Abrechnungsassistent
Im Modul Abrechnungsassistent können alle abrechenbaren Positionen ermittelt werden, um dann leicht die Abrechnung durchführen zu können. Mit diesem Assistenten können zum Beispiel alle Wartungsrechnungen ermittelt und erstellt werden, ohne jeweils den Vertrag öffnen zu müssen.
Wählen Sie MARIProject > Auftragsabwicklung > Abrechnungsassistent.
Der folgende Dialog wird geöffnet:
Abbildung 07796: Abrechnungsassistent ohne Filter vor der Aktualisierung
Die Berechnung der abrechenbaren Verträge nimmt ein wenig Zeit in Anspruch, da alle Vertragsspezifika überprüft werden müssen.
Diese Berechnung der einzelnen Verträge kann pro Vertrag ein paar Minuten dauern, so dass die gesamte Berechnung u.U. mehrere Stunden in Anspruch nehmen kann.
Wurden Fehler entdeckt, dann werden die betreffenden Vertragszeilen rot dargestellt. Über die rechte Maustaste können die Fehler, zum Beispiel fehlende oder abweichende Preise, überwacht werden.
Projekt
Filtern Sie nach Projekten. Im Abrechnungsassistent können Sie mehrere Projekte auswählen und zum Beispiel auf alle Projekte eines Projektleiters filtern. Hierzu wählen Sie die einzelnen Projekte mit gedrückter Strg-Taste aus.
Mandant
Nutzen Sie MARIProject mit mehreren SBO-Mandanten, können Sie den Abrechnungsassistenten dazu veranlassen, nach abrechenbaren Verträgen für einen Mandanten zu suchen.
Kunde
Filtern Sie nach einem Kunden.
Geschäftsbereich
Filtern Sie nach Geschäftsbereichen.
Vertragsgruppe
Sind den Verträgen Vertragsgruppen hinterlegt, kann nach den einzelnen Vertragsgruppen gefiltert werden (& S. 7-18).
nur offene Verträge anzeigen
Es werden nur abrechenbare Verträge mit dem Vertragsstatus Offen einbezogen (& S. 7-17).
Freier Text
Dieses Feld dient als Platzhalter und wird zum Beispiel bei monatlichen oder Quartals- Abrechnungen verwendet. Damit Sie dieses Feld benutzen können, fügen Sie im Vertrag im Kopf- oder Fusstext den Platzhalter [Filter - Freitext] ein.
Auswahl der Abrechnungspositionen
Positionen fällig bis Stichtag
Filtern Sie Verträge, die Abrechnungspositionen bis zu einem fälligen Stichtag haben. Siehe Auswahl der Abrechnungspositionen (& S. 13-6).
Filter Bewegungsdaten
Es werden grundsätzlich nur Festpreispositionen, freigegebene Stunden, Artikel und Reisen abgerechnet. Eine Abrechnung nicht freigegebener Bewegungsdaten ist grundsätzlich nicht möglich. Siehe Filter Bewegungsdaten (& S. 13-5).
Buchungsperiode
Die erfassten Stunden werden über den Leistungstag jeweils der Periode zugeordnet. Durch Anklicken können Sie die Perioden als Filter wählen.
Leistungstag
Alternativ zur Buchungsperiode kann der Leistungstag als Filterkriterium verwendet werden. Möchten Sie zum Beispiel nur eine Kalenderwoche an den Kunden abrechnen, so tragen Sie hier einfach den Anfangs- und Endtag der gewünschten Kalenderwoche ein.
Schaltflächen
Aktualisieren
Sollten Änderungen in den abzurechnenden Verträgen erfolgt sein, während der Abrechnungsassistent geöffnet war, können Sie den Vertrag aktualisieren.
Die gesammelte Liste im Abrechnungsassistenten kann gedruckt oder nach Excel exportiert werden.
Schließen
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wird der Abrechnungsassistent geschlossen.
Sperrung der Verträge
Alle Verträge, die im Abrechnungsassistent gesammelt werden, werden für Änderungen durch andere Benutzer gesperrt. Da der Abrechnungsassistent die Rechnungsbeträge ermittelt, darf der Vertrag nicht durch eine andere Person geändert werden, da ansonsten die Werte nicht mehr stimmen könnten.
Wenn ein Vertrag gesperrt ist, dürfen auch keine Stundenerfassungen oder andere Transaktionen auf den Vertrag gemacht werden. Bitte schließen Sie den Abrechnungsassistenten nach Benutzung möglichst schnell, so dass die Kollegen wieder Daten erfassen können.