Abrechnungskonditionen
Damit der Zeitpunkt der Abrechnung einer Vertragsposition genau gesteuert werden kann, haben Sie die Möglichkeit, sowohl für den gesamten Vertrag als auch für jede einzelne Vertragsposition eine spezifische Abrechnungskondition einzustellen.
Einstellung der Abrechnungskondition für den Vertrag
Die Abrechnungskondition für den gesamten Vertrag wird im Register Grundlagen des Vertragsstamms im Feld Standardabrechnung eingestellt. Der hier gewählte Standardabrechnungsmodus für den Gesamtvertrag dient auch als Vorlage für die einzelnen Vertragspositionen. Wird bei einer Einzelposition dann im Feld Abrechnungstyp die Einstellung wie Vertrag vorgenommen, so wird die Position nach dem Standardabrechnungsmodus des Gesamtvertrages abgerechnet
.
Abbildung 01429: Einstellung des Standardabrechnungsmodus im Register Grundlagen des Vertragsstamms
Ohne Abrechnung
Diese Einstellung ist dann zu wählen, wenn die entsprechenden Vertragspositionen zwar von den Mitarbeitern erfasst werden sollen, dem Kunden aber nicht in Rechnung gestellt werden.
Immer abrechnen
Diese Einstellung dient der Abrechnung nach Aufwand. Bei jedem Vertragslauf werden die angefallenen Arbeitsstunden automatisch zur Abrechnung vorgeschlagen.
Diese Kondition kann jedoch auch für Festpreispositionen verwendet werden. In diesem Fall werden die betreffenden Positionen für jede Rechnung vorgeschlagen.
Über Optionen > Positionen > Abrechnungskonditionen bearbeiten können die Abrechnungskonditionen für alle Festpreise gleichzeitig geändert werden. Siehe Abrechnungskonditionen für den ganzen Vertrag bearbeiten (& S. 7-131).
Positionsspezifische Einstellung der Abrechnungskondition
Die Einstellung der Abrechnungskondition für eine einzelne Vertragsposition erfolgt jeweils im Register Positionen - Abrechnung des Vertragsstamms:
Abbildung 01430: Register Positionen - Abrechnung im Vertragsstamm
Es gibt zwei grundlegende Steuerungsmethoden:
Zum einen können Sie den Abrechnungszeitpunkt für die betreffende Vertragsposition festlegen.
Zum anderen können Sie mehrere Abrechnungstypen für die betreffende Vertragsposition hinterlegen.
Abrechnungstypen
Sie haben die Möglichkeit, unter den folgenden Abrechnungstypen für eine Vertragsposition zu wählen:
Abbildung 01431: Auswahlliste mit den verschiedenen Abrechnungstypen
Vertrag
Bei dieser Einstellung wird die betreffende Vertragsposition nach dem Standardabrechnungsmodus des Gesamtvertrages abgerechnet. Diese Kondition kann dazu benutzt werden, die Abrechnung für alle Vertragspositionen des betreffenden Vertrages einheitlich zu steuern.
Periodisch
Über diese Einstellung kann ein fester Abrechnungsrhythmus für die betreffende Vertragsposition definiert werden (& S. 7-78).
Phase
Eine Vertragsposition mit diesem Abrechnungstyp wird nach Abschluss der jeweils angegebenen Projektphase abgerechnet. Ein typischer Anwendungsfall für diesen Abrechnungstyp ist die Abrechnung nach Meilensteinen.
Abbildung 06722: Einstellung des Abrechnungstyps Phase
Der Zahlungsplan (& S. 7-94) berechnet bei den phasenbezogenen Konditionen das Phasenenddatum als erwarteten Zahlungseingang, wenn ein Phasenenddatum im Projektstamm eingetragen wurde. Somit kann der Zahlungsplan auch genutzt werden, wenn noch keine Planung vorliegt.
Stichtag
Bei diesem Abrechnungstyp wird die Abrechnung der betreffenden Vertragsposition durch Erreichen eines vorgegebenen Datums ausgelöst. Diese Kondition wird bei Zahlungen zum Projektstart oder an anderen festgelegten Terminen benötigt.
Abbildung 01431: Einstellung des Abrechnungstyps Stichtag
Ohne
Bei dieser Einstellung wird die betreffende Vertragsposition nicht abgerechnet.
Immer
Bei dieser Einstellung werden die angefallenen Stunden/Artikel auf der betreffenden Vertragsposition immer abgerechnet, sobald auch der zugehörige Vertrag abgerechnet wird.
Einmalig
Bei dieser Einstellung merkt sich das Abrechnungsmodul, ob die betreffende Vertragsposition bereits abgerechnet wurde. Diese Option sollte nur in Spezialfällen verwendet werden.
Artikel und Leistungen können auch ohne Wert abgerechnet werden, z. B. wird dem Kunden bei Gewährleistungspositionen in der Regel nichts berechnet. Die Mitarbeiter erfassen die Leistungen auf diese Position, um den Aufwand zu sammeln. Ist gewünscht, dass diese Leistungen auf der Rechnung mit dem Preis 0 und den Leistungstagen ausgewiesen wird, so kann die Option Buchung ohne Wert abrechnen die Position auf die Rechnung bringen und die erfassten Stunden auf abgerechnet setzten.
Periodische Abrechnung einer Vertragsposition
Bei der Einstellung des Abrechnungstyps Periodisch werden die betreffenden Vertragspositionen in einem festen Rhythmus abgerechnet. Diese Kondition eignet sich sowohl für feststehende Zahlungen (wie Leihgebühren) als auch zur Auslösung einer regelmäßigen Rechnungsstellung. Periodisch abgerechnete Vertragspositionen sind nicht auf Festpreispositionen beschränkt.
Nach Auswahl des Abrechnungstyps Periodisch erscheint folgendes Formular:
Abbildung 01433: Anlage einer periodischen Abrechnung
Nehmen Sie hier die Definition der gewünschten periodischen Abrechnungskondition vor:
Gültig ab
Datum, ab dem die periodische Abrechnungskondition gültig sein soll.
Gültig bis
Datum, nach dessen Ablauf die periodische Abrechnungskondition ihre Gültigkeit verliert, d.h. nicht mehr angewendet werden soll.
Rhythmus
Der Zeitraum zwischen der Erstellung der einzelnen Abrechnungen wird als Rhythmus bezeichnet. Der Abrechnungsrhythmus kann einen Monat, ein Vierteljahr, ein halbes Jahr oder ein Jahr betragen.
Die Berechnung der betreffenden Vertragspositionen kann jeweils zum letzten Tag des Zeitraumes, zum ersten Tag des Zeitraumes oder zu einem festen Tag eines Zeitraumes erfolgen. Bei einem festen Fälligkeitstag wird das zusätzliche Eingabefeld Fester Stichtag eingeblendet, in das Sie dann die entsprechende Zahl eingeben können.
Nachdem Sie Ihre Angaben mit Übernehmen bestätigt haben, gelangen Sie automatisch zurück in das Register Positionen - Abrechnung des Vertragsstamms. Hier werden dann für den angegebenen Gültigkeitszeitraum alle Abrechnungen zu der betreffenden Vertragsposition in einer Übersichtsliste aufgeführt.
Bereits erfasste Abrechnungsmodalitäten entfernen
Wenn diese Option aktiviert ist, werden alle bereits vorhandenen offenen Abrechnungskonditionen gelöscht.
Abbildung 01434: Übersichtsliste zur periodischen Abrechnung einer Vertragsposition
Im obigen Beispiel wurde eine periodische Abrechnung im Monatsrhythmus für einen Gültigkeitszeitraum von zwölf Monaten definiert. Fälligkeitstag ist jeweils der Monatserste. In der Übersichtsliste erscheinen dann alle zugehörigen Monatsabrechnungen.
Aufteilung der Abrechnung
Die Aufteilung eines Festpreises, der im Zuge einer periodischen Abrechnung z.B. über 10 Monate verteilt abgerechnet werden soll, kann auf der Rechnung auf zwei Arten ausgewiesen werden:
Summe aufteilen und Menge beibehalten
-
Bei einer Festpreisposition mit der Menge 1 kann auf der Rechnung für die einzelnen Monate jeweils ein Zehntel der Summe abgerechnet werden. Im Festpreisbeispiel 1 x 50.000 EUR werden jeden Monat 5.000 EUR abgerechnet. Wählen Sie dazu den Aufteilungsmodus Summe aufteilen und Menge beibehalten.
Mengen aufteilen und Einzelpreis beibehalten
-
Bei einer Festpreisposition mit 20 Stück à 2.500 EUR kann die Menge auf die einzelnen Monate verteilt werden. Im obigen Beispiel wären dies 2 Stück à 2.500 EUR je Monat. Wählen Sie dazu den Aufteilungsmodus Menge aufteilen und Einzelpreis beibehalten.
Position wiederholen (Menge und Einzelpreis beibehalten)
-
Bei einer Festpreisposition mit 20 Stück à 2.500 EUR wird zu jedem Abrechnungszeitpunkt die gesamte Menge mit dem dazugehörigen Einzelpreisen abgerechnet.
Abrechnungsstatus
In der letzten Spalte wird einer der folgenden Status angezeigt:
-
offen
-
erledigt.
Dieser Status wird automatisch durch die Erstellung einer Rechnung erzeugt. Nur in Sonderfällen sollte der Status manuell geändert werden. Erfolgt z.B eine stichtagbezogene Abrechnung, ändert sich automatisch der Status von Offen in Erledigt.
Abrechnungsoptionen
Mit der rechten Maustaste gelangen Sie im Feld Abrechnung zu folgenden Optionen:
Abbildung 06723
Zeile löschen
Die markierte Abrechnungszeile wird gelöscht.
Zu 100% auffüllen
Ist der gesamte Wert der Vertragsposition nicht zu 100% im Register Abrechnung aufgefüllt worden, wird die Differenz in die erste Abrechnungszeile dazu addiert.
Alle Zeilen löschen
Es werden alle Abrechnungszeilen gelöscht.
Abrechnungskondition für diese Position bearbeiten
Ein neues Fenster öffnet sich, in der Sie ihre Abrechnungskonditionen eintragen können.
Abbildung 06724
Abrechnungskonditionen bearbeiten
Öffnet ein Formular, um alle Abrechnungskonditionen der Festpreise zu bearbeiten. Siehe Abrechnungskonditionen für den ganzen Vertrag bearbeiten (& S. 7-131).