Genehmigungsregeln Belege

Im Register Genehmigungsregeln können Regeln für einzelne Mitarbeiter oder generische Regeln je nach Art des Erstellers definiert werden. Eine Regel, in der der Ersteller als "Projektleiter" definiert ist, gilt dann für alle Belegersteller, die Projektleiter des dem Vertrag zugeordneten Projektes sind.

Die Regeln werden hierarchisch aufgerufen. Hier in unsere Beispiel wird Mitarbeiter A (z.B. Sonja) ab 10.000 EUR durch Mitarbeiter B (z.B. Sandra) freigegeben, und ab 20.000 EUR durch Mitarbeiter C und D (z.B. Paula und Markus). Die Ergebnis für die Freigabe hängt von den Einstellungen ab.

 

Abbildung: 01514 Genehmigungsprozess

Register Ersteller des Beleges

Erstellertyp

Es können drei Typen von Erstellern gewählt werden:

• Mitarbeiter: Die Regeln müssen explizit für jeden Mitarbeiter, der Belege erstellt, definiert werden.

• Projektleiter: Ist der Ersteller ein Projektleiter und nicht bereits über eine Mitarbeiterregel gefunden worden, dann greift diese Regel.

• Jeder: Jeder Mitarbeiter, der einen Beleg anlegt, unterliegt diesem Genehmigungsprozess.

Die Regeln werden in der Reihenfolge der Prioritäten abgearbeitet. Durch Drag & Drop lässt sich die Reihenfolge verschieben.

Ersteller

Ist der Erstellertyp auf Mitarbeiter eingestellt, müssen Sie einen Mitarbeiter auswählen.

Regel

Sie können zwischen verschiedenen Regeln auswählen:

• <ohne Regel>: Die Genehmigungsregel hat keine Betragsbeschränkungen.

• Betrag größer als: Die Regel trifft im Kraft, wenn der Betrag größer als der zu definierende Nettobetrag ist.

• Betrag größer/gleich: Die Regel trifft im Kraft, wenn der Betrag größer bzw. gleich als der zu definierende Nettobetrag ist.

• SQL - Ausdruck: Die Regel basiert auf einer ausgewählten Abfrage. Siehe (& S. 36-27).

• Kreditlimit: Die Regel berechnet das Kreditlimit der Geschäftspartner => Kreditlimit (definiert in SBO) + Maximale Abweichung (definiert in der Regel) - Kontosaldo (am Geschäftspartnerstamm - Aktueller Beleg um den es hier geht. Wenn das Ergebnis kleiner als 0 ist, muss den Beleg genehmigt werden.

• Gewinnspanne: Die Regel prüft bei allen Belegpositionen die prozentuelle Differenz zwischen dem Verkaufspreis und dem Einkaufspreis. Erreicht der Verkaufspreis nicht die mininale Gewinnspanne, muss der Beleg genehmigt werden.

Nettobetrag      

Hier wird der Nettobetrag eingetragen, ab dem die Regel greifen soll.

Genehmigungstyp

• Einzel Freigabe: für die Genehmigung wird die erste zutreffende Regel verwendet, es wird auf die Reihenfolge (von oben nach unten) geachtet. Wenn Sonja ein Angebot im Wert von 22.000 EUR erstellt, wird mit dieser Einstellung "Einzel Freigabe" die erste Regel verwendet und der Beleg muss somit von Markus und Paula freigegeben werden.

  

Abbildung: 01524

• Serielle Freigabe: Für die Genehmigung werden alle zutreffenden Regeln verwendet.  Wenn Sonja ein Angebot im Wert von 22.000 EUR erstellt, wird mit dieser Einstellung "Serielle Freigabe" die erste und die zweite Regel verwendet und der Beleg muss somit von Sandra, Markus und Paula freigegeben werden.

  

Abbildung: 01525

Hinweis bei Regel­wirkung

Zu jeder Regel kann ein Text angezeigt werden, damit der Anwender weiß, warum ein Beleg nicht direkt gespeichert wird, sondern an einen Freigebenden weitergeleitet wird.

Register Freigebender

In diesem Register kann direkt ein Mitarbeiter oder eine Funktion ausgewählt werden. Dazu stehen mehrere Typen zur Verfügung:

Mitarbeiter

Mitarbeiter, der die Freigabe durchführen darf.

Mehrere Mitarbeiter

Es kann eine Liste von Mitarbeitern definiert werden, die alle die Möglichkeit haben, die Freigabe durchzuführen.

Projektleiter      

Projektleiter des jeweiligen Projektes.

Projektvertreter

Alle Projektvertreter aus dem Projektstamm

Projektleiter und Projektvertreter

Alle Projektleiter des jeweiligen Projektes

Geschäftsbereich Benachrichtigungs­empfänger

Leiter bzw. Empfangsberechtigter des Projektgeschäftsbereiches. Siehe Register Benachrichtigungsempfänger (& S. 3-147).

Mandant Benach­richtigungsempfän­ger

Leiter bzw. Empfangsberechtigter des Mandanten. Siehe Register Benachrichtigungsempfänger (& S. 3-140).

Genehmigungstyp

In unserem neuen Beispiel, wenn Sonja eine Bestellung über 22.000 EUR erstellt, muss der Beleg von Paula, Markus und Bernd genehmigt werden. Sollte ein Freigebender den Beleg ablehnen, hat dies immer Vorrang.

• Einzel Freigabe: Die Freigabe eines Freigebenden reicht aus, um den Beleg zu genehmigen, z.B. entweder Paula ODER Markus ODER Bernd können den Beleg genehmigen.

• Serielle Freigabe: Die Freigabe eines Beleges erfolgt mit der Genehmigung aller Freigebenden, z.B. Paula UND Markus UND Bernd müssen den Beleg genehmigen.

• Freigabekette: Analog zum Genehmigungstyp "Serielle Freigabe", mit dem Unterschied, dass die Freigebenden genau in der vorgegebenen Reihenfolge genehmigen müssen (z.B. 1. Paula, 2. Markus und 3. Bernd)

  

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Abbildung: 01526 Beispiel einer Freigabekette

Register: Alternativ-Freigebender

Der Alternativ-Freigebende ist nur dann relevant, wenn in der generischen Definition der Ersteller selbst der Freigebende wäre. Wenn der Ersteller selbst Geschäftsbereichsleiter ist, dann soll er sich natürlich nicht selbst freigeben, sondern der Alternativ-Freigebende.

Register: Belegarten und GBs

Unter Grundlagen > Einstellungen > Belegeinstellungen > [Belegart] > Genehmigungsprozess kann für jede Belegart und den Projektgeschäftsbereich festgelegt werden, welcher Genehmigungsprozess anzuwenden ist. In der Stammdatenmaske wurde ein Register Belegarten und GBs erstellt, um die Grundlageneinstellungen für den Genehmigungsprozess zu sehen.

Abbildung: Register Belegarten und Geschäftsbereiche im Genehmigungsprozess

Beispiel eines komplexen Falles

Die Regeln werden hierarchisch aufgerufen. Wenn Mitarbeiter A ab 5.000 EUR durch Mitarbeiter B freigeben wird, Mitarbeiter B allerdings selbst ab 100.000 EUR durch Mitarbeiter C freigegeben wird, dann muss Mitarbeiter C für A freigeben, sollte A einen Beleg über 100.000 EUR erstellen.

 

Abbildung: 01527

Simulator für einen Genehmigungsprozess

Über Optionen kann ein kleiner Simulator geöffnet werden, der die Prüfung der Genehmigungsprozessregeln ermöglicht.

 

Abbildung: Simulation der Genehmigungsprozessregeln

Ersteller

Im ersten Feld des Simulators können Sie den Mitarbeiter eintragen, der den Beleg in der Simulation erstellt.

Projekt

Das Projekt muss eingestellt werden, um den entsprechenden Projektleiter zu finden, sofern eine der Regeln den Freigebenden über den Projektleiter festgelegt hat.

Vertrag

Der Vertrag muss eingestellt werden, wenn es in dem Vertrag relevante Informationen für die Prüfung der Regel gibt, z.B. für das Kreditlimit.

Nettobetrag

Da der Betrag in den meisten Regeln die Schwelle für eine weitere Stufe festlegt, kann dieser im Simulator eingegeben werden.

Einstellungen der Genehmigungsprozesse in den Grundlageneinstellungen

Die Zuordnung der Genehmigungsverfahren erfolgt je Belegart und Geschäftsbereich. In den MARIProject > Grundlagen > Belegeinstellungen > [Belegart] kann das gewünschte Verfahren ausgewählt werden.

 

Abbildung: Einstellung der Genehmigungsprozesse in den Grundlageneinestellungen

Ereignisse bei Belegen

Wenn ein Beleg den Regeln der Genehmigung entspricht, wird eine E-Mail an den Genehmigenden verschickt.

 

Abbildung: Ereignisse an den Belegeinstellungen

Für das Genehmigungsverfahren sind die folgenden Ereignisse zu verwenden:

Belegneuanlage

Der Empfänger bekommt eine Benachrichtigung, wenn ein Beleg erstellt wurde.

Löschen eines Bele­ges

Der Empfänger bekommt eine Benachrichtigung, wenn ein Beleg gelöscht wurde.

Belegfreigabe Anfrage

Mit der Anfrage zur Freigabe wird in der Regel der Freizugebende informiert, dass dieser einen Beleg freigeben muss.

Weitergabe gemäß Freigabekette

Wenn eine Freigabekette definiert wurde, und ein Freigebender den Beleg schon genehmigt hat, wird diese Benachrichtigung an den nächsten Freigebenden gesendet.

Belegfreigabe Rück­meldung

Der Ersteller eines Beleges erhält bei der Freigabe eine entsprechende E-Mail.

Belegfreigabe Ableh­nung

Wurde die Freigabe verweigert, so erhält der Ersteller ebenfalls eine Rückmeldung, aber mit einem anderen E-Mail-Text.

Belegübergabe

Wurde der Beleg an SAP übergeben, bekommt der Empfänger eine Mitteilung.

Belegfreigabe

Der Freigebende muss nun nach Erhalt der E-Mail die Freigabemaske unter MARIProject > Projektfreigabe > Freigabe oder Projektfreigabe > Freigabe von Verkaufsdokumenten oder Freigabe von Einkaufsdokumenten aufrufen.

Wird das Genehmigungsverfahren nicht eingesetzt, werden alle Belege automatisch als freigegeben gekennzeichnet, so dass der Ersteller den Beleg direkt an SAP Business One übergeben kann. Für weitere Informationen hierzu, siehe das Kapitel Freigabe - Verkaufs- und Einkaufsbelege (& S. 12-28).

Prüfung der Genehmigungsregel über benutzerdefinierten SQL Ausdruck

Um flexibel bei der Bestimmung der Regel für die Freigabe zu sein, wurde die Möglichkeit implementiert, eigene SQL Ausdrucke zu verwenden.

 

Abbildung:00065

Die Abfrage muss einen der folgenden Werte zurückliefern:

0 = Keine Genehmigung erforderlich

1 = Genehmigung erforderlich

-1 = Speichern blockiert

 

Die SQL Ausdrücke werden im Abfragemanager verwaltet. Wird die Abfrage aus dem Ge­nehmigungsprozess angelegt, so werden spezielle Platzhalter aktiviert, die bei der Prüfung entsprechend gesetzt werden.

Abbildung:00066