Dieses Kapitel beschreibt alle aus den Einkaufsvorgängen erstellbaren Belegarten.
Siehe auch Übersicht über die Verkaufsbelegarten (& S. 7-160).
Aus einem Einkaufsvorgang kann jederzeit ein Bestellbeleg erzeugt und an den Lieferanten übergeben werden. Bereits an SAP Business One übergebene Bestellungen können überschrieben werden. Wie bei einem Angebotsbeleg (& S. 7-160), bleibt dabei die Bestellnummer erhalten und wird durch einen Buchstaben (Revision B,C,D...) ergänzt. Auch in diesem Fall ist dies nur möglich, wenn noch kein Folgebeleg (Wareneingang) erstellt wurde.
Wird in einem Einkaufsvorgang über die Option Bestellung erstellen (Bestellung aktualisieren) eine Revision einer Bestellung erzeugt (eine bereits erstelle Bestellung wird überschrieben), so wird die vorherige Version (Revision A) mit einem neuen Belegtyp gekennzeichnet (Bestellung (Archiviert)). Um geänderte Positionen leichter erkennen zu können, werden die geänderten Positionen in schwarz und die älteren Versionen in grau dargestellt.
Im Einkaufsvorgang hat man die Möglichkeit, Preisanfragen an die Lieferanten zu stellen (& S. 8-44). Die Lieferanten können dann ein Angebot abgeben. Diese Preise werden in der Bestellanfrage gespeichert.
Aus der Vielzahl von Bestellanfragen kann bei einer Rückmeldung der Lieferanten das beste Angebot ausgewählt und eine Bestellung für diesen Einkaufsvorgang erzeugt werden.
Bestellanfragen können über Einkaufsprozesse auch für Akquisitionsprojekte angelegt werden.
Das Einkaufsmodul vom MARIProject bietet die Möglichkeit, Bestellanfragen an die Lieferanten zu stellen. Haben nun mehrere Lieferanten eine Bestellanfrage erhalten, so werden diese in der Regel eine Rückmeldung, also ein Angebot abgeben. Die Konditionen können jeweils in einer Preisrückmeldung gespeichert werden, siehe (& S. 8-43) und (& S. 15-36).
Wenn ein Lieferant die Bestellung bestätigt, dann kann mit dem Beleg Bestellbestätigung das Datum und die Bestätigungsnummer gespeichert werden.
Wenn zum Zeitpunkt der Bestellung, die Lieferadresse noch nicht fest steht, so kann man dem Lieferanten einen Lieferauftrag senden. Dieser beschreibt den Ort und den gewünschten Zeitpunkt der Lieferung.
Aus einem Einkaufsvorgang oder dem Einkaufsbelegerfassungs-Assistenten kann die Belegart Wareneingang erzeugt werden. Ein Wareneingang erhöht bei lagerhaltigen Artikeln den Lagerbestand.
Die Eingangsrechnung enthält alle Einkaufspositionen aus einem Einkaufsvorgang. Eine Eingangsrechnung kann bequem über Optionen > Eingangsrechnung erstellen im Einkaufsvorgang oder mit dem Assistenten Einkaufsbeleg erfassen gestartet werden. MARIProject ordnet die Eingangsrechnung einem Projekt und einer Phase zu und nimmt automatisch die Artikelbuchung vor, so dass die Waren gegebenenfalls an den Kunden weiterberechnet werden können. Wird eine Eingangsrechnung über lagerhaltige Artikel erstellt, ohne dass zuvor ein Wareneingang erstellt wurde, so werden die Waren bei der Erstellung der Eingangsrechnung durch SAP Business One ins Lager gebucht.
Einkaufsanzahlungsanforderung
Der Lieferant erwartet eine Anzahlung in festgelegter Höhe zu einem bestimmten Termin. Dieser Beleg erzeugt in der Warenwirtschaft keine Journalbuchungen.
Einkaufsanzahlungsrechnung
Der Lieferant hat eine Rechnung über eine zu leistende Anzahlung zugesendet. Dieser Beleg erzeugt in der Warenwirtschaft eine Journalbuchung gegen ein Verrechnungskonto und weist dadurch die Rechnung auch im OP-Betand aus. Mit der Schlussrechnung wird das Verrechnungskonto wieder aufgelöst.
Wurde ein Wareneingang erstellt, so kann in der Liste der Belege eine Retoure erstellt werden. Dieser verringert den Lagerbestand und erhöht die Kostenbuchung der Beschaffung.
Wird eine Eingangsrechnung storniert, erzeugt MARIProject die Belegart Eingangsgutschrift. Diese kann über die rechte Maustaste in der Liste der Belege zu einem Vertrag erstellt werden. Diese Belegart wird in SAP Business One ebenfalls als Eingangsgutschrift übernommen.
Werden mehrere Bestellungen beim Lieferanten in einer Bestellung zusammengefasst, so ist es möglich, diese in einem Vorgang zu erfassen. Notwendig ist hier, dass es mehrere Bestellungen in den Einkaufsprozessen für den Lieferanten gibt. Eine Sammelbestellung kann durch den Bestellsammler oder durch den Assistenten Einkaufsbeleg erfassen (Lieferanten) gestartet werden.
Analog zu einer Sammelbestellung können mehrere Wareneingänge für mehrere Einkaufsvorgänge und Projekte in einem Vorgang erfasst werden. Auch hier ist es notwendig, dass mehrere Wareneingangsscheine in den Einkaufsprozessen für den Lieferanten existieren.
Analog zu einer Sammelbestellung können auch Eingangsrechnungen für mehrere Projekte zusammen in einem Vorgang erfasst werden. Eingangsrechnungen, wie auch Wareneingangsbelege, werden basierend auf den Einkaufsprozessen projektbezogen verwaltet.
Analog zu den Sammelbestellungen können mehrere Eingangsgutschriften an einen Lieferanten in einen Vorgang erfasst werden.
Analog zu den Sammelbestellungen können mehrere Retouren an einen Lieferanten in einen Vorgang erfasst werden.
Unter Sammelbeleg wird ein Beleg von/an Lieferanten bezeichnet, der programmtechnisch in Teilbelege (Teilbestellung, Teilwareneingang, Teileingangsrechnung, Teilretoure, Teileingangsgutschrift) aufgeteilt wird, damit aus Sicht eines einzelnen Projektes nur die Bestellungen, Wareneingänge, Eingangsrechnungen, Retouren und Eingangsgutschriften berücksichtigt werden, die auch für dieses Projekt relevant sind. Ein Sammelbeleg wird als normaler Beleg an Business One übergeben, allerdings werden die Mengen entsprechend der Projekte aufgeteilt. Zum Beispiel werden 10 Stück eines Artikels geliefert, davon sind 8 Stück für Projekt A und 2 Stück für Projekt B. In diesem Fall erscheinen zwei Zeilen in SAP Business One (8 und 2), damit der Projektcode (Kostenträger) zeilenspezifisch übergeben werden kann. Aus diesem Grund ist die Belegart Sammelbestellung der Teilbestellung untergeordnet.
Werden für ein Projekt Materialien benötigt, so besteht die Möglichkeit, Materialien innerhalb eines Unternehmens von einem Lager in ein anderes (näheres) Lager umzubuchen. Der Lagerumbuchungsauftrag ist eine Auftragsbestätigung, dass eine Umbuchung stattzufinden hat.
Interner Warenausgang zur Umlagerung
Mit der Belegart erhalten Sie eine Bestätigung, dass ein Warenausgang stattgefunden hat. Der Lagerbestand hat sich reduziert.
Interner Wareneingang von Umlagerung
Bei der Umbuchung werden die Artikel in ein anderes Lager exportiert. Der Lagerbestand erhöht sich. Diese Belegart bestätigt den internen Lagerzugang (Wareneingang).