Definition Buchungsautomat
Der Buchungsautomat (& S. 18-62) erstellt für die Reisenden Eingangsrechnungen oder Journalbuchungen und gleichzeitig eine interne oder externe Leistungsverrechnung. Die gewünschten Einstellungen können je Reisekostenregel und somit je Mitarbeiter-geschäftsbereich eingestellt werden.
Durch Klick auf die Schaltfläche Definition Buchungsautomat in den Reisekostenregeln können folgende Einstellungen vorgenommen werden.
Abbildung: Definition Buchungsautomat Reisekosten
Bitte beachten Sie die Überschrift der Einstellungsmaske, da diese die Reiseregel und die Gültigkeit der Einstellungen anzeigt.
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Reisekostenerfassung: Einstellung für alle Reisekostenzeilen.
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Reisekostenerfassung kalk. (Fahrkosten Firmenfahrzeuge): Neben den normalen Reisekostenbelegen gibt es eine Besonderheit bei Kilometern, die mit einem Firmenfahrzeug zurückgelegten wurden. Aus Sicht eines Projektes kosten die Fahrten im privaten Fahrzeug in etwa soviel, wie die Fahrten im Firmenfahrzeug. Die Kilometer für eine Fahrt im Firmenfahrzeug sind allerdings für die realen Kosten eines Firmenfahrzeuges irrelevant, da hier Tanken, Reparaturen etc. relevant sind. Um nun die Kosten zumindest kalkulatorisch an den Projektcode zu bekommen, kann für den Buchungsautomaten Reisekostenerfassung kalk. (Fahrkosten Firmenfahrzeuge) eingestellt werden.
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Reisekostenabrechnung Firmenkreditkarten: Siehe Definition Buchungsautomat zentrale Firmenkreditkarten (& S. 18-90)
Es sind grundsätzlich drei verschiedene Buchungsfälle zu unterscheiden:
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<Mitarbeitergeschäftsbereich = Projektgeschäftsbereich>: Es findet keine Verrechnung, sondern nur die Auszahlung an den Mitarbeiter statt.
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<Mitarbeitergeschäftsbereich <> Projektgeschäftsbereich, gleicher Mandant>: Dies wird als interne Leistungsverrechnung bezeichnet.
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<Mitarbeitergeschäftsbereich in anderem Mandant als Projekt>: Dies wird als externe Leistungsverrechnung bezeichnet.
Die Einstellungen können je nach Projekttyp vorgenommen werden.
Für die einzelnen Buchungsfälle kann die gewünschte Variante mit der Anzahl der Buchungen festgelegt werden.
Je Buchungszeile kann ein Buchungstext hinterlegt werden.
Siehe bitte Kapitel Leistungsverrechnung (& S. 19-1).
Über die Schaltfläche Simulation kann der Buchungssimulator gestartet werden. Siehe Buchungssimulator Reisekosten (& S. 18-37)