Freigabe - Verkaufs- und Einkaufsbelege
Es ist möglich vor der Übergabe von Belegen an SAP Business One, diese Belege über ein Genehmigungsverfahren prüfen zu lassen. Es wird überprüft, ob der Ersteller des Beleges in eine der Regeln des Genehmigungsverfahrens fällt. Siehe Genehmigungsprozesse für Belege (& S. 36-19).
Trifft die Regel für die Verkaufs-/Einkaufsdokumente zu, müssen diese Belege freigegeben werden. Der Freigebende muss nach Erhalt der E-Mail die Freigabemaske unter Projektfreigabe > Freigabe von Verkaufs-/Einkaufsdokumenten aufrufen. Dort werden alle Belege gegliedert angezeigt.
Abbildung 01521: Freigabe von Verkaufsdokumenten nach Genehmigungsprozess
Eine Ablehnung erfolgt über die Auswahl des roten Kreuzes. Bei einer Ablehnung muss eine Begründung eingegeben werden.
Abbildung 01522: Ablehnen einer Freigabe eines Verkaufsdokumentes
Abbildung 01523: Eingabe der Begründung für die Ablehnung
Sollten Sie den Beleg freigeben, kann in der Belegmaske nach der Freigabe der Beleg an SAP Business One übergeben werden.
Wird das Genehmigungsverfahren nicht eingesetzt, werden alle Belege automatisch als freigegeben gekennzeichnet, so dass der Ersteller den Beleg direkt an SAP Business One übergeben kann.
Direkte Übergabe in der Belegfreigabe
Um die Belege nach einer Freigabe direkt an SAP Business One übergeben zu können, gibt es eine Option, die einen Beleg nach der Freigabe öffnet.
Abbildung 07907: Belegfreigabe - Sprung in die Belegvorschau-Maske zum Speichern
Der Beleg kann dann direkt aus der Belegvorschau gespeichert werden. Da dieser dann bereits freigegeben worden ist, wird eine SAP Belegnummer erzeugt und der Beleg kann zum Bespiel direkt gedruckt werden.
Diese Option eignet sich, wenn der Freigebende gleichzeitig Rechte hat Belege an die Buchhaltung zu übergeben. Soll zum Beispiel der Buchhalter die Rechnungen freigeben und übergeben, kann dieser die Übergabe dann direkt durchführen.