Viele Reisekosten werden von den Mitarbeitern über Kreditkarten bezahlt. Dazu werden zum einen private Kreditkarten und zum anderen Firmenkreditkarten eingesetzt. Im Folgenden wird zwischen drei Arten von Kreditkarten unterschieden:
Private Kreditkarte: Zahlungen mit der privaten Kreditkarte werden wie Barzahlungen behandelt.
Mitarbeiterbezogene Firmenkreditkarten: Für jeden berechtigten Mitarbeiter wird eine eigene Kreditkarte ausgegeben, die für die persönlichen Reisekosten verwendet werden. Diese Kreditkarten wurden bereits im Kapitel Erfassung der Reisekosten (& S. 18-39) erläutert. Eine mitarbeiterbezogene Firmenkreditkarte wird einem Kreditor in der Buchhaltung zugeordnet.
Zentrale Kreditkarte: Werden zum Beispiel Flugreisen über das Sekretariat für einzelne oder mehrere Mitarbeiter gebucht und bezahlt, so kann eine (oder mehrere) zentrale Kreditkarte verwendet werden. In der Verarbeitung wird im folgenden unterschieden, da die zentrale Kreditkarte nicht automatisch den reisenden Mitarbeiter ergibt.
Viele Banken ermöglichen, die Daten der Kreditkartenabrechnung elektronisch zu erhalten, so dass die Zahlungsdaten eingelesen werden können. Die importierten Daten enthalten die vollständigen Kosteninformationen. Es fehlen in der Regel die Projektinformationen und die Reisekostenart.
Basierend auf dem Modul Dateiimport (Excel, CSV, XML) ist es möglich, die elektronischen Kreditkartenabrechnungen einzulesen und als Reisekosten zu verarbeiten. Die grundlegende Bedienung des Dateiimports wird im Kapitel Dateiimport (Excel, CSV, XML) (& S. 2-71) beschrieben.
Folgende Unterkapitel beschreiben den Prozess:
Einstellungen zur Verarbeitung der Kreditkartenabrechnungen (& S. 18-88)
Definition Buchungsautomat zentrale Firmenkreditkarten (& S. 18-90)
Zuordnung von Kreditkartennummern zu Mitarbeitern und Kreditoren (& S. 18-91)
Zuordnung der Projektinformationen zu den Kreditkartenabrechnungen (& S. 18-100)
Für jede importierte Bezahlzeile der Kreditkartenabrechnung wird eine Reisezeile angelegt. Dabei werden automatisch Reisekostenregeln und Reisekostenarten eingetragen. Die Reisekostenart kann anschließend von den Benutzern umgestellt werden.