Aus einem Vertrag können unterschiedliche Verkaufsbelegarten erstellt werden. Dieser Abschnitt gibt einen vollständigen Überblick aller Belegarten. Siehe auch Übersicht aller Einkaufsbelegarten (& S. 8-64).
Aus den Vertragspositionen, die an die Kunden abgerechnet werden können, kann jederzeit ein Angebotsbeleg erstellt werden. Wurde ein Angebot bereits an SAP Business One übergeben, so kann dieses in der Regel überschrieben werden. Dabei bleibt die Angebotsnummer erhalten und wird durch einen Buchstaben (Revision B, C, D...) ergänzt. Dies ist allerdings nur möglich, wenn noch kein Folgebeleg (Kundenauftrag) erstellt wurden. Siehe (& S. 7-97).
Wird eine bestehendes Angebot überschrieben und mit einer neuen Revision B versehen, so wird das ursprüngliche Angebot umgewandelt in den Belegtyp "Angebot (Archiviert)".
Einen Kundenauftrag, auch Auftragsbestätigung genannt, kann man aus dem Vertrag erstellen, um den Status des erhaltenen Auftrags zu kennzeichnen. Lagerhaltige Artikel auf dem Kundenauftrag werden für die Beschaffung in dem zugeordneten Lager reserviert (& S. 7-97). Artikel zum Festpreis, die nur indirekt an den Kunden geliefert werden, werden über einen Beleg "Lagerbedarf vom Projekt" reserviert.
Im Anlagenbau werden viele Artikel für die Produktion benötigt, die nur indirekt an den Kunden geliefert werden, da der Kunde nur das montierte Werk erhält. In der Auftragsbestätigung wird nur das montierte Werk aufgeführt, während die Einzelteile als Artikel zum Festpreis im Vertrag definiert sind. Möchte man für lagerhaltige Artikel den MRP-Assistenten von Business One verwenden, um über den Mindestbestand automatisiert das Lager auffüllen zu können, so muss der Bedarf angemeldet werden. Der Beleg Kundenauftrag erstellt diesen Bedarf. Um nun die Einzelteile ebenfalls in den Bedarf zu nehmen, wird ein Auftrag für die Einzelteile über einen Assistenten erstellt. Siehe (& S. 16-1).
Hinweis: Soll die reservierende Wirkung eines Kundenauftrages zurückgenommen werden, so muss dieser in Business One über die rechte Maustaste "geschlossen" werden.
Lieferschein/Lieferschein mit Wirkung
Aus dem Vertrag kann ein Lieferschein über das Menü Optionen > Lieferschein erstellen erzeugt werden. In der Vorschau des Lieferscheines kann man die Belegart auf Lieferschein mit Wirkung umstellen. Ein Lieferschein reduziert bei lagerhaltigen Artikeln den Lagerbestand und erzeugt, je nach Grundlageneinstellungen, die Kostenbuchung aus dem Kauf der Ware. Der Unterschied zwischen "Lieferschein" und "Lieferschein mit Wirkung" besteht darin, dass letzterer die Stundenbuchungen / Artikelbuchungen als abgerechnet markiert.
Der Beleg "Lieferschein mit Wirkung" sollte nur verwendet werden, wenn auf Grund von steuerlichen Besonderheiten eine Rechnungsstellung aus MARIProject nicht möglich ist, und der Abrechnungsprozess aus Sicht des Projektes mit dem Lieferschein beendet werden soll.
Soll ein Kunde eine Sammelrechnung in SBO auf Basis von mehreren Lieferscheinen erstellen, die gegebenenfalls aus mehreren Projekten/Verträgen erstellt werden, so kann ebenfalls mit der Belegart "Lieferschein mit Wirkung" der Prozess aus Sicht des Vertrages abgeschlossen werden.
Lagerentnahme (Lieferung) zum Projekt
Um dem Lager Artikel zum Festpreis zu entnehmen, wird ein Assistent zur Projektmaterialverwendung gestartet, der einen Lieferschein erstellt. Dieser Lieferschein wird intern als Lagerentnahme (Lieferung) zum Projekt bezeichnet (& S. 16-1).
Die Rechnung (& S. 7-97) enthält die Festpreise und die Aufwandspositionen aus dem Vertrag. Durch die Erstellung einer Rechnung werden die entsprechenden Positionen als abgerechnet gekennzeichnet. Siehe Abrechnung von Verträgen (& S. 13-3). Wird eine Rechnung über lagerhaltige Artikel erstellt, ohne dass ein Lieferschein zuvor erstellt wurde, wird die Lagerentnahme und gegebenenfalls die Kostenbuchung zur Beschaffung gleichzeitig mit der Rechnung durch Business One durchgeführt.
Die Belegart "Rechnung ohne Beleg" kann nach der Durchführung des Abrechnungsassistenten in der Vorschau des Beleges gewählt werden. "Rechnung ohne Beleg" wird verwendet, wenn man im Vertrag eine Rechnung darstellen möchte, die bereits manuell in Business One erstellt wurde. Aus Vertragssicht werden alle Daten als abgerechnet gekennzeichnet, aber es wird keine Rechnung an Business One übergeben. Gerade wenn MARIProject neu eingeführt wird und ein länger laufendes Projekt bereits in der Vergangenheit einige Rechnungen hatte, so können diese als "Rechnung ohne Beleg" nachgebildet werden.
Dieser Sonderfall wird erstellt, wenn eine Rechnung mit negativen Zeilen storniert werden soll. Dies ist allerdings mit SAP Business One bis einschließlich der Version 2007 nicht möglich. Die negativen Zeilen, die in der Gutschrift stehen sollten, werden als positive Zeilen in der "Gutschrift als Rechnung" gespeichert. Da aber die Version 8.8 negative Zeilen in Stornos erlaubt, werden diese entsprechend auch angelegt. Siehe Stornorechnung (& S. 7-162).
Aus dem Vertrag können Anzahlungsanforderungen erstellt werden. Die Anzahlungsanforderung wird ohne Umsatzsteuer gebucht, während die Anzahlungsrechnung mit Umsatzsteuer gebucht wird.
Analog zur Anzahlungsanforderung.
Hinweis: Für die Lokalisierungen Chile und Brasilien existieren Varianten von Rechnungen. Diese können im Abrechnungsassistenten manuell gewählt werden. Siehe Liste der Lokalisationen (& S. 80-3).
Wurde eine Rechnung erstellt, so kann diese nur über eine Stornorechnung korrigiert werden. Diese kann über die rechte Maustaste in der Liste der Belege zu einem Vertrag erstellt werden, allerdings nur dann, wenn der Kunde die Rechnung noch nicht bezahlt hat. MARIProject kann zur Zeit keine Teilstornorechnung oder Teilgutschrift erstellen. Das liegt daran, dass die Rechnung in der Regel auf Basis von Stundenbuchungen oder Artikelbuchungen erstellt wurde. Somit sind die Mengen von den Bewegungsdaten abhängig. Erfasst Mitarbeiter A 50 Stunden und Mitarbeiter B 50 Stunden, der Kunde möchte nun eine Gutschrift über 10 Stunden erhalten, so muss die Rechnung komplett storniert werden. Anschließend werden die zu fakturierenden Stunden geändert oder eine Korrekturbuchung wird erfasst, um eine neue Rechnung über 90 Stunden erstellen zu können.
Hinweis: Leider ist es in SAP Business One nicht möglich, eine Rechnung mit einer negativen Zeile zu stornieren. Dies ist erst mit der Version 8.8 möglich. Wenn man eine Rechnung zum Beispiel mit einem Sicherheitseinbehalt erstellt, dann hat diese eine negative Zeile. Diese Rechnung läßt sich nicht stornieren.
Wenn der Anwender eine Rechnung, die eine negative Position erhält, aus der Liste der Verkaufsbelege über die rechte Maustaste storniert, dann werden zwei Belege erzeugt: Eine Stornorechnung über alle positiven Positionen und eine Gutschrift als Rechnung für die negativen Positionen.
Ohne Beleg Storno
Analog kann eine historische Stornorechnung über "Ohne Beleg Storno" nachgebildet werden. Soll aus Vertragssicht eine Rechnung oder eine Rechnung ohne Beleg storniert werden, soll diese Stornierung allerdings nicht an Business One übergeben werden, zum Beispiel weil bereits manuell storniert wurde, so kann die Belegart "Ohne Beleg Storno" erzeugt werden.
Ohne Beleg ohne Wirkung
Es wird ein Proformabeleg angelegt, der keine Wirkung hat. Er dient lediglich der Belegansicht und wird nicht an SAP übergeben.
Rücklieferschein
Aus einem Lieferschein kann in der Liste der Belege ein Rücklieferschein erstellt werden. Dieser erhöht den Lagerbestand und reduziert die Kostenbuchung der Beschaffung.
Lagerretoure vom Projekt
Für die Artikel zum Festpreis kann über den Assistenten "Materialrückbuchung" die Rücklieferung erfasst werden. Der daraus erstellte Beleg wird als Lagerretoure vom Projekt bezeichnet (& S. 16-1).
Storno Lagerentnahme zum Projekt
Wird eine Lagerentnahme (Lieferung) zum Projekt storniert, wird ein Rücklieferschein erstellt, der als Storno Lagerentnahme zum Projekt bezeichnet wird.
Materialbedarfsanfrage
Mitarbeiter können für die Projektdurchführung oder Produktion Materialien in einem Workflow anfordern. Dazu wird eine Materialbedarfsanfrage zu einem Projekt/Vertrag erfasst (& S. 17-3).