Einstellungen zur Finanzbuchhaltung
Die Übernahme der in MARIProject erfassten Stunden erfolgt mit Hilfe des Buchungsautomaten. Der Buchungsautomat generiert aus den freigegebenen Stundenbuchungen in MARIProject Buchungssätze für die Finanzbuchhaltung.
Die Buchungsmatrix ist neben den Stammdaten der Mitarbeiter und den Projekten die Hauptinformationsquelle für den Buchungsautomaten.
Bevor Sie den ersten Buchungslauf starten, müssen Sie die Grundeinstellungen für die Buchhaltung und die Buchungsmatrix vornehmen. Hier müssen Sie für jeden Buchungsfall und für jede Kombination aus leistungserbringendem und leistungsempfangendem Geschäftsbereich die Konten, die Projektcodes und die Kostenstellen hinterlegen, die der Buchungsautomat für einen bestimmten Fall verwenden soll.
Für den Buchungsautomaten sind die in den Stammdaten der Mitarbeiter eingestellten Fibu-Verrechnungssätze maßgeblich für die Berechnung des Buchungsbetrages. Sie müssen daher sicherstellen, dass jedem Mitarbeiter (außer freien Mitarbeitern) ein Fibu-Verrechnungssatz (ungleich 0,--) zugeordnet wird. Die Fibu-Verrechnungssätze der Mitarbeiter werden im Mitarbeiterstamm eingegeben und gepflegt. Informieren Sie sich dazu ggf. noch einmal im Kapitel Verrechnungssätze von Mitarbeitern (& S. 4-42).
Stellen Sie sicher, dass alle Konten, Kostenstellen und Projektcodes zuvor in der Finanzbuchhaltung angelegt worden sind, bevor Sie die Einstellungen zur Buchungsmatrix vornehmen.
Buchungsmatrix einstellen
Wählen Sie MARIProject > Grundlagen > Einstellungen > Finanzbuchhaltung > Buchungsmatrix Allgemein. Im Anschluss erhalten Sie folgenden Dialog:
Abbildung 00493: Grundlagen - Buchungsmatrix Allgemein
Nach jeder Neuanlage eines Geschäftsbereiches müssen Sie die Buchungsmatrix entsprechend ergänzen.
Sachkonto zur Verrechnung von Artikeln innerhalb der Geschäftsbereiche; Statistikkonto, kostenrechnungspflichtig.
Klicken Sie gegebenenfalls auf das Suchsymbol, um die entsprechenden Konten aus der Finanzbuchhaltung über die Suchmaske zu ermitteln.
Gegenkonto zur Kostenverrechnung; Statistikkonto, nicht kostenrechnungs-pflichtig.
Dieses Statistikkonto wird benötigt, um die durch die Stundenerfassung eines Mitarbeiters in dem Geschäftsbereich entstehenden Sollkosten zu verbuchen.
Stundenverrechnung Gegenkonto
Diese Konten werden als Gegenkonten zur Stundenverrechnung benötigt.
Abbildung 00492: Grundlagen - Stundenverrechnung Gegenkonto
In der Finanzbuchhaltung können die geleisteten Stunden der Mitarbeiter auf die Projekte gebucht werden, um die Kosten über die Stunden umzulegen.
Stat. Stundenverrechnung Gegenkonto
Bei statistischen Buchungen wird ein neutrales Gegenkonto benötigt, welches nicht an der Kostenrechnung teilnimmt.
Sachkonto für Fahrzeugkosten von Firmenfahrzeugen, die kalkulatorisch auf die Projekte gebucht werden.
Bei statistischen Buchungen wird ein neutrales Gegenkonto benötigt, welches nicht an der Kostenrechnung teilnimmt. Siehe dazu auch das Kapitel Definition Buchungsautomat (& S. 18-25) für die Reisekosten-erfassung.
Erlös mit Faktor
Werden statt Kosten Erlöse für geleistete Stunden verrechnet, können diese kalkulatorischen Erlöse mit einem Faktor x weiterberechnet werden (z.B. 1,25 für einen Verkaufsaufschlag von 25%).
Erlös mit Faktor Artikel
Werden statt Kosten Erlöse für Artikel verrechnet, können diese kalkulatorischen Erlöse mit einem Faktor x weiterberechnet werden (z.B. 1,25 für einen Verkaufsaufschlag von 25%).
G/M ILV Verrechnung
Kosten der Verwendung von Geräten und Maschinen auf der Kostenstelle des Besitzers.
G/M ILV Verrechnungsgegenkonto
Gegenkonto für die Kosten der Verwendung von Geräten und Maschinen.
Buchungsmatrix Verrechnungskonten
Wählen Sie MARIProject > Grundlagen > Einstellungen > Finanzbuchhaltung > Buchungsmatrix Verrechnungskonten, um den folgenden Dialog zu öffnen:
Abbildung 00502: Grundlagen - Buchungsmatrix Verrechnungskonten
Die Tabelle beschreibt die Einstellung der Konten für die Buchungsmatrix und die Informationen, die das Controlling im Anschluss lesen kann. Zu beachten ist, dass bei der Einstellung der Buchungsmatrix auch mehrere Fälle zusammengefasst werden können, indem zum Beispiel nur ein Projektcode Verkauf für alle Geschäftsbereiche ausgewählt wird. In diesem Fall kann man in der Buchhaltung dann keine Rückschlüsse auf die interne Verrechnung zwischen den Geschäftsbereichen mehr ziehen.
Wenn Sie n Geschäftsbereiche angelegt haben, dann müssen Sie bis zu (n-1)² Konten der jeweiligen Kategorie anlegen.
Folgende Konten werden angezeigt:
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Durchlaufende Posten
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Debitoren
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Kreditoren
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Kostenstelle Einkauf
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Kostenstelle Dimension 2
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Kostenstelle Dimension 3
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Kostenstelle Dimension 4
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Kostenstelle Dimension 5
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Projektcode Verkauf
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Projektcode Verkauf (Sonderfall GB=GB)
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Einkaufskonten
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Einkaufskonten (Sonderfall GB=GB)
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Einkaufskonten Artikel
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Erlöskonten
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Erlöskonten (Sonderfall GB=GB)
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Erlöskonten Artikel
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Einkaufskonten statistisch
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Erlöskonten statistisch
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Einkaufskonten Reisekosten
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Erlöskonten Reisekosten
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Einkaufskonten Geräte-/Maschinenverrechnung
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Erlöskonten Geräte-/Maschinenverrechnung
Die folgende Aufstellung wurde nach Anwendungsfällen sortiert:
Der durchlaufende Posten wird für die Kombination Geschäftsbereich zu Geschäftsbereich anstelle der Kreditoren/Debitoren verwendet, in der beide Geschäftsbereiche im selben Mandanten liegen.
Hier stellen Sie ein, welches Debitorenkonto des Mandanten des leistungserbringenden Geschäftsbereichs (aus Geschäftsbereich) bei einer Verrechnung einer Leistung für einen anderen Geschäftsbereich (für Geschäftsbereich) belastet werden soll.
Hier wird das Kreditorenkonto des leistungseinkaufenden Mandanten eingestellt, das bei einem Leistungseinkauf eines Geschäftsbereichs (für Geschäftsbereich) von einem anderen Geschäftsbereich (aus Geschäftsbereich) verwendet werden soll.
Die Kostenstelle Einkauf beinhaltet alle aus interner oder externer Leistungsverrechnung "gekauften" Dienstleistungen. Legt man für jeden Geschäftsbereich, von dem man Dienstleistungen bezieht, eine Kostenstelle Einkauf an, so kann das Verhältnis zwischen den Geschäftsbereichen eingesehen werden. Stellen Sie die Kostenstelle ein, die bei einem Leistungseinkauf eines Geschäftsbereichs (für Geschäftsbereich) von einem anderen Geschäftsbereich (aus Geschäftsbereich) in der Fibu des leistungseinkaufenden Mandanten belastet werden soll. Diese Kostenstelle wird bei der dritten Buchung des Buchungsautomaten verwendet.
Kostenstelle Dimension 2
Analog zur Kostenstelle Einkauf für die Dimension 2.
Kostenstelle Dimension 3
Analog zur Kostenstelle Einkauf für die Dimension 3.
Kostenstelle Dimension 4
Analog zur Kostenstelle Einkauf für die Dimension 4.
Kostenstelle Dimension 5
Analog zur Kostenstelle Einkauf für die Dimension 5.
Auf dem Projektcode Verkauf erscheinen die Kosten des Mitarbeiters (Fibu- Verrechnungssatz) auf der einen Seite (1. Buchungssatz bei Variante 4 des Buchungsfalls 300) und der Verkaufspreis (politischer Verrechnungssatz) auf der anderen Seite (2. Buchungssatz bei Variante 4 des Buchungsfalls 300). Stellen Sie entsprechend einen Projektcode ein, der bei einer Leistung eines Geschäftsbereichs (aus Geschäftsbereich) an einen anderen Geschäftsbereich (für Geschäftsbereich) in der Fibu des leistungserbringenden Mandanten verwendet werden soll.
Projektcode Verkauf (Sonderfall GB=GB)
Wenn der Mitarbeiter und das Projekt im gleichen Geschäftsbereich liegen, wird in einer Variante ein fester Projektcode und nicht der vom Projektstamm verwendet. Dieser feste Projektcode muss dann entsprechend eingetragen werden.
Hier stellen Sie das Kostenkonto ein, das bei einem Leistungseinkauf eines Geschäftsbereichs (für Geschäftsbereich) von einem anderen Geschäftsbereich (aus Geschäftsbereich) in der Fibu des leistungseinkaufenden Mandanten belastet werden soll. Für die interne Leistungsverrechnung stellen Sie ein kalkulatorisches Einkaufskonto der Kontenklasse Statistikkonto (Verbrauchsgröße) ein. Für die externe Leistungsverrechnung stellen Sie bitte ein GuV Kostenkonto ggf. mit Vorsteuerschlüssel ein. Dieses Konto wird bei der dritten Buchung (Buchungssatz 3 bei Variante 4 des Buchungsfalls 300) des Buchungsautomaten verwendet.
Hinweis: Die automatischen Steuercodes werden von den Sachkonten ausgelesen. (Bitte beachten Sie in SAP Business One die Einstellung der Kontenart Erlöse oder Kosten. Bei sonstigen Konten wird der Steuercode nicht gelesen).
Einkaufskonten (Sonderfall GB=GB)
Wenn der Geschäftsbereich des Mitarbeiters und des Projektes gleich sind, dann wird in einer Variante ein Einkaufskonto (Kosten) verwendet, welches hier definiert werden kann.
Einkaufskonten Artikel
Kostenkonto bei der internen Verrechnung von Artikeln vom Mitarbeiter-Geschäftsbereich (in der Regel wird hier der Projektleiter als Mitarbeiter in den Transaktionen verwendet).
Hier stellen Sie das Erlöskonto ein, auf das bei einer Leistung eines Geschäftsbereichs (aus Geschäftsbereich) an einen anderen Geschäftsbereich (für Geschäftsbereich) in der Fibu des leistungserbringenden Mandanten gutgeschrieben werden soll. Stellen Sie für die interne Leistungsverrechnung ein kalkulatorisches Erlöskonto ohne Umsatzsteuer der Kontenklasse Statistikkonto (Verbrauchsgröße) ein. Bei der externen Leistungsverrechnung wählen Sie ein GuV Erlöskonto mit Umsatzsteuer. Dieses Konto wird bei der zweiten Buchung (Buchungssatz 2 bei Variante 4 des Buchungsfalls 300) des Buchungsautomaten verwendet.
Erlöskonten (Sonderfall GB=GB)
Wenn der Geschäftsbereich des Mitarbeiters und des Projektes gleich sind, dann wird in einer Variante ein Erlöskonto verwendet, welches hier definiert werden kann.
Erlöskonten Artikel
Analog zum Erlöskonto der Stundenerfassungen kann ein Konto für die Verrechnung von Artikelerfassungen definiert werden.
Bei der Übertragung der statistischen Mengen in die Buchhaltung für das Modul Kostenumlage wird beim Übergang zwischen den Geschäftsbereichen ein Einkaufskonto in der letzten Buchung benötigt.
Bei der Verrechnung der statistischen Mengen werden diese von dem Geschäftsbereich des Mitarbeiters auf dieses Konto abgegeben. Die Bezeichnung wurde nur analog zu den anderen Erlöskonten gewählt. Natürlich handelt es sich bei den statistischen Mengen nicht um Erlöse. Wählen Sie für alle Fälle ein statistisches Konto, auch beim Übergang zu einem anderen Mandanten.
Reisekosten, die im Geschäftsbereich des Mitarbeiter anfallen und auf den Geschäftsbereich des Projektes übertragen werden müssen, können über ein Einkaufskonto auf der Projektseite entgegengenommen werden. Siehe dazu auch das Kapitel Definition Buchungsautomat (& S. 18-25) für die Reisekostenerfassung.
Bei der Verrechnung der Reisekosten von einem Geschäftsbereich an den anderen entstehen im Geschäftsbereich des Mitarbeiters Erlöse, die die wahren Kosten wieder eliminieren. Wählen Sie bei der internen Leistungsverrechnung (Mitarbeitergeschäftsbereich im gleichen Mandanten wie der Projektgeschäftsbereich) ein statistisches Konto und beim Übergang zu einem anderen Mandanten ein Erlöskonto ggf. mit Umsatzsteuer.
Einkaufskonten Geräte-/Maschinenverrechnung
Kostenkonto für die Verwendung eines Gerätes oder einer Maschine im Geschäftsbereich des Projektes.
Erlöskonten Geräte-/Maschinenverrechnung
Erlöskonto für die Verleihung des Gerätes oder der Maschine von der "Eigentümer"-Kostenstelle.