel zu einem bestehenden Festpreis mit Subposition dazugekommen, für den bereits die Erlösrückrechnung durchgeführt wurde oder Sie die bestehende Erlösrückrechnung zurücknehmen wollen, können Sie diese mit Vorhandene Erlösrückrechnungsbuchungen löschen entfernen.

Info Preiskalkulation

Über die Festpreisposition können Sie Informationen zu den Kosten und Margen zu den Festpreispositionen erhalten. Hierzu müssen Sie nur auf Info Preiskalkulation klicken.

 

Abbildung 06716

Artikel zum Festpreis importieren

Siehe Kapitel Artikel zum Festpreis importieren (& S. 7-153).

Neue Position nach dieser Position ein­fügen

Zum Anlegen einer neuer Vertragsposition nach einer vorhandenen Vertragsposition klicken Sie bitte Neue Position nach dieser Position hinzufügen (& S. 7-20).

Löschen

Löscht die ausgewählte Festpreisposition (nur möglich, wenn noch keine Buchungen auf die Festpreisposition erfolgt sind z.B. Stundenerfassungen, Ausgangsrechnung etc.).

Bezeichnungen aus den Stammdaten übernehmen

Im Vertrag ist es jetzt möglich, die Bezeichnungen aus dem Stammdaten neu zu laden. Dazu wählen Sie mit der rechten Maustaste die Option Bezeichnungen aus den Stammdaten übernehmen aus (& S. 6-64).

Mengeneinheiten aus den Stammda­ten übernehmen

Um Mengeneinheiten aus den Stammdaten zu übernehmen, wählen Sie bitte diese Option aus.

Artikel im Vertrag und Einkaufsvor­gang ändern

Um Artikel im Vertrag oder Einkaufsvorgang zu ändern, wählen Sie bitte diese Option aus. Es öffnet sich ein Assistent, in dem Sie den Vertrag auswählen, für den Sie den Artikel ändern wollen. Der gewählte Artikel wird dann im Vertrag und allen verknüpften Einkaufsvorgängen gesucht und durch den neuen Artikel ersetzt.

Transaktionsüber­sicht Vertragsposi­tionen

Sie erhalten eine Transaktionsübersicht über die ausgewählte Festpreisposition. Sie können sich die zu der Festpreisposition gehörigen Einkaufs- und Verkaufsbelege oder die Artikelbuchungen anzeigen lassen.

 

Abbildung 06717: Transaktionsbericht Vertragspositionen

Editieren der Artikel­liste

Siehe Editieren der Artikelliste (& S. 7-149).

Positionen zusam­menfassen

Diese Option ermöglicht Positionen zusammenzufassen. Siehe (& S. 7-113).

Vertragsposition suchen

Bei Verträgen mit sehr vielen Positionen kann nach Artikeln gesucht werden. Es erscheint eine Suchmaske über alle Positionen, die über die Artikelnummer leicht gefiltert werden kann. Über den orangen Pfeil in der Liste der Positionen kann schnell in den Artikelstamm gesprungen werden.