Ofrece soporte a las empresas en las que el procedimiento de trabajo estándar requiere una autorización de un responsable o un miembro senior del equipo para generar determinados documentos.

Un procedimiento de autorización de un documento empieza cuando se añade como documento preliminar en SAP Business One. Al mismo tiempo, se envía una solicitud de autorización al empleado correspondiente (según las definiciones de SAP Business One). El procedimiento termina cuando se recibe una autorización final y se añade el documento.

Un procedimiento de aprobación puede constar de tantas etapas como sea necesario y se puede basar en condiciones complejas. Los procedimientos de autorización se tienen en cuenta en los escenarios siguientes: cuando se crean documentos con el asistente para la generación de documentos, cuando se ejecuta el informe de recomendaciones de orden de planificación de necesidades, cuando se crean pedidos de compra a partir de pedidos del cliente y cuando se crean documentos directamente a partir del documento base.

Los procedimientos de autorización se pueden aplicar en documentos de ventas, compras e inventario

Los usuarios pueden crear una gran cantidad de alertas que se enviarán automáticamente a usuarios seleccionados de SAP Business One cada vez que se produzcan eventos determinados en el sistema. Existen dos tipos de alertas: predefinidas y definidas por el usuario. Además, los procedimientos de autorización generan alertas si se cumplen las condiciones para ello. Los mensajes activados por las alertas se pueden enviar interna o externamente.

Las alertas son opcionales y se pueden modificar, desactivar o eliminar cuando se desee.

Las alertas sólo avisan a las personas adecuadas; no evitan que se contabilice un documento. El usuario notificado puede responder a la alerta mediante la función de mensajería, y su respuesta, al igual que la alerta original se puede enviar interna o externamente.