Datenerfassung - Voraussetzungen für die Stundenerfassung
Damit Arbeitsstunden auf ein Projekt gebucht werden können, müssen für das betreffende Projekt mehrere Bedingungen erfüllt sein.
Wenn Sie im Projektstamm ein Projekt ohne vorherige Planungsversionen angelegt haben, sind alle Bedingungen automatisch erfüllt. Ihre Mitarbeiter können dann sofort Stunden für das Projekt erfassen.
Wenn Sie hingegen ein Projekt mit mehreren Planungsversionen erstellt haben, achten Sie bitte auf die folgenden Voraussetzungen:
Im Register Grundlagen des Projektstamms müssen Sie die Projektbuchungen für das betreffende Projekt freigeben (& S. 5-23).
Stundenbuchungen sind grundsätzlich nur in der Planungsversion laufende Planung möglich. Diese Planungsversion wird automatisch angelegt, wenn Sie das Projekt mit der Option ohne vorherige Planungsversionen erstellt haben.
3.Projektphasen und Phasenstatus
Wenn die laufende Planung ohne Projektphasen erstellt worden ist, sind Stundenbuchungen sofort möglich.
Enthält die laufende Planung Projektphasen, müssen Ihre Mitarbeiter bei der Stundenerfassung zunächst die Phase auswählen, auf die die Stunden gebucht werden sollen. Der Phasenstatus der gewählten Phase muss aktiv sein.
Auf eine Phase mit dem Status inaktiv oder nicht begonnen sind keine Stundenbuchungen möglich.
Die Periode, für die gebucht wird, darf nicht durch die Buchhaltung gesperrt sein (& S. 11-69).
5.Arbeitsgruppe
Ein Mitarbeiter muss der entsprechenden Projektarbeitsgruppe angehören, um Arbeitszeiten auf das betreffende Projekt erfassen zu können; es sei denn, im Projektstamm wurden die Buchungsteilnehmer auf Alle Mitarbeiter eingestellt (& S. 5-32).
6.Vertragslaufzeit
Bei einem Kundenprojekt bzw. einem internen Projekt mit Vertrag muss mindestens ein Vertrag in der aktuellen Periode gültig sein.
Es empfiehlt sich, die Mitarbeiter zu informieren, bis zu welchem Datum die Stunden für eine Periode spätestens erfasst worden sein müssen. Am besten ist eine tägliche Erfassung oder mindestens eine wöchentliche Erfassung der Arbeitsstunden. Spätere Erfassungen erschweren das Controlling sehr.