Erweiterung des Mitarbeiterstammes für die Reisekosten
Im Mitarbeiterstamm definieren Sie weitere Einstellungen für die Reisekostenabrechnung:
Zuordnung der Reiseregeln
Abbildung: Zuordnung einer Reisekostenregel im Register Organisation - Mitarbeitertyp des Mitarbeiterstamms
Kreditorzuordnung
Abbildung: Anlage eines Kreditors im Register Organisation - Geschäftsbereich des Mitarbeiterstamms
Es können zwei Kreditoren angelegt werden:
Jeder Mitarbeiter muss einem Kreditor in der Finanzbuchhaltung zugeordnet werden. Zu diesem Kreditor wiederum sollte in der Finanzbuchhaltung eine Bankverbindung eingetragen sein.
Zur Erstattung der Reisekosten wird jeweils ein offener Posten erzeugt.
Wenn ein Mitarbeiter Kosten über die Firmenkreditkarte bezahlt, dann werden diese Kosten regelmäßig von der Kartengesellschaft abgerechnet. Um hier eine leichtere Prüfung durchführen zu können, werden alle erfassten Belege der Reisekostenerfassung einem entsprechenden Kreditor mit einem offenen Posten zugeordnet.
Bei der Buchung der Ausgangszahlung durch die Kartengesellschaft können die offenen Posten dann wieder ausgeglichen werden, da der eigentliche Buchungsbeleg (z.B. Hotelbeleg) bereits über die Reisekostenabrechnung erstellt wurde.
Mitarbeitervorgesetzter
Vorgesetzter eines Mitarbeiters mit der Möglichkeit, die Reisen zu genehmigen.
Vertreter des Mitarbeitervorgesetzten
Optionales Feld für die gleiche Funktion als Vertretung für den Vorgesetzten.
Fahrzeugarten
Über ein eigenes Register können Sie die Kostenerstattung für die Mitarbeiter für die einzelnen Fahrzeugarten zeitgesteuert definieren. Siehe dazu auch das Kapitel Fahrzeugarten (& S. 18-17).
Abbildung: Register Organisation - Kilometergeld im Mitarbeiterstamm