Reisebelegerfassung Buchhalter

Die Reisebelegerfassung Buchhalter ähnelt der Reisekostenerfassung Buchhalter, die Sie unter Interne Abwicklung > Reisekostenabrechnung > Reisebelegerfassung Buchhalter finden, allerdings können hier einzelne Belege gezielt gesucht werden.

Die Suchmöglichkeiten sind identisch mit der Belegsuche (& S. 18-54).

 

Abbildung: Bearbeitung von Reisen in der Reisekostenbelegerfassung Buchhalter

Durch Anklicken eines Reisebelegs kann dieser im unteren Bereich der Maske bearbeitet werden. Die Darstellung gleicht der Maske in der Reiseerfassung mit dem Unterschied, dass auch der Fremdkreditor und dessen offene Posten eingegeben werden können.

Zuordnung des Kreditors

Reisekosten, die nicht vom Reisenden bezahlt werden, werden in der Regel durch das Unternehmen bezahlt. Dieses erhält vom Reisebüro oder vom Reiseveranstalter eine Rechnung. Diese Eingangsrechnungen müssen geprüft und den Reisen der Mitarbeiter zugeordnet werden.

MARIProject geht davon aus, dass die Mitarbeiter bei der Erfassung angewiesen werden, auch die zusätzlichen Kosten, die sie selbst nicht bezahlen, mit der Zahlungsmethode Rechnung zu erfassen.

Nach der Erfassung durch die Mitarbeiter muss die Buchhaltung lediglich die Kreditoren zuordnen und den entsprechenden offenen Posten eingeben.

Wurden zum Beispiel vom Reisebüro drei Flüge auf einer Rechnung abgerechnet, so müssen drei Mitarbeiter eine Belegzeile Flug mit der Zahlungsmethode Rechnung eingegeben haben. In der Buchhaltung wird die Reisekosten Belegerfassung geöffnet, und die Filter werden auf Zahlungsmethode Rechnung und Reisekostenart Flug eingestellt. Leicht kann nun geprüft werden, welche Mitarbeiter einen Flug eingegeben haben. Jede Zeile wird markiert, und in jeder Zeile wird der Kreditor des Reisebüros und die Nummer des offenen Postens eingetragen. Gegebenenfalls werden die Beträge angepasst.

Werden dann die einzelnen Reisen durch die Buchhaltung abgerechnet, dann ergibt sich ein offener Posten in genau der Höhe der Rechnung durch das Reisebüro. Diese Rechnung kann dann, wie auch die sonstigen Auszahlungen an die Mitarbeiter, über das Modul Zahlungsverkehr bezahlt werden.

 

Abbildung: Ergänzung des Kreditors in der Reisebelegerfassung Buchhalter

Neue Zeilen

In der Reisebelegerfassung Buchhalter ist es möglich, neue Zeilen zu einer Reise hinzuzufügen. Dazu muss eine Erfassungszeile angeklickt werden, damit das Programm weiß, zu welcher Reise bzw. zu welchem Mitarbeiter die neue Buchung eingetragen wird. Nach dem Anklicken einer alten Zeile, klicken Sie auf Verwerfen. Anschließend können Sie dann eine neue Reisezeile erfassen.

Optionen:

Währungskurse aktualisieren

Die Währungskurse werden aus der Finanzbuchhaltung zum Belegdatum verwendet. Sollte der Kurs zum Erfassungszeitpunkt gefehlt haben, oder falsch gewesen sein, kann über diese Option der Kurs aktualisiert werden. Siehe (& S. 18-79).

Neu Drucken

Über die Schaltfläche Optionen > Neu Drucken kann die Reiseabrechnung erneut gedruckt werden. Die Reiseabrechnung behält ihre Nummer. Nach den Änderungen durch die Buchhaltung ändert sich wahrscheinlich der Betrag bzw. Auszahlungsbetrag. Der neue Ausdruck kann entweder direkt von der Buchhaltung abgelegt oder erneut vom Vorgesetzten unterschrieben werden.