Grundlagen für die Archivierung

Assistent zum Einstellen der DMS-Schnittstelle (Seite 1)

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Abbildung: Assistent zum Einstellen der DMS-Schnittstelle (Seite 1)

Aktives DMS System

Stellen Sie hier ein, welches DMS-System für die Archivierung verwendet werden soll. Die Liste bietet je nach Lizenz unterschiedliche Möglichkeiten:

Archivierung beim Sofortdruck

Durch Klick auf das Drucksymbol in der Ikonenleiste von SAP Business One wird ein Beleg an den Drucker geschickt. Mit dieser Option wird der Ausdruck als PDF archiviert.

Archivierung beim Druck aus der Vor­schau

Wird das Dokument aus der Vorschau gedruckt, sollte es ebenfalls archiviert werden.

Archivierung beim Anzeigen der Vor­schau

Bei dieser Option wird ein Dokument direkt archiviert, wenn es nur in der Vorschau angezeigt wird.

Archivierung des Belegs beim E-Mail-Versand

Das Dokument wird direkt archiviert, wenn das Dokument aus MARIProject per E-Mail versandt wird. Für weitere Informationen hierzu, siehe (& S. 45-44).

Archivierung von Historieninstanzen

In SAP Business One können die archivierten Versionen eines Dokumentes über Extras > Änderungsprotokoll eingesehen und gedruckt werden. Die Option "Archivierung von Historieninstanzen" legt fest, ob ein Druckauftrag dieser Instanz eine Archivierung durchführt.

Archivierung von geparkten Belegen

In SAP Business One können Entwürfe von Belegen als geparkte Belege gespeichert werden. Die Option "Archivierung von geparkten Belegen" legt fest, ob eine Archivierung beim Druck des geparkten Beleges durchgeführt wird.

Archivierung von MARIProject Bele­gen

Einige Belege existieren nicht in SAP Business One (Bestellbestätigung, Preisrückmeldung...). Durch diese Option werden auch diese Belege beim Druck archiviert.

Assistent zum Einstellen der DMS-Schnittstelle (Seite 2)

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Abbildung: Assistent zum Einstellen der DMS-Schnittstelle (Seite 2)

ELO Professional/ELO Enterprise: DMS-Datenbank

Es wird ein Zugriff auf die Archivierungsdatenbank von ELO benötigt.

Server

Name des SQL Servers. In der Regel liegt die ELO-Datenbank auf dem gleichen Server, wie die SAP Business One-Datenbanken.

Datenbank

Name der ELO-Datenbank

DB User/DB Passwort

Zugangsdaten zur Datenbank

Integrierte Windows-Authenti­fizierung

Ist dieses Kontrollkästchen markiert, dann wird sich über die integrierte Windows-Authentifizierung an ELO angemeldet.

Login testen

Durch Drücken dieser Schaltfläche wird eine Verbindung zur ELO-Datenbank hergestellt.

Views anlegen

Zur automatischen Archivierung von Belegen über den BLP Output Manager durch Drucken in den speziellen BLP Druckertreiber werden auf der Datenbank einige Abfragen benötigt, die durch diese Schaltfläche angelegt werden. Bitte beachten Sie, dass bei späteren Änderungen die Abfragen neu erstellt werden müssen:

info.pngSollte die ELO-Datenbank nicht auf dem gleichen Server wie die SBO-Datenbank liegen, dann werden die Views in der MARIProject-Datenbank abgelegt.

Für weitere Informationen hierzu, siehe (& S. 45-50).

Simulator

Über die Schaltfläche "Simulator" wird ein Formular geöffnet, um die Vorbereitung von Belegdesign mit Crystal Reports simulieren zu können. Siehe Simulator der Befehlszeile zur Drucksteuerung (& S. 45-46).

Config bearbeiten

Die Einstellungen der *.config-Dateien können über die Schaltfläche "Config bearbeiten" angepasst werden. Unter anderem ist es möglich, dort die Archivstruktur anzupassen.

Für weitere Informationen hierzu, siehe (& S. 45-52).

ELO Professional / ELO Enterprise: ELO Indexserver

Um auf die bereits archivierten Dokumente zugreifen zu können, wird die Verbindung zum ELO Indexserver benötigt.

ELO Indexserver

URL zum Server: http:// oder https://, dann der Server und der Port, sowie dem entsprechenden virtuellen Verzeichnis: Beispiel

http://eloserver.maringo.local:8080/ix-elo1/ix

ELO Passwort

Kennwort des Administrators in ELO.

Login testen

Prüfung des Indexservers.

Weitere Einstellungen

Liste der verknüpf­ten Dokumente im Programm anzeigen

Über die Auswahl "Liste der verknüpften Dokumente im Programm anzeigen" werden zum Beispiel die Dokumente zu einem Geschäftspartner in SAP Business One angezeigt. Dabei werden die Dokumente immer in einer Liste angezeigt, selbst wenn nur 1 verknüpftes Dokument vorhanden ist. Wird das Kontrollkästchen nicht gewählt, dann wird der Menüpunkt nicht angezeigt.

Dokumente aus ELO Postbox verknüpfen

Diese Einstellung bewirkt, dass über die rechte Maustaste in Belegen eine Verknüpfung angeboten wird.

Eingangs- und Aus­gangszahlungsjour­nale mit Kontoauszügen ver­knüpfen

Mit dieser Option wird eingestellt, dass beim Klick auf die DMS-Schaltfläche bei Journalbuchungen von Eingangs- und Ausgangszahlungen die entsprechenden Kontoauszüge in ELO rausgesucht werden sollen. Ist das Kontrollkästchen markiert, wird immer nach Kontoauszügen gesucht und nicht nach der Journalbuchung von Eingangs- und Ausgangszahlungen.

Loggen einschalten

Diese Einstellung wird nur für den aktuell angemeldeten Benutzer gesetzt. Sollte ein Dokument nicht verschlagwortet worden sein, kann diese Einstellung genutzt werden, um den Fehler zu suchen. Es werden alle Schritte protokolliert. In der Datei MARIProject.exe.config können Sie angeben, wo die Log-Datei gespeichert werden soll (Standard: %temp%/MARIDMS.log). Nach Lösung des Problems sollte der Haken wieder entfernt werden.

BLP Lizenz-Kunde

Bitte geben Sie die genaue Lizenzbezeichnung aus der BLP Lizenz ein. Diese wird in der Befehlszeile benötigt, um den Druckauftrag der richtigen Archivdatenbank zuordnen zu können.

BLP Archivname

Logischer Name zur Archivierung: In der Regel heißt das Archiv "Archiv".

BLP Ablageprofil

Im Ablageprofil wird der Pfad zur Ablage in ELO definiert.

Standard: „ELO4SAP Business One“

Benutzermethode

Über die Einstellung "Benutzermethode" wird definiert, wie die Verknüpfung von Benutzern in SAP/MARIProject und den Benutzern in ELO erfolgt. Dabei stehen drei Möglichkeiten zur Auswahl: