Reisekostenregeln
Die Reisekostenregeln enthalten alle Einstellungen, die zur Abbildung der unterschiedlichen Ländereinstellungen notwendig sind. MARIProject stellt eine Reisekostenregel für Deutschland und eine Universalregel für anderen Länder zur Verfügung.
Um die Reisekostenregel zu definieren, wählen Sie MARIProject > Grundlagen > Reisekosten > Reisekostenregeln.
Abbildung: Reisekostenregeln Grundlagen
Im Register Grundlagen können Sie die Bezeichnung und ein Länderkürzel hinterlegen. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, sich die interne Reisenummer im Hauptprogramm und/oder im Web Client anzeigen zu lassen.
Für jedes Land können unterschiedliche Reisekostenregeln definiert werden. Die Zuordnung in MARIProject erfolgt entweder über den Mitarbeiterstamm oder über die Geschäftsbereichseinstellungen:
Geschäftsbereichseinstellung der Reisekostenregeln
Unter MARIProject > Grundlagen > Einstellungen > Reiseerfassung > Reisekostenregeln kann für jeden Mitarbeitergeschäftsbereich die gewünschte Regel eingestellt werden.
Regel je Geschäftsbereich
Zusätzlich können einzelnen Mitarbeitern abweichende Regeln zugeordnet werden. In den Stammdaten des Mitarbeiters kann dazu die Regel überschrieben werden.
Regel je Mitarbeiter
Siehe Erweiterung des Mitarbeiterstammes für die Reisekosten (& S. 18-85).
Ist am Mitarbeiter nichts anderes hinterlegt, wird die Einstellung des Mitarbeitergeschäftsbereiches verwendet.
Zeitsteuerung der Reisekostenregeln (Regelversion)
Die Reisekostenregeln können durch Gesetzesänderungen abweichen. Aus diesem Grund sind alle Einstellungen zeitgesteuert. Im Register Einstellungen des Reisekostenregelstammes kann auf der linken Seite die Zeitsteuerung eingestellt werden:
Abbildung: Reisekostenregeln: Einstellungen "Gültig Ab"
Über die Schaltfläche Neu kann eine neue Zeitsteuerung hinzugefügt werden. Für den Fall, dass sich die Reisekostenregeln bzw. Pauschalen durch den Gesetzgeber ändern, kann eine neue Regelversion erzeugt werden. Siehe Neuanlage einer Reisekostenregel (Variante 1) (& S. 18-31).
Register Grundlagen
Die Vorlage wird bei der Anlage einer neuen Regel sowie bei einer neuen Regelversion ausgewählt. Die Vorlagen enthalten alle relevanten Pauschalsätze zum jeweiligen Stichtag.
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Keine Tagesbehandlung: Die Eingabe eines Reiselandes je Tag ist nicht relevant und wird nicht abgefragt.
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Je eine Zeile je Tag mit Länderauswahl: Der Reisende kann für jeden Reisetag ein Reiseland angeben. Anhand dieser Länder wird die entsprechende Pauschale berechnet.
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Reisezeiten dürfen nicht überlappen: Die Uhrzeiten einer Reise dürfen sich nicht überschneiden, so dass sich der Mitarbeiter gleichzeitig immer nur an einem Ort befinden kann.
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Reisezeiten dürfen überlappen: Es können gleichzeitig mehrere Reisen erfasst werden. Es findet keine Kontrolle statt. (Diese Einstellung ist für Deutschland nicht zu empfehlen, da die Pauschalenberechnung dann falsche Zeiten für die Auswärtstätigkeit ermittelt.)
Die Einstellung, ob mit oder ohne Pauschale, wird automatisch bei der Anlage einer neuen Regel abhängig vom Land vorbelegt:
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Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen (Standard für Deutschland): Es werden gemäß der noch folgenden Einstellungen Pauschalen für die Übernachtung und die Verpflegung erstattet.
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Ohne Pauschalen (Standard für alle anderen Länder): Es werden keine Pauschalen automatisch über die Reisezeit ermittelt.
Das Standardreiseland wird bei der Erfassung vorbelegt und sollte natürlich mit dem Land vorbelegt werden, welches am häufigsten verwendet wird. Siehe auch Reiseländer (& S. 18-27).
Es können unterschiedliche Nachkommastellen für die einzelnen Parameter verwendet werden:
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Einzelpreis: Der jeweilige Einzelpreis auf dem Beleg (Standard = 2)
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Beträge: Unter Beträge wird das Ergebnis aus Menge mal Einzelpreis verstanden, der in der Regel immer 2 Nachkommastellen hat.
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Menge: Die Menge ist die Anzahl der Kilometer oder Nächte, die auf einem Beleg vermerkt ist. (Standard = 2)
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Kilometerpauschale: Die Kilometerpauschalen sind in manchen Ländern dreistellig (0,465 USD). Durch diese Einstellung können in den Grundlagen dreistellige Pauschalen hinterlegt werden.
Maximale Anzahl Tage je Reise
Aus dem Start- und dem Enddatum errechnet das System die benötigten Pauschalen. Da diese Berechnung von der Länge der Reise abhängt, kann das System sehr langsam werden, wenn man zum Beispiel ein falsches Jahr angibt. Daher kann eine Reise nur so lang sein, wie die Tage in dieser Einstellung.
Über die Schaltfläche Reiseländer können Sie die Einstellungen zu den einzelnen Reiseländern je Regel vornehmen. Siehe Reiseländer je Regelversion (& S. 18-27)
Register Buchungsautomat
Abbildung: Register Buchungsautomat in den Reisekostenregeln
Die Übergabe der Reisekostenabrechnungen an die Finanzbuchhaltung zur Auszahlung an den Mitarbeiter und zur internen sowie externen Leistungsverrechnung kann durch unterschiedliche Methoden erfolgen. Buchungen an den Mitarbeiter erfolgen in der Regel über eine Eingangsrechnung, damit das Zahlungsmodul die Auszahlung veranlassen kann. Der interne oder externe Verkauf der Reisekosten an einen anderen Geschäftsbereich oder einen anderen Mandanten kann über eine Journalbuchung oder über eine Ausgangsrechnung erfolgen.
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Ausgangsrechnung: <Buchung als Beleg> oder <Buchung als Journalbuchung>
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Storno Ausgangsrechnung: <Buchung als Beleg> oder <Buchung als Journalbuchung>
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Eingangsrechnung: <Buchung als Beleg> oder <Buchung als Journalbuchung>
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Storno Eingangsrechnung: <Buchung als Beleg> oder <Buchung als Journalbuchung>
Offene Posten Präfix
Die Reiseabrechnungen werden mit einem offenen Posten an die Buchhaltung übergeben. Die Nummer des offenen Postens setzt sich aus dem Präfix (z.B. "RK") und der sechsstelligen Abrechnungsnummer zusammen.
Mit der Schaltfläche Definition Buchungsautomat können die Einstellungen des Buchungsautomaten geändert werden. Siehe Definition Buchungsautomat (& S. 18-25).