Vertragsgrundlagen
Die grundlegenden Angaben und Einstellungen zu einem Vertrag können im Register Grundlagen des Vertragsstamms eingesehen und bearbeitet werden:
Abbildung 01388: Register Grundlagen im Vertragsstamm
Vertragsart
Als Vertragsarten stehen zur Auswahl:
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Grundvertrag: Globaler Vertrag für eine Reihe von Projekten.
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Abrufvertrag: Verknüpfung zwischen einem Projekt und einem Grundvertrag.
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Einzelvertrag: ein für ein Projekt spezifischer Vertrag (Standard)
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Interner Verkaufsvertrag: ein Vertrag, der nur intern verwendet wird
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Subvertrag: ein Subvertrag zu einem Vertrag
Die Vertragsnummer ist eine freie Nummer, die für den internen Gebrauch bestimmt ist. Auf der Rechnung erscheinen später die Referenznummer und das Referenzzeichen des Kunden. Die Vertragsnummer ist in der Regel mit der Projektnummer identisch. Werden mehrere Verträge zu einem Projekt verwaltet, ist es üblich, die letzte Ziffer als Index zu verwenden.
Dieses Feld ist ebenfalls zur internen Verwendung bestimmt, um die Verträge mittels einer Überschrift/Bezeichnung leichter zu unterscheiden.
Vertragsdatum
In der Regel ist das Vertragsdatum das Datum der Auftragserteilung durch den Kunden. Bei Kalkulationen sollte dieses Datum mit der Erstellung der Kalkulation übereinstimmen. Wird bereits an einem Projekt gearbeitet, ohne dass der schriftliche Auftrag des Kunden vorliegt, sollte das Feld freigelassen werden.
Die Kunden- und Artikelzuordnung ist mandantenspezifisch. Mit der Auswahl bestimmen Sie, für welchen Mandanten der Vertrag gültig ist. Das Feld wird in der Regel über den Geschäftsbereich des zugehörigen Projektes vorgegeben.
Über die Standardabrechnung wird gesteuert, wann ein Vertrag bzw. dessen Vertragspositionen abgerechnet werden sollen und in welchem Rhythmus. Die einzelnen Positionen können eigene Abrechnungsmodi haben oder dieser Standardabrechnung folgen (& S. 7-76).
Über den Vertragsstatus kann die Verwendbarkeit des Vertrages im Workflow eingestellt werden. Den Status ändert man über Optionen > Assistenten > Vertragsabschlussassistent (& S. 13-89).
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Offen: Der Vertrag kann bebucht und abgerechnet werden.
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Erfüllt: Der Vertrag kann nicht mehr bebucht werden, aber es können noch alle Abrechnungen vorgenommen werden (in Abhängigkeit von einem Grundlagenschalter "Vertragsstatus erfüllt" (& S. 3-13)).
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Transaktionen gesperrt: Wenn dieser Status eingestellt wird, ist es weder möglich Stunden zu erfassen, noch Abrechnungen durchzuführen.
Über die Berechtigungen läßt sich einstellen, wer den letzten Status setzen darf und wer diesen zurücknehmen darf (& S. 13-93).
Ordnen Sie die Verträge nach Gruppenzugehörigkeit zu. Sie können in Auswertungen und im Abrechnungsassistenten nach diesen Vertragsgruppen filtern.
Da mehrere Verträge mit einem Projekt verknüpft werden können, ermöglicht Ihnen die Zeitsteuerung eine Gliederung der einzelnen Verträge. Wurden zum Beispiel Stundenpreise im Jahre 2012 festgelegt, die sich im Jahre 2013 ändern, so kann der erste Vertrag bis Dezember 2012 eingestellt werden und nahtlos in den zweiten Vertrag mit den neuen Konditionen ab Januar 2013 übergehen.
Liegen zwei Verträge eines Projektes in demselben Zeitrahmen, so wird der Benutzer der Stundenerfassung gefragt, für welchen Vertrag er die erbrachten Arbeitsstunden/Leistungen erfassen möchte.
Wenn Sie in das Feld Gültig bis den Begriff offen eintragen, so ist die Gültigkeit des Vertrages nicht befristet.
Währung
Hier können Sie die Vertragswährung einstellen.
Sprache
Hier können Sie die Sprache für die Kommunikation mit dem Kunden einstellen.
Druckprozess Verkaufsbelege
Hier können Sie den Druckprozess für Verkaufsbelege einstellen. Für weitere Infomationen hierzu, siehe Druckprozess Verkaufsbelege (& S. 3-104) und Druckprozesse (& S. 13-80).
Basierend auf Vertrag
Handelt es sich bei dem angezeigten Vertrag um einen Abrufvertrag, so werden hier auch die Vertragsnummer und die Bezeichnung des zugehörigen Grundvertrages aufgeführt.
Logistik
Lagerort
Im Register Grundlagen kann das Standardlager auf Vertragsebene eingestellt werden. Wird das Lager verstellt, werden Sie gefragt, ob die Einstellung an allen Positionen im ausgewählten Vertrag übernommen werden sollen. Wurden bereits ein oder mehrere Einkaufsvorgänge verknüpft, dann wird zusätzlich gefragt, ob auch dort die Lager verstellt werden sollen.
Spätestes Lieferdatum
Das Lieferdatum der Artikel, die an den Kunden geliefert werden, beschreibt den gewünschten Liefertermin zur Auslieferung. Im Vertrag wird im Register Grundlagen im Bereich Logistik das späteste Lieferdatum aller Verkaufspositionen und das späteste Lieferdatum eines Artikels zum Festpreis (Einkaufsartikel) angezeigt. Wird das Datum verändert, dann werden alle Lieferdaten der Position verstellt. In den einzelnen Positionen können Lieferzeit und Lieferdatum im Register Artikel eingetragen werden.
Spätester Mietbeginn
Der Mietbeginn der Geräte und Maschinenposition (Dauer), die an den Kunden geliehen werden, beschreibt den gewünschten Mietbeginn. Im Vertrag wird im Register Grundlagen im Bereich Logistik der späteste Mietbeginn aller Geräte und Maschinepositionen angezeigt. Wird das Datum verändert, dann werden alle Mietdaten der Position verstellt. In den einzelnen Positionen kann der Mietbeginn im Register Artikel eingetragen werden.
Längste Vorlaufzeit
Ist der gewünschte Zeitpunkt der Lieferung noch nicht bekannt, so kann die Vorlaufzeit für ein Angebot verwendet werden. Sie gibt dem Kunden an, wie viele Tage/Wochen für eine Lieferung benötigt werden.
Die Vorlaufzeit kann am Artikelstamm im Register Plandaten im Feld Vorlaufzeit in Kalendertagen hinterlegt werden. Die Vorlaufzeit kann verwendet werden, um den richtigen Bestellzeitpunkt für eine Ware zu ermitteln. Die Vorlaufzeit wird vom Artikel in die Vertragsposition übernommen und kann dort individuell angepasst werden.
Versandart
Sie können eine Versandart hinterlegen, welche an alle Ausgangsdokumente übergeben wird.
Planungseinstellungen
Die einzelnen Positionen (Leistungen, Artikel, Zusatzartikel, Reisekostenarten) können direkt im Vertrag geplant werden. Siehe Planung im Vertragsstamm/in der Kalkulation (& S. 7-108).