Buchungsautomat Reisekosten
Der Buchungsautomat Reisekosten erzeugt für alle Belege Buchungen zur Erstattung an den Mitarbeiter und gleichzeitig die Buchungen für die interne und externe Leistungsverrechnung.
In der Reisekostenabwicklung wird dabei die jeweilige Mandantenwährung der Mitarbeiter beachtet. Arbeitet ein Mitarbeiter in einem deutschen Mandanten, dann wird die Währung EUR angezeigt, arbeitet ein anderer in der Schweiz, dann wird alles in CHF angezeigt. Im Hintergrund wird immer die Systemwährung von MARIProject beachtet, aber der Anwender sieht nur seine Währung. Natürlich ist es weiterhin möglich, aus Sicht des Mitarbeiters fremde Währungen seiner Reisebelege zu verwenden.
Im Buchungsautomat kann eingestellt worden, in welcher Währung die Reisekosten innerhalb des eigenen Mandanten oder zwischen den Mandanten gebucht werden sollen. Ein Beleg in einer anderen Währung kann in der lokalen Währung oder in der Belegwährung verbucht werden.
Der Buchungsautomat kann aus der Maske Reiseabrechnungen über Optionen oder über Interne Abwicklung > Reiskostenabrechnung > Buchungsautomat Reisekosten geöffnet werden.
Abbildung: Buchungsautomat Reisekosten
Abrechnung
Durch Eingabe der Abrechnungsnummer im Kopf des Fensters, werden alle zugehörigen Reisen angezeigt. Der Suchfilter zeigt nur gültige Abrechnungsnummern, die noch nicht übergeben wurden.
Liste der Reisen
In der ersten Liste kann der Buchhalter die Reisen zu der Reiseabrechnungsnummer ansehen. Hierbei ist wichtig, dass der Buchhalter selbständig überprüft, ob die Reisen von dem Vorgesetzten oder von den Projektleitern freigegeben wurden. Dazu werden in der Reisezeile die Status der Freigabe angezeigt. Hierbei steht RK für die Freigabe Kosten/ Reisekosten und VK für die Freigabe Erlöse / Reisekosten.
Je nach Arbeitsablauf erlaubt MARIProject eine Erstellung der Buchungen, auch wenn diese weder durch den Vorgesetzten noch durch den Projektleiter freigegeben wurden.
In der Liste der Reisen kann über die rechte Maustaste in den Buchungsnachweis Reisekosten (& S. 18-81) verzweigt werden.
Reisebuchungen erzeugen
Über die Schaltfläche Reisebuchungen erzeugen werden im ersten Schritt die nötigen Sachkonten in den Arbeitsspeicher geladen (Buchungsmatrix). Anschließend werden die Buchungen für alle Kostenzeilen einer Reiseabrechnungsnummer berechnet.
Das Ergebnis der Berechnungen kann dann in der unteren Liste überprüft werden. Sollten Fehler in den Sachkonten oder Kostenstellen enthalten sein, können die automatisch vorgeschlagenen Sachkonten vom Buchhalter gewechselt werden oder man schließt das Fenster, da in dem Fall die Buchungen nicht verarbeitet werden.
Buchungszeilen
Jeder Reisekostenbeleg kann mehrere Buchungszeilen erzeugen. Zum einen verdoppeln sich die Buchungszeilen, wenn ein Reisebeleg auf zwei Projekte aufgeteilt werden muss, zum anderen können bei der Leistungsverrechnung mehrere Zeilen erstellt werden.
Abbildung: Register Buchungszeilen im Buchungsautomaten (Verteilung der Kosten auf mehrere Projekte)
Sachkonten
Bei der Erstellung der Reisekostenbuchungen im Buchungsautomaten können die automatisch vorgeschlagenen Sachkonten vom Buchhalter gewechselt werden.
In der Soll- und Habenspalte können die Konten editiert werden.
Buchungsbelege
Die erzeugten Buchungszeilen werden automatisch nach Mandant und Kreditor/Debitor gruppiert. Zum Beispiel werden alle Buchungszeilen zur Erstattung an den Mitarbeiter (Mitarbeiterkreditor), aller Weiterberechnungen an die Schwesterfirma (Debitor der Schwester) und die Kosten in dem Mandanten des Projektes (Einkaufskreditor) in drei Belege gruppiert.
Abbildung: Register Buchungsbelege im Buchungsautomaten
Über die Reisekostenregeln läßt sich konfigurieren, ob Journalbuchungen, Ausgangsrechnungen oder Eingangsrechnungen erstellt werden (& S. 18-22).
Buchungen speichern
Durch Klick auf Buchungen Speichern werden die Buchungen in die MARIProject-Datenbank gespeichert, und die Reisekosten-Kosten erhalten das Kennzeichen, dass sie gebucht wurden. Die Buchungen wurden allerdings noch nicht an die Finanzbuchhaltung übergeben.
Die Anzahl der erzeugten und gespeicherten Buchungen kann in der Maske unten rechts überprüft werden. Dabei werden alle gespeicherten Buchungen summiert, die noch nicht an die Finanzbuchhaltung übergeben wurden. Über die Schalfläche Drucken können die Buchungen in einer Liste dargestellt werden.
Buchungen übergeben
Erst die Schaltfläche Buchungen übergeben leitet die vorbereiteten Buchungen an die Finanzbuchhaltung bzw. Warenwirtschaft weiter.
Druckmöglichkeiten
Wenn eine Reiseabrechnung ausgewählt wurde, dann können mehrere Ausdrucke erstellt werden:
Das Buchungsjournal zeigt alle zu buchenden Belege, wie diese an die Finanzbuchhaltung übergeben werden.
Reisekostenbuchungsjournal nach Mandant
Dasselbe Buchungsjournal wie oben, gefiltert nach Mandant.
Reisekosten Belegübergabe
Mit dieser Option kann die Belegübergabe mit den Reisen und den Unterschriftenfeldern erneut erstellt werden. Wurde die Reise bereits an die Finanzbuchhaltung übergeben, so enthält der Bericht auch die Buchungen, so dass alle Informationen auf einem Bericht sind.
Buchungsfehler Reise FiBu
Anzeige aller Fehler, die bei der Übergabe entstanden sind. Siehe folgender Absatz.
Reisekostenbuchungsjournal
Das Reisekostenbuchungsjournal zeigt noch einmal im Druck alle relevanten Buchungen.
Buchungsfehlerliste
In der rechten unteren Ecke des Buchungsautomaten werden die Fehler angezeigt, die bei der Übergabe an die Finanzbuchhaltung entstanden sind. Durch Klick auf Drucken kann die Fehlerliste angezeigt werden.