Druckprozesse

Um den automatischen Versand von Rechnungen zu ermöglichen, werden Druckprozesse benötigt. In diesen Druckprozessen kann für jede Belegart definiert werden, welches Drucklayout und welche E-Mail-Texte verwendet werden sollen.

Der Standarddruckprozess kann je Geschäftsbereich oder Mandant vorbelegt und am Vertrag überschrieben werden.

Definition von Druckprozessen

Unter MARIProject > Grundlagen > Einstellungen Verträge/Einkaufsvorgänge > Druckprozess Verkaufsbelege bzw. Druckprozess Einkaufsbelege können die Prozesse definiert werden.

 

Abbildung: Definition Druckprozess

Über Datensatz > Neu können Sie ein neuen Druckprozess anlegen.

 

Abbildung: Druckprozess - Start

Nachdem Sie auf Weiter geklickt haben, werden Sie im nächsten Fenster aufgefordert einige Grundlageneinstellungen vorzunehmen.

 

Abbildung: Druckprozess - Grundlagen

Druckprozess ID

Die ID Nummer wird automatisch vergeben und kann nicht geändert werden.

Druckprozess

Geben Sie eine Bezeichnung für den Druckprozess an.

Mandantenübergrei­fend

Möchten Sie den Druckprozess für alle Mandanten nutzen, setzten Sie in die Checkbox den Haken. Andernfalls kann der Druckprozess mandantenspezifisch belegt werden.

Mandant

Ist der Druckprozess nicht mandantenübergreifend gültig, wählen Sie den Mandanten aus für den der Druckprozess gültig ist.

In letzten Schritt bestimmen Sie noch folgende Einstellungen:

 

Abbildung: Druckprozess - Methode

Methode

Geben Sie die Methode des Druckprozesses ein:

• Drucker: Gültigkeit für den Ausdruck

• E-Mail: Gültigkeit für den Versand per E-Mail

Bezeichnung

Geben Sie eine Bezeichnung für die Methode ein.

Der Druckprozess kann mehrere Schritte beinhalten. Es kann das Verhalten für den E-Mail-Versand und für den Druck eingestellt werden.

Register Schritte - Druck

 

Abbildung: Druckprozess mit geöffnetem Register Schritte - Druck

Standardeinstellun­gen verwenden

Wurde eine Belegart als Standard definiert, können durch Auswahl dieses Kontrollkästchens alle Einstellungen der Standardeinstellung übernommen werden.

Standard

Bestimmen Sie, ob die Einstellung für die ausgewählte Belegart die Standardeinstellung für alle anderen Belegarten definieren soll.

Berichtstyp

Wählen Sie einen Berichtstyp aus.

Bericht

Sind mehrere Berichte vorhanden, können Sie einen Bericht auswählen.

Register Schritte - E-Mail-Versand

Für den E-Mail-Versand werden die Textdefinition und der Absender festgelegt. In den Druckprozess Einstellungen kann der Standardbeleg definiert werden.

 

Abbildung: Druckprozess mit geöffnetem Register Schritte - E-Mail-Versand

Standardeinstellun­gen verwenden

Wurde eine Belegart als Standard definiert, können durch Auswahl dieses Kontrollkästchens alle Einstellungen der Standardeinstellung übernommen werden.

Standard

• Ja

• Nein

Absenderadresse

Geben Sie ein, welcher Benutzer als Absender beim Versand einer E-Mail eingetragen wird. Folgende Einstellungen sind möglich:

• Absender ist Login User: Der MARIProject-Benutzer wird als Absender eingetragen.

• Absender aus Druckprozess: Bestimmen Sie den Absender im Feld Von.

Benachrichti­gungstexte

Wurde ein Benachrichtigungstext angelegt, kann dieser in den Druckprozess mit eingebunden werden.

Von

Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein.

CC

Geben Sie die E-Mail-Adresse des Adressaten ein.

Betreff

Geben Sie einen Betreff ein.

Nachricht

Geben Sie eine Nachricht für den Adressaten ein.

Grundlageneinstellung Druckprozesse

Unter MARIProject > Grundlagen > Einstellungen > Belegeinstellungen > Standarddruckprozess können die Druckprozesse für Verkaufs- und Einkaufsbelege vorbelegt werden.

 

Abbildung: Grundlageneinstellung Druckprozesse

Einstellung am Vertrag

Am jeweiligen Vertrag kann der Prozess individuell im Register Grundlagen eingestellt werden.

 

Abbildung: Definition von Druckprozessen im Vertragsstamm

Automatisches Versenden der Rechnungen per E-Mail

Im Abrechnungsassistenten können alle erstellten Rechnungen als E-Mail versendet werden. Voraussetzung ist natürlich, dass am Vertrag ein Kundenansprechpartner hinterlegt ist, der eine E-Mail-Adresse hat.

 

Abbildung: Abrechnungsassistent mit Möglichkeit, Rechnungen per E-Mail zu versenden

Es ist möglich, ein Dokument einfach per E-Mail an einen Kunden zu versenden. Auf Basis der Definition von Druckprozessen ist es möglich, aus der Druckvorschau (z.B bei der Rechnungserstellung), einen Beleg als Anhang an eine Rechnung zu versenden.

Über den Druckprozess wird der Text für die E-Mail und auch der Absender vorgeschlagen. Über entsprechende Platzhalter kann der Text individualisiert werden.

Siehe auch Anlage zur Rechnung (Leistungsnachweis) (& S. 30-33) und Anlage zur Rechnung (Teilrechnungsnachweis) (& S. 30-34).