Grundlagen - Belegeinstellungen

In diesem Bereich können Einstellungen für die verschiedenen von MARIProject erstellten Belege vorgenommen werden.

• Belegeinstellungen - Belegtexte (& S. 3-92)

• Belegeinstellungen - Verkaufsbelege (& S. 3-93)

• Belegeinstellungen - Einkaufsbelege (& S. 3-98)

• Belegeinstellungen - Lagerverwaltung (& S. 3-103)

• Belegeinstellungen - Standarddruckprozess (& S. 3-104)

• Belegeinstellungen - Fracht (& S. 3-104)

Belegeinstellungen - Belegtexte

MARIProject ermöglicht Ihnen, Kopf- und Fußtexte pro Belegart anzulegen. Dementsprechend können die Vorlagen in den Einstellungen auch pro Belegart und zusätzlich pro Sprache angelegt werden. Um dieses Feature zu nutzen, müssen einige Einstellungen vorgenommen werden. Siehe Vertrag: Register Texte (& S. 7-87).

Abbildung 06666: Belegtexteinstellungen

Kopftext Verkaufsbe­leg

Unter Kopftext Verkaufsbeleg haben Sie die Möglichkeit, einen Kopftext zu hinterlegen, der in den entsprechenden Verkaufsbelegen gedruckt wird.

Fußtext Verkaufsbe­leg

Unter Fußtext Verkaufsbeleg haben Sie die Möglichkeit, einen Fußtext zu hinterlegen, der in den entsprechenden Verkaufsbelegen gedruckt wird.

Kopftext Einkaufsbe­leg

Unter Kopftext Einkaufsbeleg haben Sie die Möglichkeit, einen Kopftext zu hinterlegen, der in den entsprechenden Einkaufsbelegen gedruckt wird.

Fußtext Einkaufsbe­leg

Unter Fußtext Einkaufsbeleg haben Sie die Möglichkeit, einen Fußtext zu hinterlegen, der in den entsprechenden Einkaufsbelegen gedruckt wird.

Kopftext sonstige Belege

Unter Kopftext sonstige Belege haben Sie die Möglichkeit, einen Kopftext zu hinterlegen, der in sonstigen Belege (z.B. Saldenbestätigung) gedruckt wird.

Fußtext sonstige Belege

Unter Fußtext sonstige Belege haben Sie die Möglichkeit, einen Fußtext zu hinterlegen, der in sonstigen Belege (z.B. Saldenbestätigung) gedruckt wird.

Belegeinstellungen - Verkaufsbelege

Viele der Einstellungen für die Belegarten sind identisch. Manche Belege existieren in SAP Business One nicht oder haben andere Einstellungen.

Die Tabelle zeigt, in welchen Verkaufsbelegarten die vier Einstellungen Genehmigungsprozess, Blockiere Änderungen in SAP Business One, Benachrichtigungen und Belegnummernserie: Anlage aus... verfügbar sind.

Anschließend werden zusätzlich einzelne Einstellungen pro Belegart erklärt:

 

Genehmigungspro­zess

Es kann für jeden Projektgeschäftsbereich festgelegt werden, welcher Genehmigungsprozess für diese Belegart angewendet werden soll. Das gewünschte Verfahren kann aus dem Feld Genehmigungsprozess ausgewählt werden. Für weitere Informationen hierzu, siehe Genehmigungsprozesse für Belege (& S. 36-19).

Blockiere Änderun­gen in SAP Business One

Viele Belege werden aus dem Projekt über MARIProject erstellt. Um die Konsistenz der Daten zu gewährleisten, macht es Sinn, diese Belege in SAP Business One nicht mehr zu ändern. Die Sperre kann für jede einzelne Belegart in den Grundlagen eingestellt werden. Wenn der Anwender zum Beispiel versucht, eine Bestellung in SAP Business One zu ändern, wird die Änderung nicht durchgeführt, sondern eine Fehlermeldung angezeigt.

Benachrichtigungen

Entspricht ein Beleg den Regeln der Genehmigung, wird eine Benachrichtigung an den Genehmigenden geschickt. Mit dieser Option können Sie festlegen, wann ein Benachrichtigung geschickt wird und in welcher Form die Benachrichtigung erfolgen soll. Für weitere Informationen hierzu, siehe Ereignisse bei Belegen (& S. 36-26).

Belegnummernse­rie: Anlage aus Ver­trag

Legen Sie fest, welche Belegnummerserie benutzt wird, wenn Sie den Beleg aus dem Vertrag anlegen. In der Regel werden Dokumentennummern automatisch über die Nummernserien aus SAP Business One verwaltet. In einigen Lokalisationen werden Nummern über externe Systeme vorgegeben. MARIProject unterstützt auch die manuelle Vergabe von Belegnummern.

Abbildung 00056: Belegnummernserie

In der gezeigten Einstellungsmaske können entweder die Nummernkreise aus Business One je nach Projektgeschäftsbereich ausgewählt werden oder zusätzlich eine dieser Optionen:

• Primär

• <Manuell>: Vor der Speicherung eines Beleges, muss die Nummer manuell eingege­ben werden.

• <Manuell änderbar>: Es ist möglich, von der manuellen Vergabe auf einen der Num­mernkreise zu wechseln.

 

Falls ein Beleg durch einen Genehmigungsprozess verzögert übergeben wird, könnte es sein, dass die Nummer bereits vergeben ist. Auch manuelle Belegnummern müssen ein­deutig sein. In der Druckvorschau eines Beleges mit einer reservierten Nummer vor der Übergabe an SAP Business One wird die reservierte Nummer in spitzen Klammern ange­zeigt „<2011-656565>“.

Belegnummernse­rie: Anlage aus Akquisitionskalkula­tion

Legen Sie fest, welche Belegnummerserie benutzt wird, wenn Sie den Beleg aus der Akquisitionskalkulation anlegen. Siehe auch (& S. 3-94).

Belegnummernse­rie: Anlage aus inter­nem Verkaufsvertrag

Legen Sie fest, welche Belegnummerserie benutzt wird, wenn Sie den Beleg aus einem internen Verkaufsvertrag anlegen. Siehe auch (& S. 3-94).

Belegnummernse­rie: Anlage aus Ein­kaufsvorgang

Legen Sie fest, welche Belegnummerserie benutzt wird, wenn Sie den Beleg aus einem Einkaufsvorgang anlegen. Siehe auch (& S. 3-94).

Belegnummernse­rie: Anlage aus inter­nem Einkaufsvorgang

Legen Sie fest, welche Belegnummerserie benutzt wird, wenn Sie den Beleg aus einem internen Einkaufsvorgang anlegen. Siehe auch (& S. 3-94).

 

Angebot

Behandlung der 0 Menge

In manchen Belegen kann es sinnvoll sein, die Menge 0 zu verwenden. In einem Angebot kann man den Positionstyp „Alternativposition“ verwenden, bei Kundenauftrag und Bestel­lungen hingegen nicht. SAP Business One lässt es nicht zu, eine Menge von 0 in einer Be­stellung oder einem Kundenauftrag zu speichern.

 

Es gibt drei Optionen zur Auswahl:

• Position mit Menge 1 übergeben: Die Position wird mit Artikelnummer, Preis und der Menge 1 übergeben

• Position als Textposition übergeben: Die Position wird als Textposition ohne Artikel­nummer übergeben

• Immer fragen: Bei der Übergabe wird gefragt, wie die Position behandelt werden soll.

 

Abbildung 00192

Änderbarkeit der Texte übergebener Belege

Hier können Sie bestimmen, ob die Texte (Kopftexte, Textposition, Fußtexte, etc.) von dieser Belegart nach der Übergabe an SAP Business One geändert werden können. Diese Textänderungen werden in MARIProject gespeichert, aber nicht an SBO übergeben.

Kundenauftrag

Behandlung der 0 Menge

Siehe (& S. 3-96).

Änderbarkeit der Texte übergebener Belege

Siehe (& S. 3-96).

Nummernkreis Vor­erfassung Kunden­auftrag

Hier können Sie den Nummernkreis für die Vorerfassung von Kundenaufträgen definieren.

Lieferschein

Restmenge beim Druck in TMP-Tabelle schreiben

Diese Option ermöglicht, die jeweilige Restmenge für Wareneingänge und Lieferscheine darzustellen. Da die Berechnung der jeweiligen offenen Mengen relativ lange Zeit in Anspruch nimmt, kann dies je Belegart eingestellt werden. Die TMP-Tabellen werden als Grundlage für den Belegdruck in Crystal Reports verwendet.

Änderbarkeit der Texte übergebener Belege

Siehe (& S. 3-96).

Lagerplätze beim Druck in TMP-Tabelle schreiben

Diese Option ermöglicht, die je Position verwendeten Lagerplätze mit der Bezeichnung der Lagerplätze beim Druck in die TMP-Tabelle zu schreiben. Die TMP-Tabellen werden als Grundlage für den Belegdruck in Crystal Reports verwendet. Siehe Lagerplatzverwaltung (& S. 16-29).

Retoure

Änderbarkeit der Texte übergebener Belege

Siehe Änderbarkeit der Texte übergebener Belege (& S. 3-96).

Lagerplätze beim Druck in TMP-Tabelle schreiben

Siehe Lagerplätze beim Druck in TMP-Tabelle schreiben (& S. 3-97).

 

Rechnung

Änderbarkeit der Texte übergebener Belege

Siehe Änderbarkeit der Texte übergebener Belege (& S. 3-96).

Lagerplätze beim Druck in TMP-Tabelle schreiben

Siehe Lagerplätze beim Druck in TMP-Tabelle schreiben (& S. 3-97).

 

Stornorechnung

Änderbarkeit der Texte übergebener Belege

Siehe Änderbarkeit der Texte übergebener Belege (& S. 3-96).

Lagerplätze beim Druck in TMP-Tabelle schreiben

Siehe Lagerplätze beim Druck in TMP-Tabelle schreiben (& S. 3-97).

Materialbedarfsanfrage

Sichtbarkeit Ein­kaufspreise

Beim Erfassen einer Materialbedarfsanfrage, wird der Einzelpreis angezeigt und kann manuell editiert werden.

Materialabruf

Sichtbarkeit Ein­kaufspreise

Beim Erfassen einer Materialabrufs, wird der Einzelpreis angezeigt und kann manuell editiert werden.

Verkaufs-Zahlungsanforderung

Gruppenkopf und Zwischensumme Gruppe anzeigen

Wählen Sie aus, ob Sie den Gruppenkopf und die Zwischensumme Gruppe ausweisen möchten.

nicht abgerechnete Artikel wertmäßig ausweisen

Wählen Sie aus, ob Sie den Wert nicht abgerechneter Artikel ausweisen möchten.

nicht abgerechnete Leistungen wertmä­ßig ausweisen

Wählen Sie aus, ob Sie den Wert nicht abgerechneter Leistungen ausweisen möchten.

nicht abgerechnete Reisekosten wert­mäßig ausweisen

Wählen Sie aus, ob Sie den Wert nicht abgerechneter Reisekosten ausweisen möchten.

nicht abgerechnete Geräte/Maschinen wertmäßig auswei­sen

Wählen Sie aus, ob Sie den Wert nicht abgerechneter Geräte/Maschinen ausweisen möchten.

 

Belegeinstellungen - Einkaufsbelege

Wie in Belegeinstellungen - Verkaufsbelege (& S. 3-93) sind viele der Einstellungen für die Belegarten identisch. Manche Belege existieren in SAP Business One nicht oder haben andere Einstellungen.

Die Tabelle zeigt, in welchen Einkaufsbelegarten die vier Einstellungen Genehmigungsprozess, Blockiere Änderungen in SAP Business One, Benachrichtigungen und Belegnummernserie: Anlage aus... verfügbar sind.

Anschließend werden zusätzlichen einzelne Einstellungen pro Belegart erklärt.

Belegart Bestellanfrage (SAP 8.81)

Belegart Bestellan­frage (SAP 8.81)

Seit der SAP Version 8.81 gibt es ein neues Feature von SAP Business One, das der Bestellanfrage von MARIProject ähnelt. Der Benutzer darf an dieser Stelle entscheiden, ob er weiterhin mit der Belegart Bestellanfrage arbeitet oder mit der SBO Variante Lieferantenanfrage SBO (wird an SBO übergeben). Siehe Bestellanfragen erstellen (& S. 15-31).

Lieferantenanfrage SBO

Belegnummernse­rie: Lieferanten­gruppe

Wenn Sie in Belegart Bestellanfrage (SAP 8.81) (& S. 3-100) Lieferantenanfrage SBO ausgewählt haben, legen Sie hier fest, welche Gruppennummernserie (Belegnummerserie) benutzt wird, um mehrere Lieferantenanfragen zu gruppieren. Siehe auch (& S. 3-94).

Änderbarkeit der Texte übergebener Belege

Siehe (& S. 3-96).

Bestellung

Automatische Pla­nung

Diese Einstellung ermöglicht für jeden Geschäftsbereich festzulegen, ob die Planung beim Speichern einer Bestellung erzeugt werden soll.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass bei der Option Bestellungen erstellen (Bestellung aktualisieren die Planung verdoppelt werden kann.

Restmenge beim Druck in TMP-Tabelle schreiben

Siehe (& S. 3-97).

Änderbarkeit der Texte übergebener Belege

Siehe (& S. 3-96).

Wareneingang

Sichtbarkeit Ein­kaufspreise

Beim Erfassen eines Wareneingangsbelegs, wird der Einzelpreis angezeigt und kann manuell editiert werden.

Die Materialbedarfsanfrage hat auch diese Einstellung.

Abbildung 06638: Sichtbarkeit und Editierbarkeit der Einkaufspreise im Wareneingang

Default Lagerent­nahme zum Projekt

Im Assistenten zur Erfassung von Wareneingängen können Sie die Option Lagerentnahme (Lieferung) zum Projekt wählen, damit der Wareneingang direkt bei Artikeln zum Festpreis dem Lager wieder entnommen wird. Mit dieser Einstellung kann das Auswahlfeld vorbelegt werden. Diese Einstellung gibt es auch für die Eingangsrechnung.

Restmenge beim Druck in TMP-Tabelle schreiben

Siehe (& S. 3-97).

Änderbarkeit der Texte übergebener Belege

Siehe (& S. 3-96).

Lagerplätze beim Druck in TMP-Tabelle schreiben

Siehe (& S. 3-96).

 

EK Beleg Retoure

Default Lagerre­toure vom Projekt

Damit die Retoure bei Artikeln zum Festpreis direkt wieder ins Lager zurückkehrt, wählen Sie im Assistenten zur Erfassung von Retouren die Option Lagerretoure vom Projekt buchen. Mit dieser Einstellung kann das Auswahlfeld vorbelegt werden.

Lagerplätze beim Druck in TMP-Tabelle schreiben

Siehe (& S. 3-96).

 

Eingangsrechnung

Ohne Wareneingang als Entwurf spei­chern

Mit dieser Einstellung wird vermieden, dass eine Eingangsrechnung an SAP Business One übergeben wird, ohne vorher einen Wareneingang erfasst zu haben. Bei der Erfassung wird darauf hingewiesen, dass die Rechnung als Entwurf gespeichert wird. Wenn Sie später den Wareneingang erfassen und diesen mit der Eingangsrechnung verknüpfen, kann diese normal an SBO übergeben werden. Siehe Keine Eingangsrechnung ohne Wareneingang (& S. 15-21).

Qualitätsstatus prü­fen

Wenn diese Option aktiviert ist, wird bei der Wareneingangerfassung die Eingabe eines vorher definierten Qualitätsstatus pro Position möglich. Je nachdem welcher Status ausgewählt wird, kann es sein, dass die Qualität nicht ausreicht, um eine Eingangsrechnung zu erstellen, dafür aber eine Entwurfsrechnung. Siehe Qualitätsgesteuerte Eingangsrechnungsbehandlung (& S. 15-25).

Default Zahlungs­sperre

Standardmäßig kann je Geschäftsbereich eingestellt werden, dass die im System erstellten Eingangsrechnungen direkt mit der Eigenschaft "Zahlungssperre" versehen werden. Siehe auch Qualitätsmanagement (& S. 8-53).

Default Lagerent­nahme zum Projekt

Bei der Eingabe von Wareneingängen im Assistenten Einkaufsbeleg erfassen kann man die Option Lagerentnahme (Lieferung) zum Projekt wählen, damit die eingegangenen Waren bei Artikeln zum Festpreis dem Lager direkt wieder entnommen werden. Mit dieser Einstellung kann das Auswahlfeld vorbelegt werden.

Bemerkung: Es macht kein Sinn, beim Wareneingang und bei der Eingangsrechnung gleichzeitig die Option „Default Lagerentnahme zum Projekt“ zu aktivieren.

Restmenge beim Druck in TMP-Tabelle schreiben

Siehe (& S. 3-97).

Änderbarkeit der Texte übergebener Belege

Siehe (& S. 3-96).

Lagerplätze beim Druck in TMP-Tabelle schreiben

Siehe (& S. 3-97).

Eingangsgutschrift

Lagerplätze beim Druck in TMP-Tabelle schreiben

Siehe (& S. 3-97).

 

Einkaufsanzahlungsrechnung

Behandlung der 0 Menge

Siehe (& S. 3-96).

Änderbarkeit der Texte übergebener Belege

Siehe (& S. 3-97).

Belegeinstellungen - Lagerverwaltung

In diesem Bereich können Einstellungen für die verschiedenen Belege, die die Lagerbewegung dokumentieren, vorgenommen werden. Viele der Einstellungen für die Belegarten sind identisch. Manche Belege existieren in SAP Business One nicht oder haben andere Einstellungen.

Die Tabelle zeigt, in welchen Belegarten die drei Einstellungen Blockiere Änderungen in SAP Business One, Benachrichtigungen und Belegnummernserie: Anlage aus ... verfügbar sind:

Lagerretoure vom Projekt

Projektcode für die Rücklieferung ohne Kosten

Wird Material ins Lager zurückgeführt, werden die gewünschten Mengen im Assistenten Materialrückbuchung unter Auftragsabwicklung > Lagerverwaltung Artikel zum Festpreis > Materialrückbuchung eingetragen und eine Retoure erstellt. Die Retoure wird mit einem speziell zu definierenden Kostenträger (Projektcode) erstellt. Diese Einstellung ermöglicht, den Standard-Projektcode für die Rücklieferung ohne Kosten zu definieren (& S. 16-24).

Lagerplätze beim Druck in TMP-Tabelle schreiben

Siehe (& S. 3-97).

Lagerumbuchungsauftrag

Restmenge beim Druck in TMP-Tabelle schreiben

Siehe (& S. 3-97). In den Lieferscheinbelegen kann jeweils für jede Zeile der noch offene berechnet und angezeigt werden. Da diese Berechnung relativ viel Zeit in Anspruch nimmt, kann die Option manuell eingestellt werden.

Warenausgang

Lagerplätze beim Druck in TMP-Tabelle schreiben

Siehe (& S. 3-97).

Wareneingang

Lagerplätze beim Druck in TMP-Tabelle schreiben

Siehe (& S. 3-97).

 

Bestandsumlagerung

Lagerplätze beim Druck in TMP-Tabelle schreiben

Siehe (& S. 3-97).

Lagerbedarf vom Projekt

Behandlung der 0 Menge

Siehe (& S. 3-96).

Quelle Bedarfs­menge

• Menge Vertragsposition

• Offene Menge Lagerumbuchungsaufträge

Belegeinstellungen - Standarddruckprozess

Druckprozess Ver­kaufsbelege

Für die automatische Versendung von Verkaufsbelegen müssen Druckprozesse (& S. 13-80) definiert werden. Diese Druckprozesse bestimmen, welches Drucklayout und welche E-Mail-Texte verwendet werden. Die Einstellung kann je Geschäftsbereich vorbelegt werden, kann jedoch am Vertrag überschrieben werden.

Druckprozess Ein­kaufsbelege

Für die automatische Versendung von Bestellungen müssen Druckprozesse definiert werden. Diese Druckprozesse bestimmen, welches Drucklayout und welche E-Mail-Texte verwendet werden. Die Einstellung kann je Geschäftsbereich vorbelegt werden, kann jedoch am Einkaufsvorgang überschrieben werden.

Belegeinstellungen - Fracht

Fracht in Belegen verwalten

SAP Business One unterstützt die Eingabe von Frachtkosten (& S. 16-26) über eine eigene Fracht-Definition. In den Projekten kann diese Fracht auf der Einkaufsseite verwendet werden. Die Behandlung der Fracht in den Einkaufsprozessen kann für jeden Mandanten eingestellt werden.

Es stehen drei Optionen zur Verfügung:

• Ja (mit Frachtkostenverteilung): Wird diese Option ausgewählt, dann können die Frachtkosten im Assistenten Einkaufsbelege erfassen auf die Stückosten umgelegt werden. Der Kostensatz (Einzelpreis) der erzeugten Projekt-Artikelbuchungen wird um die Fracht gemäß Verteilungsschlüssel erhöht.

• Ja (ohne Frachtkostenverteilung): Wird diese Option ausgewählt, dann können die Frachtkosten im Assistenten Einkaufsbelege erfassen erfasst werden, diese werden aber nicht auf die erzeugten Projekt-Artikelbuchungen umgelegt.

• Nein: Wird diese Einstellung gewählt, wird die Seite Fracht im Assistenten Einkaufsbelege erfassen nicht angezeigt (Default).

Für weitere Informationen hierzu, siehe (& S. 16-26).