Eine integrierte Reisekostenerfassung (& S. 18-39) hat den Vorteil, dass eingegebene Daten direkt verarbeitet werden. Wenn sich aber Fehler einschleichen oder Mitarbeiter überhöhte Reisekosten einreichen, so müssen Kontrollmechanismen greifen, um einem eventuellen Missbrauch vorzubeugen.
Aus Sicht der Verarbeitung wurden in MARIProject deshalb zwei Freigaben realisiert:
Freigabe der Reisekosten-Erlöse durch den Projektleiter.
Freigabe der Reisekosten-Kosten durch den Vorgesetzten
Bevor diese Freigaben erfolgen, müssen die Reisen durch den Mitarbeiter abgerechnet werden. Siehe dazu das Kapitel Wöchentliche oder monatliche Abrechnung (& S. 18-51). Die erstellte Reiseabrechnung erhält eine Abrechnungsnummer. Die Reisen können dann nicht mehr editiert werden. Der Vorgesetzte oder der Projektleiter kann erst nach der Abrechnung mit der Freizeichnung beginnen.
Wird bei der Freigabe oder bereits bei der Kontrolle der Belege ein Fehler entdeckt, so kann auch die Reiseabrechnung storniert werden. Die einmalig vergegebene Abrechnungsnummer wird dadurch ungültig, so dass nicht versehentlich falsche Daten in die Buchhaltung gelangen.
Bitte beachten Sie hier den Unterschied zwischen den drei folgenden Kennzeichen:
Kennzeichen Reise abgerechnet
Sperrt die Bearbeitungsmöglichkeit einer ganzen Reise und wird durch den Mitarbeiter selbst gesetzt.
Kennzeichen Reisekosten-Kosten freigegeben
Erlaubt die Auszahlung der Kosten an den Mitarbeiter und wird durch den Vorgesetzten gesetzt. Diese Freigabe ist für die Buchhaltung als Information im Buchungsautomat Reisekosten (& S. 18-62) sichtbar.
Kennzeichen Reisekosten-Erlöse freigegeben
Erlaubt die Abrechnung der Erlöse über die Vertragsverwaltung an den Kunden und wird von dem Projektleiter gesetzt. Diese Freigabe ist für die Abrechnung zwingend erforderlich.
Zusätzlich sei hier erwähnt, dass es zwei weitere Kennzeichen gibt, die bei der späteren Bearbeitung wichtig werden:
Kennzeichen Reisekosten-Kosten gebucht
Kennzeichen, dass diese Spesen an die Buchhaltung übergeben wurden. Eine Änderung ist jetzt nicht mehr möglich.
Kennzeichen Reisekosten-Erlöse abgerechnet
Wurde an den Kunden eine Rechnung gestellt, so können diese Reisekosten-Erlöse nicht mehr bearbeitet werden.
Die Zuordnung eines Mitarbeiterverantwortlichen und dessen Vertreters erfolgt im Mitarbeiterstamm. Siehe dazu das Kapitel (& S. 4-18).
Damit die Freigabearbeit erleichtert wird, kann ein Projektleiter, der auch Vorgesetzter eines Reisenden ist, natürlich beide Freigaben auf einmal erledigen.
Es gibt zwei Benutzergruppen, die Reisen freigeben können:
Projektleiter: Der Projektleiter muss alle Kosten für sein Projekt, die an den Kunden weiterberechnet werden können, bestätigen. Die Freigabe ist zwingend erforderlich. Siehe Reisekosten - Freigabe durch Projektleiter (& S. 12-24).
Vorgesetzter: Die Auszahlung an den Mitarbeiter muss vom Vorgesetzten bestätigt werden. Diese Freigabe kann manuell durch Unterschrift oder über die MARIProject-Funktion Reisevorgesetztenfreigabe erfolgen. Siehe Reisekosten - Freigabe durch Vorgesetzten (& S. 12-26).