Grundlagen - Sammelmappen

MARIProject ermöglicht Dokumente und Notizen an den Stammdaten zu speichern. Die Dokumente und Notizen werden in einer Sammelmappe hinterlegt. Sammelmappen stehen in folgenden Stammdaten zur Verfügung (siehe (& S. 2-33)):

• Register Mitarbeiter: Mitarbeiter, Ressourcenpool, Qualifikationen, Qualifikationspläne, Qualifikationsmaßnahmen

• Register Projekte: Projekte, Phasenstamm, Leistungen

• Register Auftragsabwicklung: Verträge, Vertragspositionen, Verkaufsbelege, Verkaufsbelegpositionen

• Register Einkaufsabwicklung: Einkaufsvorgänge, Einkaufsvorgangspositionen, Einkaufsbelege, Einkaufsbelegpositionen, Vorerfassungsbeleg

• Geräte-/Maschinenverwaltung: Geräte-/Maschinenkategorien, Geräte/Maschinenstamm

• Register Warenwirtschaft: Geschäftspartner, Artikelstamm, GP-Audits, GP-Auditpläne, GP-Auditvorlagen

• Register Support: Supportprodukte, Supportproduktversion, Supportproduktmodul, Supportproduktlizenz, KB Artikel

• Register Serviceeinsätze: Kundenserviceobjekt, Kundenstandorte, Serviceplanvorlage, Serviceplan, Checkliste, Qualitätsprozess, Serviceeinsätze, Interner Serviceeinsatz, Prüfauftrag

 

Abbildung 00239: Anlegen von Sammelmappen für das Register Projekte

 

 

Abbildung 00241: Sammelmappen im Projektstamm

Berechtigungen für einzelne Dokumentenregister

Die einzelnen Dokumentenregister können mit Benutzergruppenrechten versehen werden. Dies ermöglicht Benutzern zum Beispiel, auch Dokumente von Projekten einzusehen, für die sie nicht Projektleiter oder Vertreter sind.

Die Berechtigungen werden über die rechte Maustaste und die Option „Eigenschaften“ eingestellt.

Abbildung 06583: Einstellung der Berechtigungsgruppen für die Sammelmappe

Anschließend erscheint eine neue Einstellungsmaske mit weiteren Registern:

• Grundlagen: Diese Register wird im folgenden beschrieben: Eigenschaft- Register Grundlagen (& S. 3-50)

• Berechtigungen: Rechte für die Sammelmappen im Hauptprogramm

• Web Client (LAN): Rechte für die Sammelmappen im Web Client über LAN Verbin­dung

• Web Client (WAN): Rechte für die Sammelmappen im Web Client über WAN Verbin­dung

• Kundenberechtigungen: Rechte für Sammelmappen, die im Kundenportal sichtbar gemacht werden sollen.

Die jeweiligen Mitarbeiter können über ihre Berechtigungsgruppen Zugriff auf einzelne Register erhalten. Wenn eine Gruppe das Alles-Recht hat, dann können Anwender die Sammelmappe einsehen, auch wenn sie kein Recht haben, auf die Projektdaten zuzugreifen.

Abbildung 06584: Gruppenberechtigung

Eigenschaft- Register Grundlagen

 

Abbildung 52011: Sammelmappen-Berechtigungen - Register Grundlagen

Standardpfad

Um leichter auf Dokumente verweisen zu können, kann jedem Register ein Pfad zugeordnet werden. Dieser Pfad wird als Standardpfad beim Öffnen der Datei verwendet.

Registertyp   

Hier wird der Typ des Registers festgelegt. Je nach Einstellung verhält sich dieses Register anders, d.h. es fungiert entweder als normale Dokumentenablage oder als Verknüpfung zu einem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Folgende Optionen sind auszuwählen:

• Register für Sammelmappe: Es handelt sich um eine normale manuelle Ablage. Die Dokumente werden in dieser Sammelmappe entweder in der Datenbank selber angelegt oder es wird eine Verknüpfung zum einzelnen Dokument erstellt.

• Register für referenzierte Sammelmappe: Zum Beispiel in Vertragspositionen ist es sinnvoll, die Dokumente zu einem Artikel sehen zu können. Dazu kann man ein Register "Art->Doc" anlegen und auf ein beliebiges Register des Artikelstamms verweisen. Es kann auch auf das Register "Alle" des Artikels verwiesen werden. Im Vertragsstamm werden dann die Dokumente aus dem Artikelstamm zugänglich gemacht.

• Register für referenzierte Sammelmappe (Kopie): Diese Variante der referenzierten Sammelmappe zeigt nicht den Inhalt aus der referenzierten Dimension an, sondern erzeugt eine Kopie auf das oder die Dokumente. Dabei wird lediglich der Verweis auf das Dokument kopiert, nicht die Bytes in der Datenbank. Wird dann zum Beispiel im Artikel eine neue Version eingespielt, dann bleibt der Verweis auf die alte Version, da diese zum Zeitpunkt der Anlage (der Vertragsposition) richtig war.

• Sammelmappenarchiv: Mit dieser Option werden Dokumente angezeigt, die über „Sammelmappenarchiv“-System archiviert sind, wenn dieses System als aktives DMS-System aktiviert ist. Siehe Grundlagen für die Archivierung (& S. 45-36).

• ELO Professional/ELO Enterprise: Wenn Sie das Dokumentenmanagementsystem ELO Professional oder ELO Enterprise benutzen, können Sie für einige Dimensionen (z.B. Geschäftspartner, Projektnummer, Vertragsstamm, Belegvorschau) ein Sammel­mappenregister erstellen, welches dynamisch die Dokumente aus dem ELO-Archiv abfragt. Es werden dann alle Dokumente für diesen Geschäftspartner bzw. für das Pro­jekt angezeigt. Es werden also auch Dokumente angezeigt, die manuell verschlagwor­tet wurden. Es kann nur genau ein Register dieses Typs pro Dimension angelegt werden. Siehe Dokumenten-management ELO4SAP Business One (& S. 45-1).

Referenz

Hier wird definiert, auf welches Sammelmappenregister referenziert werden soll.

Vorbelegung Print/Export

Hier können Sie Vorbelegungen für den Druck und Export von Dokumenten vornehmen:

• Keine vorbelegen

• Nur das neueste Dokument

• Alle Dokumente innerhalb des letzten Monats

• Alles vorbelegen

Auf dem Alles-Regi­ster anzeigen

Wenn diese Option aktiviert ist, werden alle Dokumente dieser Sammelmappe im Register „Alles“ angezeigt.

Dokumente beim Druck anbieten

Wenn Sie diese Option aktivieren, werden alle Dokumente dieser Sammelmappe beim Druck zur Auswahl angeboten.

Pfade

Falls kein Standardpfad für die einzelnen Register angegeben wurde, kann in der Einstellung Pfade ein Standardpfad je Dimension definiert werden.

Abbildung 06631: Pfadeinstellung

Sammelmappenein­träge standardmä­ßig in die DB einfügen

Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Einträge in der Datenbank gespeichert und nicht nur eine Verknüpfung des Dokumentes erstellt. Siehe im Hauptprogramm Sammelmappen (& S. 2-33) und in Web Sammelmappe (& S. 48-112).

Im Gegensatz zu SAP Business One werden die Pfadeinstellungen nur verwendet, um bei der Suche nach Dokumenten in diesem Pfad die Suche zu starten. Entweder wird der Pfad zu der Stelle angegeben, an der die Dokumente liegen, oder die Dokumente werden in die Datenbank kopiert.