Reisekostenarten

Die Reisekostenarten müssen für das jeweilige Unternehmen individuell unter Grundlagen > Reisekosten > Reisekostenarten definiert werden. Im Kapitel Notwendige Reisekostenarten (& S. 18-16) werden die wichtigsten und die notwendigen Reisekostenarten beschrieben.

 

Abbildung: Reisekostenarten

Reisekostenart

Hier wird die entsprechende Nummer der Reisekostenart (R1234) angezeigt. Die Länge dieser Nummer kann unter Grundlagen > Einstellungen > Mandant > Grundlagen Formatierung eingestellt werden.

Bezeichnung

Diese Bezeichnung der betreffenden Reisekostenart wird den Mitarbeitern in der Erfassung angezeigt. Gegebenenfalls können in Klammern weitere Hinweise für die Reisenden eingetragen werden.

Funktion

Die Reisekostenarten können unterschiedliche Funktionen haben. Dazu muss in der Auswahl eine der folgenden Funktionen ausgewählt werden:

• Kosten
  Reguläre Reisekosten-Kosten wie Taxi, Spesen, Bahnfahrkarte etc.

• Kilometergeld
  Über diese Funktion werden die Kilometergelder abgerechnet. Wichtig ist später der Unterschied, ob die Reise mit dem Firmenfahrzeug oder dem eigenen PKW durchgeführt wurde. Siehe dazu das Kapitel Fahrzeugarten (& S. 18-17).

• Übernachtungen (Hotel, etc.)
  Diese Funktion muss bei allen Reisekostenarten eingestellt werden, die eine Übernachtung beinhalten. Im Vertrag kann beim Kunden eingestellt werden, dass je Übernachtung eine Pauschale von X berechnet werden soll. Somit müssen Sie die Reisekostenarten Hotel etc. entsprechend mit dieser Funktion ausstatten.

• Verkaufspauschale
  Wurde im Kundenvertrag eine Pauschale hinterlegt, wird dem Kunden diese Pauschale berechnet. Es muss eine solche Pauschale hinterlegt werden, damit diese in den Auswertungen als Reisekosten-Erlös dargestellt werden kann.

• Verpflegungspauschale
  Wie bei der Übernachtungspauschale benötigt das System genau eine Reisekostenart mit der Funktion Verpflegungspauschale.

• Übernachtungspauschale
  Den Mitarbeitern werden bei Abwesenheit vom Arbeitsplatz entsprechende Pauschalen erstattet, wenn sie nicht in einem Hotel übernachtet haben. Auch hier muss genau eine Reisekostenart angelegt werden, die die Funktion Übernachtungspauschale hat.

Einstellung der Reisekostenart

Zur Verarbeitung der Reisekosten müssen einige Parameter je Reisekostenart eingestellt werden, damit das System weiß, welches Sachkonto oder welche Kostenstelle verwendet werden soll. Zu beachten ist, dass die Sachkonten auf die Finanzbuchhaltung verweisen und je nach Mandant unterschiedlich sein können. Im Register Details erscheinen dann die Einstellmöglichkeiten.

 

Abbildung: Reisekostenarten - Register Details

Mandantenzuord­nung/Bezeichnung

Es können je Mandant mehrere Steuervarianten einer Reisekostenart abgebildet werden, um unterschiedliche Steuerfälle abzubilden. Im linken Bereich werden alle Mandanten und die jeweiligen Steuervarianten angezeigt. Siehe Steuervarianten (& S. 18-14).

Durch Klick auf den gewünschten Mandanten können auf der rechten Seite die Sachkonten-, Steuer- und Artikeleinstellungen vorgenommen werden.

In diesem Mandan­ten nicht verwenden

Um Reisekosten nicht in allen Mandanten dem Anwender anbieten zu müssen, können diese ausgeblendet werden. Wenn eine Reisekostenart in einem Mandanten noch nicht verwendet wurde, kann diese bei Bedarf ausgeblendet werden. Wählen Sie dazu die Checkbox aus.

Konten für Mandant

Alle Einstellungen müssen für alle Mandanten, die mit MARIProject arbeiten, vorgenommen werden. Wählen Sie jeweils einen Mandanten aus, und tragen Sie die jeweiligen Werte ein.

Beachten Sie bitte, dass hier zwischen zwei Sachkonten unterschieden wird. Je nachdem, ob die Reisekosten an den Kunden weiterberechnet werden oder ob diese als Kosten in den Aufwand gehen, sind zwei Sachkonten vorgesehen. Tragen Sie bitte beide Konten ein. Möchten Sie keine Unterscheidung zwischen den Konten haben, dann tragen Sie bitte in beide Felder die selben Konten ein.

Sachkontobehand­lung (weiterbere­chenbar)

Die Sachkontobehandlung ermöglicht eine flexible Zuordnung des Kostenkontos in der Finanzbuchhaltung.

Siehe dazu auch das Kapitel Umsatzsteuerbehandlung (& S. 18-16).

• Sachkontobehandlung Fest
  Eingabe eines festen Sachkontos.

• Sachkontobehandlung Matrix
  Über eine Matrix kann eine Aufteilung vordefiniert werden.

 

Abbildung: Reisekostenarten - Sachkontenaufteilung

Sachkonto (weiter­berechenbar)

Auswahl eines Kostenkontos.

Sachkontobehand­lung (nicht weiter­berechenbar)   

Die Sachkontenbehandlung für dieses Konto wird eingestellt, wie für das Konto weiterberechenbar.

Sachkonto (nicht weiterberechenbar)

Auswahl eines Kostenkontos.

Wenn in einem Vertrag Reisekostenarten definiert sind, egal ob Pauschalen oder spezielle Reisekostenarten, wird jeweils das Sachkonto weiterberechenbar verwendet. Tragen Sie bitte auch bei Reisekostenarten, die in keinem Fall dem Kunden angerechnet werden (z. B. Bewirtung oder Geschenke), die Sachkonten ein. Natürlich setzen Sie dann in beide Felder das Sachkonto nicht weiterberechenbar ein. Es wird zugleich geprüft, ob die manuell editierbare, weiterberechenbare Menge 0 oder der weiterberechenbare Preis 0 ist. In diesem Fall wird das Sachkonto nicht weiterberechenbar verwendet.

Kostenstellen-Behandlung

Bei der Zuordnung der Kostenstelle wird in der Regel die Kostenstelle des Mitarbeiters verwendet. Sie haben aber auch weitere Möglichkeiten:

• Kostenstellen-Behandlung: Fest
  Es kann eine feste Kostenstelle für die Reisekostenart definiert werden.

• Kostenstellen-Behandlung: Kostenstelle allgemein
  Es wird immer die Kostenstelle allgemein aus der Finanzbuchhaltung verwendet.

• Kostenstellen-Behandlung: Kostenstelle Mitarbeiter
  Standard für die Kostenstelle, die die Kosten verursacht hat.

• Kostenstellen-Behandlung: Kostenstelle des Mitarbeiter-Geschäftsbereiches
  Kostenstelle des Geschäftsbereiches, dem der Mitarbeiter zugeordnet ist.

• Kostenstellen-Behandlung: Kostenstelle des Projekt-Geschäftsbereiches
  Es wird direkt die Kostenstelle des Projektes angesprochen. Die Kostenstelle des Projektes definiert sich über den Geschäftsbereich am Projekt und die Kostenstelle des Geschäftsbereiches. Diese Kostenstellen-Behandlung darf nicht verwendet werden, wenn mehrere Mandanten in MARIProject verwaltet werden. Es ist nämlich möglich, dass dann die Kostenerstattung an den Mitarbeiter die Kostenstelle des Projektes ansprechen würde, welches es beim Mandanten des Mitarbeiters gar nicht gibt.

Projektcode-Behandlung

Beim Projektcode wird in der Regel der Projektcode Projekt verwendet. In Ausnahmefällen kann hier eine andere Option verwendet werden:

• Projektcode-Behandlung: Projektcode Projekt
  Standardeinstellung.

• Projektcode-Behandlung: Fest
  Es kann ein fester Projektcode für die Reisekostenart definiert werden. Wenn Sie mit verschiedenen Mandanten arbeiten, erstellen Sie bitte einen Projektcode für jede Mandanten-Datenbank. Dies ist notwendig, da es vorkommen kann, dass ein Mitarbeiter eines Mandanten für Projekte in anderen Mandanten arbeitet.

• Projektcode-Behandlung: Projektcode allgemein
  Es wird immer der Projektcode allgemein aus der Finanzbuchhaltung verwendet.

Steuercode

Um nicht den Reisenden mit den komplizierten Richtlinien des Umsatzsteuerrechtes belasten zu müssen, wird der Steuercode bei jeder Reisekostenart automatisch festgelegt. Weitere Angaben dazu finden Sie im folgenden Kapitel Umsatzsteuerbehandlung (& S. 18-16).

Artikel

Wie bei einer Leistung muss bei einer Reisekostenart ein Artikel hinterlegt werden, damit dieser später auch auf der Rechnung ausgewiesen werden kann. Wählen Sie dazu aus der Warenwirtschaft einen korrespondierenden Artikel aus. Es kann nur einen Artikel für die unterschiedlichen Steuervarianten geben.

Die kleine Pfelschaltfläche neben dem Feld Artikel

Mengeneinheit

Die Mengeneinheit dient als Hinweis in der Erfassung. Bei einem Artikel Kilometergeld zum Beispiel wird dann km eingestellt. Die möglichen Einheiten werden aus der Warenwirtschaft übernommen.

Berechnungsme­thode

Hier kann ausgewählt werden, wie die Reisekostenart weiterberechnet werden soll. Dabei kann ausgewählt werden, ob der Netto- oder der Bruttobetrag dem Kunden berechnet werden soll.

Quellensteuer-Behandlung

In Ländern, die Quellensteuer einsetzen, kann in den Reisekostenarten die Quellensteuer­behandlung eingestellt werden. Der Reisende kann dann wählen, ob ein Beleg im Einkauf quellensteuerbehaftet ist oder nicht.

Hinweis: Die hier vorgestellte Funktionalität ist nur verfügbar, wenn ein Mandant die Quellensteuer aktiviert hat.

Vorbelegung der Quellensteuer an der Reisekostenart

 

Abbildung: Einstellung der Quellensteuerbehandlung

Für die Reisekostenart können vier Einstellungen vorgenommen werden:

Quellensteuer immer aktiv

Jede in der Reisekostenerfassung erfasste Zeile wird mit einem Aktivkennzeichen an der Quellensteuereigenschaft eingetragen.

Quellensteuer immer inaktiv

Die in der Reisekostenerfassung erstellten Zeilen werden ohne Quellensteuereigenschaft gespeichert.

Benutzerauswahl (Standard Quellen­steuer inaktiv)

Der Reisende kann bei der Erfassung das Kennzeichen setzen.

Benutzerauswahl (Standard Quellen­steuer aktiv)

Der Reisende kann bei der Erfassung das Kennzeichen setzen. Im Standard ist die Quellensteuer bereits ausgewählt.

Reisekostenerfassung Hauptprogramm

Wenn die Einstellung in der Reisekostenart auf „Benutzerauswahl“ steht, kann der Reisende bei der Reisebelegerfassung die Eigenschaft ändern.

 

Abbildung: Reisekostenerfassung mit Quellensteuer im Hauptprogramm

Buchungsautomat Reisekosten

Der Buchhalter kann im Buchungsautomat Reisekosten die Eigenschaft prüfen und bearbeiten:

Abbildung: Reisekostenbuchungsautomat mit Quellensteuer

Steuervarianten

In MARIProject ist es möglich, für eine Reisekostenart mehrere Steuervarianten anzulegen. Es kann je Mandant (es gilt jeweils der Mandant des Reisenden) über die rechte Maustaste eine neue Steuervariante angelegt werden. So können z.B für die Reisekostenart Hotel die Varianten In-/Ausland mit unterschiedlichen Steuercodes angelegt werden.

 

Abbildung: Neuanlage einer Steuervariante über die rechte Maustaste

Neuanlage Steuer­variante

Der neuen Steuervariante kann ein eindeutiger Name gegeben werden. Sind für eine Reisekostenart mehr als eine Steuervariante definiert, so wird dieser bei der Reiseerfassung zur Auswahl angeboten und kann vom Buchhalter geändert werden. Die Variante 0 ist der Standard in der Erfassung.

 

Abbildung: Benennung der neuen Steuervariante

Steuervariante bear­beiten

Die Bezeichnung einer Steuervariante kann über die rechte Maustaste Bearbeiten geändert werden. Außerdem kann man die Steuervariante über die rechte Maustaste kopieren oder löschen.

Umsatzsteuerbehandlung

Um die Reisenden nicht mit den Sonderregeln des Umsatzsteuerrechts zu belasten, sind die Steuerschlüssel fest an den Reisekostenarten bzw. Steuervarianten hinterlegt. Der Steuerschlüssel wird als Steuercode an der Reisekostenart/Steuervariante oder in der Sachkontenmatrix (Sachkontenbehandlung-Matrix) hinterlegt.

Notwendige Reisekostenarten

Für eine reibungslose Funktionalität der Reisekostenabrechnung müssen folgende Reisekostenarten vordefiniert sein:

Das Kürzel R... soll andeuten, dass Sie selbst die Nummern der Reisekostenarten frei vergeben können. Dies ist auch der Grund, warum diese Reisekostenarten nicht automatisch angelegt sind.

Die erzeugte Verpflegungspauschale und Übernachtungspauschale muss in den Reisekostenregeln hinterlegt werden (& S. 18-28).