Wartungsgebühren können über die Vertragsverwaltung von MARIProject bequem in unterschiedlichen Intervallen den Kunden abgerechnet werden. Es werden jährliche, halbjährliche und quartalsweise Abrechnungen angeboten. Mit der Version 5.2 werden folgende wesentliche Neuerungen eingeführt:
Justierung des Wartungszeitraums in den Jahresrhythmus: Wird ein Wartungsvertrag mit zum Beispiel jährlicher Wartung im Oktober eines Jahres abgeschlossen, so soll der Kunde eine Rechnung über drei Monate (Oktober-Dezember) und anschließend Jahresrechnungen beginnend mit dem Januar erhalten. Siehe auch Laufzeiten von Wartungspositionen (& S. 7-127)
Verteilung der Erlöse auf einzelne Monate: Die Erlöse einer zum Beispiel Jahreswartungsrechnung sollen anteilig auf 12 Buchungsmonate gebucht werden.
Wartungspositionen auf der Einkaufsseite: Es können nun auch Wartungspositionen über Einkaufsvorgänge eingekauft werden.
Abgrenzung der Wartungskosten: Werden Einkaufsvorgänge zu Wartungspositionen erstellt, so kann mit der Bestellung eine Abgrenzung der Kosten auf den Zeitraum verteilt vorgenommen werden. Die abgegrenzten Kosten werden dann durch die Eingangsrechnungen aufgelöst und wieder auf den Zeitraum verteilt.
Um nicht in die Buchungsautomatik der Rechnungserstellung von SAP Business One einzugreifen, wird die Rechnung mit den Wartungspositionen normal erstellt und zum Beispiel bei der Jahreswartungsrechnung wird der volle Erlös (12.000€) im Januar gebucht.
MARIProject bucht anschließend eine Abgrenzung im Januar von -12.000€ und dann in allen zwölf Monaten jeweils eine Buchung von 1.000€. In diesem Beispiel werden neben der Originalrechnungsbuchung 13 weitere Journalbuchungen erstellt.
Pro Rata Regel
Zur Definition der Verteilungsbuchungen werden "Pro Rata-Regeln" verwendet, die an der jeweiligen Wartungsposition ausgewählt werden können. Die Regel definiert verschiedene Vorgehensweisen bei der Verbuchung der Abgrenzung und definiert die gewünschten Sachkonten.
Zur Vorbereitung der neuen Funktionalität müssen Regeln definiert werden.
MARIProject > Interne Abwicklung > Pro Rata für Wartungspositionen > Regeln Vertragsabrechnung Pro Rata VK. Siehe Pro Rata-Regel Verkauf (& S. 22-6)
MARIProject > Interne Abwicklung > Pro Rata für Wartungspositionen > Regeln für Vertragsabrechnung Pro Rata EK. Siehe Pro Rata-Regeln Einkauf (& S. 22-18)