Importdefinition für Kreditkartenabrechnungen
Die Exportdateien der Kreditkartenfirmen können über die Schnittstelle Datenimport (Excel, CSV, XML) eingelesen werden. Im Kapitel Dateiimport (Excel, CSV, XML) (& S. 2-71) wird die grundlegende Vorgehensweise der Schnittstelle beschrieben. Dieses Kapitel beschränkt sich auf die Besonderheiten des Imports von Kreditkartenabrechnungen.
Der Assistent ist über den Menüpunkt MARIProject > Interne Abwicklung > Reisekostenabrechnung > Import Reisekosten vom Kreditkartenauszug zu erreichen.
Abbildung: Startseite des Assistenten zum Import von Kreditkartenabrechnungen in die Reisekostenabrechnung
Folgende Spalten sind Pflichtfelder. Diese müssen entweder in der Quelle je Zeile enthalten sein oder über Standardwerte gefüllt werden.
Abbildung: Zuordnung der Quellespalten mit der Reisekostenzeilen
Mandant
Es wird ein Mandant benötigt, zu dem alle Kreditkarten des Imports zugeordnet sind. Ist nur eine SAP Business One-Datenbank mit MARIProject verknüpft, wird automatisch der erste Mandant genommen.
Reisekostenart
Es wird eine Reisekostenart benötigt, auf die die Kosten erst einmal gebucht werden. Die Anwender können anschließend eine andere Reisekostenart wählen.
Kreditkarte
Die Spalte Kreditkarte muss der Spalte der abgekürzten Kreditkarte 530112******1234 zugeordnet werden. Während des Imports wird die importierte Kreditkartennummer angezeigt. Die automatische Zuordnung von der Kreditkartennummer zum Mitarbeiter oder zum zentralen Kreditkartenkreditor erfolgt mit dem Abschluß des Importassistenten.
Sonderfall: Zeile der Zahlung weglassen
In den Quellinformationen werden regelmäßig Zeilen auftauchen, wenn das Kreditkarteninstitut die offenen Beträge von der Bank einzieht. Diese Zeilen dürfen nicht importiert werden. In der Regel findet man eine Spalte, wie zum Beispiel die Spalte des Namens des Kreditkarteninhabers, die bei solchen Zeilen leer ist.
Identifikation "Zahlung"
Die Feldauswahl "Identifikation Zahlung" ermöglicht Regeln durch Klick auf Bearbeiten zu definieren.
Abbildung: Spezielle Regel für das Feld "Identifikation Zahlung"
Zur Prüfung, dass die Zeile weggelassen werden soll, kann die Zelle geprüft werden. Ist ein Wert in der Zelle, ist der Wert =0, <0,>0 oder <>0. Oder es wird auf den Textinhalt der Zelle geprüft.
Standardwerte
Wenn gewählt wurde, dass Standardwerte eingegeben werden müssen, so wird eine Seite zur Eingabe angezeigt.
Abbildung: Eingabe von Standardwerten beim Excelimport
Auf der Folgeseite werden die importierten Werte angezeigt und es wird geprüft, ob diese verarbeitet werden können.
Abbildung: Bearbeiten der importieren Zeilen
Auf der letzten Seite werden die Importdaten zu Reisezeilen verarbeitet. Erst in diesem Moment wird die Kreditkartennummer dem Mitarbeiter oder dem zentralen Kreditkartenkreditor zugeordnet.
Abbildung: Reisekostenimportassistent - Abschlußseite
Der Import zeigt die Anzahl der importierten Zeilen an. Dabei werden die Zeilen mit der Identifikation Zahlung weggelassen.
Abschließend wird für den aktuellen Monat die Maske "Reiseübersicht (Reiseerfassungen)" geöffnet. Siehe Reiseübersicht (& S. 18-97).