Grundlageneinstellungen
In diesem Kapitel werden die Grundlageneinstellungen am Beispiel des Urlaubsantrages besprochen (Grundlagen > Einstellungen > Antragsverwaltung > Urlaubsantrag > Antrag sichtbar). Viele der Einstellungen sind gleich für alle Antragstypen. Diese Einstellungen werden hier einmal beschrieben. Im folgenden Text werden die Unterschiede erläutert.
Mails mit Absender gemäß Grundlageneinstellungen versenden
Normalerweise werden E-Mails aus der Antragsverwaltung mit dem Absender aus dem Personenstamm versendet.
Dies ist aber unter Umständen nicht möglich.
Ist diese Option aktiviert, werden die E-Mails mit dem Absender aus Grundlagen > Einstellungen > Benachrichtigungen > E-Mail Einstellungen versendet. Siehe E-Mail Einstellungen Fat Client (& S. 3-123).
Mitarbeitergeschäftsbereich
Die meisten Einstellungen sind je Mitarbeitergeschäftsbereich einstellbar. So können für einzelne Betriebsbereiche zum Beispiel Anträge sichtbar oder unsichtbar geschaltet werden.
Abbildung 52261: Grundlagen > Einstellungen > Antragsverwaltung > Urlaubsantrag > Antrag sichtbar
Grundlageneinstellungen für alle Antragstypen
Antrag sichtbar
Für die einzelnen Antragstypen kann je Mitarbeitergeschäftsbereich die Sichtbarkeit eingeschaltet werden.
Ein Mitarbeiter kann einen Antrag bearbeiten und dann entscheiden, ob der Antrag an den Vorgesetzten (bzw. den oder die Genehmigenden) abgesendet werden soll. Dazu muss ein Auswahlfeld aktiv gewählt werden. Durch die Vorbelegung ist das Feld automatisch gewählt.
Für die einzelnen Antragstypen können je Mitarbeitergeschäftsbereich eigene Genehmigungsverfahren definiert werden. Siehe Genehmigungsprozesse für Anträge (& S. 36-33).
Wichtig: Wenn kein Genehmigungsprozess ausgewählt ist, dann werden die Anträge immer an den Vorgesetzten aus dem Mitarbeiterstamm gesendet.
Benachrichtigungen
Abbildung 52311: Grundlageneinstellung > Antragsverwaltung > Antrag Mehrarbeit > Benachrichtigungen
Für alle Anträge können Benachrichtigungen für fünf Ereignisse definiert werden.
Antrag
Der Antrag wird mit dem Kennzeichen "Antrag senden" gespeichert.
Zustimmung
Wird einem Antrag zugestimmt bzw. aktiv nicht zugestimmt, werden Benachrichtigungen gemäß Einstellungen versendet.
Genehmigung
Der Vorgesetzte oder der Genehmigende genehmigt den Antrag. Dieses Ereignis wird nicht ausgeführt, wenn zum Beispiel ein Projektleiter lediglich zustimmt. Siehe Genehmigungsprozess (& S. 37-5).
Ablehnung
Wird ein Antrag abgelehnt, können für dieses Ereignis Benachrichtigungen definiert werden.
Storno
Wird ein Antrag durch den Antragsteller, den Vorgesetzten oder das Back-Office storniert, können ebenfalls Benachrichtigungen gesendet werden.
Siehe Benachrichtigungen (& S. 36-4) im Kapitel Workflow.
Grundlageneinstellungen speziel für Urlaubsanträge
Halbe Tage wählbar
Es kann für den ersten Tag und für den letzten Tag die Option "Halber Tag" gewählt werden. Für Mitarbeiter mit einer Sollarbeitszeit von 8 Stunden wird dann entsprechend 4 Stunden Urlaub eingetragen.
nicht beantragten Urlaub planen
Wenn diese Option für den Mitarbeitergeschäftsbereich aktiviert ist, wird beim Absenden des Urlaubsantrages bereits eine Planung auf das dem Mitarbeiter zugeordnete Urlaubsprojekt eingetragen. Diese Planung hat eine andere Farbe als der genehmigte Urlaub, sie zeigt aber für andere Projektleiter sichtbar an, dass der Mitarbeiter in diesem Zeitraum einen Antrag eingereicht hat.
Grundlageneinstellungen speziel für Gleitzeitanträge
Gleitzeitanträge automatisch freigeben
Wenn diese Option aktiv ist, werden die Gleitzeitanträge automatisch freigegeben, d.h. der Genehmigungsprozess wird nicht berücksichtigt.
nicht freigegebene Gleitzeit planen
Die Planung auf das Gleitzeitprojekt kann bereits bei der Absendung eines Gleitzeitantrages eingetragen werden.
Grundlageneinstellungen speziel für Antrag Mehrarbeit
Projektauswahl Pflicht
Für die Antragstypen "Antrag Mehrarbeit" und "Antrag Lohnzuschläge" kann eine Projektauswahl als Pflicht eingestellt werden.
Grundlageneinstellungen speziel für Antrag Auszahlung Überstunden
Mindestüberstunden
Unter diese Wert kann man keine Antrag stellen.
Stichtag nur Ultimo
Für den Antragstyp "Antrag Auszahlung Überstunden" kann gewählt werden, dass die Mitarbeiter nur zum Jeweils Monatsletzten des Vormonats Anträge stellen können.