Erfassen von Einkaufsbelegen

Wenn eine Eingangsrechnung oder ein Wareneingang verarbeitet wird, dann werden diese Belege in dem Einkaufsvorgängen von MARIProject erfasst und nicht mehr direkt in SAP Business One. MARIProject ordnet die Eingangsrechnung dem Projekt und der Phase zu und nimmt automatisch die Artikelbuchung vor, so dass die Waren gegebenenfalls an den Kunden weiterberechnet werden.

Abbildung 00086

Den Assistenten zur Erfassung von Einkaufsbelegen finden Sie unter MARIProject > Einkaufsabwicklung > Einkaufsbeleg erfassen oder Sie starten einen bereits existierenden Einkaufsvorgang und erfassen den Beleg (Bestellung, Wareneingang, Eingangsrechnung) über die Schaltfläche Optionen. Eine weitere Möglichkeit, einen Beleg auszuwählen und über die rechte Maustaste einen Folgebeleg zu erzeugen, besteht im Register Belege des Einkaufsvorganges.

Belegart

Folgende Belegarten können Sie mit dem Assistenten Einkaufsbeleg erfassen generieren:

• Eingangsrechnung

• Wareneingang

• EK-Bestellung

• Retoure (Rücklieferschein)

• Eingangsgutschrift

Typ

Folgende Typen sind vorhanden:

• Artikel: Wenn Sie einen Einkaufsvorgang für Artikel starten möchten.

• Leistung (freier Mitarbeiter): Um Dienstleistungen von freien oder externen Mitarbeitern einzukaufen oder ihre geleisteten Stunden auszuzahlen, müssen Sie den Typ Leistung (freier Mitarbeiter) auswählen. Wird als Typ Leistung ausgewählt, öffnet sich ein neues Auswahlfeld: 

• Artikel (Belegimport): Sind schon Einkaufsbelege in SBO vorhanden, die Sie mit einem Einkaufsvorgang verknüpfen wollen, müssen Sie den Beleg aus SBO nach MARIProject zuerst importieren (& S. 8-53).

Steuercode

Auf der ersten Seite ist es möglich, den Steuercode für die Eingangsbelege vorzubelegen, der auf der nächsten Seite je Zeile aber verstellbar ist. Wenn ein Basisbeleg ausgewählt wurde, besteht diese Möglichkeit nicht.

Hinweis: Die kanadische Datenbank verwendet die Steuerfindung der US-amerikanischen Datenbank. Für Kanada ist es aber nötig, zwischen Lieferanten aus dem Inland und aus dem Ausland zu unterscheiden, damit die Steuerfindung funktioniert. Dafür kann man in den Einkaufsvorgängen im Register "Lieferant" einen Steuercode vorbelegen. Zusätzlich kann man je Zeile im Assistenten "Einkaufsbeleg erfassen" den Steuercode ändern.

Einkaufsvorgang

Wählen Sie den entsprechenden Einkaufsvorgang, für den Sie einen Beleg erstellen wollen.

Mitarbeiter

Der Mitarbeiter ist der Projektleiter des Projektes, das mit dem Einkaufsvorgang verknüpft ist (& S. 8-41).

Basisbeleg

Vorgänge Belege. Die relevanten Informationen werden vom Basisbeleg übernommen.

Bestellung

Nehmen Sie Bezug zu einem bereits vorhandenen Beleg. Der Folgebeleg schließt anschließend den vorhandenen Beleg in SAP.

Referenzzeichen

Geben Sie hier die Referenzzeichen an.

Journaleintrag

Der Eintrag wird in die Finanzbuchhaltung - Journalbuchung (SBO) in das Bemerkungsfeld übergeben.

Buchungsdatum

Analog zu SAP Business One kann ein Buchungsdatum hinterlegt werden.

Lieferdatum

Das Feld dient dazu, das Datum der Lagerbewegung definieren zu können, das vom aktuellen Tag abweichen kann. Das Lieferdatum bezeichnet z.B bei der Bestellung den gewünschten Liefertermin vom Lieferanten, wobei das Lieferdatum im Wareineingang das tatsächliche Datum des Warenzugangs angibt.

Menge bei EK- Bestellungen

Restmengen aus Gleichgewichtstati­stik vorschlagen

Im Falle von Wareneingangsscheinen werden diejenigen Mengen vorgeschlagen, die von den bestellten Mengen noch nicht geliefert wurden (Restmengen).

Prozentualer Anteil der Bedarfsmenge vorschlagen

Der prozentuale Anteil der Bedarfsmenge wird vorgeschlagen.

Menge aus benut­zerdefiniertem Feld vorschlagen

Die Menge wird aus einem benutzerdefiniertem Feld vorgeschlagen.

Optionen für die Belegarten

Restmengen aus Gleichgewichtsstati­stik vorschlagen

Im Falle von Wareneingangsbelegen werden diejenigen Mengen vorgeschlagen, die von den bestellten Mengen noch nicht geliefert wurden (Restmenge).

Zahlungssperre

Die im System erstellten Rechnungen werden direkt mit der Eigenschaft Zahlungssperre versehen. Siehe auch Zahlungssperre von Einkaufsbelegen (& S. 15-29).

Zeilen mit der Menge 0 nicht buchen

Wenn die Gleichgewichtsstatistik keine Restmenge vorschlägt, so werden diese Positionen auf Basis dieses Filters weggelassen.

Lagerentnahme (Lie­ferung) zum Projekt buchen

In MARIProject wurden einige Prozesse eingeführt, um die Artikel zum Festpreis, die nur indirekt an den Kunden verkauft werden, in der Materialwirtschaft richtig abzuwickeln (& S. 16-17). Diese Transaktion, dem Lager Artikel zu entnehmen, kann man direkt über die Wareneingang oder bei der Eingangsrechnung mit ausführen.

Lagerretoure vom Projekt buchen

Hierbei wird vor der Retoure/Gutschrift der Artikel wieder ins Lager gebucht.

Neuer Einkaufsvor­gang

Existiert noch kein Einkaufsvorgang, kann der Einkaufsvorgänge Neuanlageassistent über die Schaltfläche <Neuer Einkaufsvorgang> gestartet werden.

Anschließend werden auf der nächsten Seite des Assistenten, die erzeugten Artikelbuchungen zur Kontrolle vorgestellt (hier: anhand einer Eingangsrechnung wird das Erfassen von Einkaufsbelegen erläutert).

 

Abbildung 00087

Artikel

Abhängig von den Einstellungen auf der ersten Seite des Einkaufsvorganges, werden alle Einkaufspositionen vorgeschlagen, die den Kriterien entsprechen. Manuell können weitere Artikel zum Einkaufsvorgang angelegt werden.

Matchcode

Bezeichnung des Artikels.

Menge

Angabe der gewünschten Menge.

ME

Zeigt die Mengeneinheit, die im Artikelstamm (SBO) im Register Einkaufsdaten - Einkaufsmengeneinheit dem Artikel hinterlegt worden ist.

Einzelpreis

Der Einzelpreis wird automatisch aus den Einkaufsvorgangspositionen vorgeschlagen.

Steuercode

Wenn auf der ersten Seite des Belegerstellungsassistenten der Steuercode hinterlegt wurde, wird dieser hier als Vorschlagswert angezeigt, gegebenenfalls ändern Sie den Steuercode manuell.

Rabatt

Einkaufspositionsrabatt.

Projekt

Beim Erstellen eines Beleges in SAP Business One bucht der Assistent die Kosten auf das Kundenprojekt.

Gesamtpreis

Gesamtpreis: Menge * Einzelpreis je Artikelzeile.

Qualitätsstatus

Wenn Qualitätsprozesse definiert wurden, dann kann bereits beim Erfassen eines Wareneingangs der Qualitätsstatus festgelegt werden, wenn nur eine Eingangskontrolle notwendig ist (& S. 8-53).

Phase

Ordnen Sie die einzelnen Einkaufspositionen einer Projektphase zu.

VK-Vertrag

Ein Einkaufsvorgang ist immer mit einem Vertrag verknüpft. Referenzieren Sie zu einem Verkaufsvertrag.

Position   

Zuordnung zu den Vertragspositionen.

Projektbezeichnung

Bezeichnung des Projektes mit dem die Einkaufsvorgangszeile verknüpft ist.

Vertragsbezeichnung

Bezeichnung des Vertrages mit dem die Einkaufsvorgangszeile verknüpft ist.

Lager

Ist in den Grundlageneinstellung definiert worden, dass der Lagerort veränderbar ist, kann hier manuell bestimmt werden, wohin die Ware beim Wareneingang eingelagert wird (& S. 16-7). Ist der Lagerort nicht änderbar, wird das Standardlager für den Artikel aus SAP Business One genommen, wenn nicht in den Grundlageneinstellungen in MARIProject ein Standardlager hinterlegt worden ist.

Hinweis: Für nicht lagerhaltige Artikel kann auch das Lager bestimmt werden. Für lager- und nicht lagerhaltige Artikel dient das Lager für die Sachkontenfindung in SAP.

Lagerplätze

Die Lagerplatzverwaltung (& S. 16-29) kann für einzelne Lager aktiviert werden. Sind Lagerplätze zugeordnet, werden diese hier angezeigt.

Frachtverwaltung

In den Grundlageneinstellung kann eingestellt werden, dass Frachtkosten in den Einkaufsvorgängen verwendet werden. Wenn der Grundlagenschalter für die Verwendung der Frachtkosten nicht eingeschaltet ist, überspringt MARIProject die Frachtkostenverwaltung. Detailliert werden die Frachtkosten im Kapitel (& S. 8-60) erläutert.

Abbildung 06978

Zur Kontrolle wird die Belegsumme im nächsten Schritt angezeigt.

 

Abbildung 06757

Im folgenden Schritt sehen Sie die dem Einkaufsvorgang zugehörigen Projektbuchungen aus dem Vertragsstamm:

Abbildung 06758: Anzeige der Projektbuchungen

Abbildung 06979

Anschließend können Sie im nächsten Fenster den Einkaufsbeleg, mit der Möglichkeit diesen Beleg an SAP Business One zu übergeben, abschließen.

 

Abbildung 07059

Beleg übergeben

Der Beleg wird an SAP übergeben und eine Belegnummer generiert.

Beleg nicht überge­ben

Der Beleg wird nicht an SAP übergeben.

Der Assistent erzeugt einen Beleg in SAP Business One und bucht die Kosten auf das Kundenprojekt:

Abbildung 00088

Die Artikelbuchungen können dann im Register Vergleich/Nachweis unter MARIProject > Bildschirmauskunft > Projektumsatz > Umsatzdetails > Projektumsatz Artikel angezeigt werden:

 

Abbildung 00089: Projektumsatz