Die jährlichen Urlaubstage der Mitarbeiter können im Mitarbeiterstamm eingetragen werden. Möchte ein Mitarbeiter Urlaub, so kann er den Urlaub über das Hauptprogramm oder über den Web Client beantragen. Siehe Neuanlage Urlaubsantrag (& S. 37-19). Der Vorgesetzte erhält daraufhin eine Mitteilung, dass der Mitarbeiter Urlaub beantragt. Der Urlaub kann nun vom Vorgesetzten genehmigt oder abgelehnt werden. Der Mitarbeiter erhält entsprechend eine Benachrichtigung, ob der Urlaub bewilligt wurde oder nicht.
Um Urlaubstage in Anspruch nehmen zu können, muss der Mitarbeiter einen Urlaubsantrag erfassen. Dieser Antrag muss vom Vorgesetzten (oder Genehmigenden) freigegeben werden, siehe auch Genehmigungsprozesse für Anträge (& S. 36-33). Durch die Freigabe werden die Stunden direkt auf das Urlaubsprojekt gebucht.
Folgender Workflow findet statt:
Der Mitarbeiter erfasst und bearbeitet seinen Wunschurlaub.
Der Urlaubsantrag wird an den Vorgesetzten (oder Genehmigenden) geschickt. Zugleich wird der gewünschte Urlaubszeitraum in die Planung des Urlaubsprojektes eingetragen.
Der Vorgesetzte erhält den Antrag und überprüft diesen. Folgende Situationen können nun eintreten:
Der Urlaub wird genehmigt: In diesem Fall wird der Urlaubszeitraum als Istbuchung eingetragen und die Anzahl der verfügbaren Urlaubstage wird reduziert.
Der Urlaub wird nicht genehmigt: Bei Ablehnung des Antrages wird die Planung wieder gelöscht und der Mitarbeiter informiert.
Der Mitarbeiter zieht seinen Urlaubsantrag zurück: Wenn ein Urlaub zurückgenommen werden soll, so wird dies durch den Vorgesetzten veranlasst und die Istbuchungen sowie die Planungen werden gelöscht. Die Rücknahme wird entsprechend dokumentiert.