Pedido de compra

Permite a los usuarios realizar un pedido de materiales o servicios a los proveedores. Este pedido actualiza la cantidad disponible de artículos solicitados e informa al responsable del almacén sobre la fecha de entrega prevista. En caso necesario, los usuarios pueden cerrar las filas seleccionadas en una orden de compra abierta.

Crear pedido de compra a partir de un pedido de cliente

Permite a los usuarios relacionar los pedidos de cliente con los pedidos de compra. De este modo, se puede utilizar un pedido de compra relacionado para cuando un usuario prepara un pedido de cliente con el fin de garantizar que en el almacén haya la cantidad de productos necesarios en la fecha de envío requerida. 

frece la posibilidad de dividir un pedido de compra (PO). Esto permite dividir un pedido en varias partes cuando los artículos necesitan enviarse a varios almacenes. La división o las revisiones son necesarias para poder crear documentos de embalaje y notas de entrega por separado para cada envío.

Es compatible con la entrada de mercancías de una orden de compra. Este documento se debe crear tan pronto como se reciben los productos del proveedor.

Al introducir un pedido de entrada de mercancías, el almacén acepta los productos y se actualizan las cantidades. Si su empresa utiliza un sistema de stock continuo, SAP Business One también crea las contabilizaciones correspondientes para actualizar los valores del stock. El acuse de recibo de los productos del pedido de compra se puede generar por separado o con base en dicho pedido.

Si el usuario necesita anular una operación de compras para un artículo, se requiere el documento de compras correspondiente para compensarla. Este documento anula la cantidad y los cambios basados en el valor ya bien sea total o parcialmente.

Las devoluciones son los documentos de compensación del albaran de entrada.

Al introducir una devolución de productos, estos salen del almacén y se disminuyen las cantidades. Si su empresa utiliza un sistema de stock continuo, SAP Business One también crea las contabilizaciones correspondientes para actualizar los valores del stock.

Cuando se recibe una factura de un proveedor, el usuario genera una factura de acreedores. Se trata de un documento formal de la empresa. Se puede crear por separado o con base a un documento de un nivel inferior (tal como el pedido de compra y el pedido de entrada de mercancías). Si la factura de acreedores se basa en un pedido de recepción de mercancías, sólo se crearán las operaciones contables relevantes. En caso contrario, este documento crea también las transacciones de stock. Es posible crear una factura de acreedores con un valor cero. Esta opción se puede utilizar cuando se reciben artículos sin cargo. Por ejemplo, aquellos artículos que forman parte de una promoción o que están incluidos en un contrato de servicios.

Permite al usuario documentar un abono de compras que fue recibido de un proveedor. Por ejemplo, si se ha devuelto mercancía al proveedor. El abono de compras se puede crear por separado o a partir de la factura de acreedores pertinente o la devolución de mercancías. Es posible generar un abono de compras con un importe cero. Esta opción se puede utilizar para compensar facturas de acreedores correspondientes a artículos sin cargo alguno. Por ejemplo, aquellos artículos que forman parte de una promoción o que están incluidos en un contrato de servicios.

Permite al usuario crear una factura de corrección de acreedores que cumpla los requisitos legales para generar una factura de corrección de acreedores si se da una o varias de las siguientes situaciones después de haber emitido la factura original de acreedores: se conceden reembolsos o descuentos, se devuelven mercancías, se modifican los precios de los productos/servicios, se detecta un error en el precio, el tipo o el importe del impuesto, el valor neto y bruto, la cantidad o la unidad de medida.

En caso necesario, la factura de corrección de acreedores se puede cancelar convirtiéndola en una anulación de factura de corrección de acreedores.

Permite al usuario abonar una compra al proveedor antes de recibir los productos. Este documento sólo crea las operaciones contables necesarias. Las transacciones de stock se generarán más tarde, cuando se reciba la mercancía y se cree un pedido de entrada de mercancías en base a la factura de anticipo de acreedores. Se puede crear una factura de este tipo con un importe cero. Esta opción se puede utilizar cuando se reciben artículos sin cargo alguno. Por ejemplo, aquellos artículos que forman parte de una promoción o que están incluidos en un contrato de servicios. La transacción resultante de la factura de anticipo de acreedores se contabiliza en la cuenta del Libro Mayor especial definida para este fin.

Incluye la factura del proveedor para activos. Cuando un usuario añade una factura de pago/un abono de compras con artículos marcados como activos fijos, la contabilización tiene una cuenta de débitos distinta a la cuenta habitual en el módulo Finanzas. Esto permite a los usuarios definir varias cuentas de débitos para cada interlocutor comercial.

Permite a los usuarios separar los almacenes por ubicación geográfica.

Permite enviar cada artículo dentro de un pedido de compra o un documento de acreedores a un almacén distinto o especificar una ubicación diferente para cada uno.

Incluye la función de Factura de aduana, que se necesita para importar mercancía desde un país no perteneciente a la Unión Europea (UE) a un país miembro de la UE. El transportista debe declarar la mercancía del país no perteneciente a la UE en la aduana y pagar las tasas obligatorias. Las autoridades aduaneras emiten un documento que confirma la declaración de la mercancía y describe la mercancía y las tasas aplicables. El transportista paga en la aduana e incluye el importe en la factura final emitida para el cliente. El cliente recibirá dos documentos del transportista: la factura del transporte y el documento de la aduana. El cliente debe contabilizar ambos documentos teniendo en cuenta que el documento de la aduana ya ha sido pagado por el transportista.

Da soporte a las partidas individuales creadas automáticamente a causa de documentos de compras en la cuenta de gastos. Estos documentos de compras son: factura de acreedores (no basada en un pedido de entrada de mercancías), abono de acreedores, pedido de entrada de mercancías y devolución de mercancías. Esta característica se puede activar tanto si la empresa gestiona un inventario permanente como si no.

Esta característica permite a un proveedor solicitar el pago parcial o total a un cliente por adelantado, antes de emitir la factura para el cliente. SAP Business One tiene dos métodos para procesar los anticipos, basados en la factura y la solicitud de anticipo:

Factura de anticipo - Permite al usuario crear las contabilizaciones apropiadas cuando se realizan los pagos de los anticipos. Después de recibir el pago propiamente dicho, la factura del anticipo se compensa mediante la creación de la factura final. 

Solicitud de anticipo - Permite al usuario documentar el anticipo sin crear contabilizaciones. En este caso, el anticipo sólo se refleja en contabilidad después de haber pagado la solicitud del mismo, mientras que éste se compensa al pagar la factura final.

Proceso de anticipo (Canadá y EE.UU.) Permite al usuario crear un documento de pago por el importe del anticipo directamente a partir del pedido del cliente/de compra. La factura del anticipo correspondiente se crea automáticamente en este punto y luego se puede compensar tras la entrega de los productos/servicios y la creación de la factura final.

Proceso de anticipo (Eslovaquia, Hungría, Polonia y República Checa) - Permite al usuario crear una solicitud de anticipo con o sin referencia al pedido, crear un pago para el anticipo, arrastrar esta solicitud pagada a una factura de anticipo y, si se da el caso, crear una factura final basada en la factura de anticipo. El importe de la factura del anticipo se resta del total de la factura final. Si el total de la factura final es mayor que la factura del anticipo, se puede compensar mediante un documento de pago.

Proceso de anticipo (República Checa)   - Si la factura final se emite poco después de la entrega/recepción de los productos/servicios, está permitido legalmente no generar ninguna factura para el anticipo. SAP Business One 2007 da soporte a esta práctica empresarial para que el usuario pueda decidir qué proceso de pago de anticipo (con o sin factura de dicho anticipo) se debe seguir de acuerdo con el caso empresarial concreto.

Todos los procesos descritos anteriormente están disponibles para acreedores y deudores.

Esta opción no está disponible en Israel. 

Permite al usuario realizar un seguimiento de cualquier coste adicional implicado en las transacciones de ventas o compras y documentarlo. Los gastos de transporte pueden ser por concepto de seguros, embarque u otros honorarios que apliquen a los productos. Al añadir gastos a un documento ya bien sea a nivel de fila o en el total, el importe total del documento se actualizará como corresponde.

Si la empresa gestiona un sistema de inventario permanente, es posible añadir el valor de los gastos de transporte a los documentos de compras en el nivel de fila. Además, esta característica ofrece la actualización del último precio de compra de los artículos de acuerdo con los gastos de transporte aplicables a los productos comprados. Una vez se haya activado la opción de gestión de los gastos por concepto de gastos de transporte y se haya contabilizado una operación que implique dichos gastos, no se podrá desactivar esta opción. Además, los importes fijos de los gastos de transporte definidos primero en moneda local se vuelven a calcular en los documentos en moneda extranjera de acuerdo con el tipo de cambio que corresponda.

Visualiza una lista de los documentos abiertos en relación con compras y ventas. Permite a los usuarios utilizar esta lista como base para organizar su trabajo diario. Por ejemplo, esta función puede garantizar que los usuarios terminen las tareas a tiempo. Estos informes destacan además cualquier posible incoherencia en la operación y permiten a los usuarios corregirla como corresponde. 

Un documento de ventas o de compras permanece incompleto hasta que la operación no se transfiere al siguiente documento. En el caso de un pedido, el documento siguiente es, por ejemplo, la entrega del mismo. En el caso de una factura emitida, sería un pago recibido.

Además, el usuario puede generar una lista de los productos que faltan. 

Permite a los usuarios analizar el volumen de compras desde tres perspectivas: volumen de compras por proveedor, volumen de compras por producto y volumen de compras por comprador. Permite a los usuarios combinar estas tres perspectivas para obtener una mejor visión general de las compras.

Permite a los usuarios crear un documento de compras con sólo presionar sobre un botón en el documento base y ahorrar así tiempo y esfuerzos. Por ejemplo, se puede crear un nuevo acuse de recibo.

En algunos casos, como cuando una empresa entrega/recibe muestras gratis, o las compañías aéreas regalan a sus clientes pasajes gratuitos a cambio de puntos acumulados en sus viajes, los productos/servicios se entregan/reciben gratuitamente, pero los impuestos derivados de este tipo de operaciones tienen que pagarse y declararse. Para ello, SAP Business One ofrece la creación de documentos de compras sólo para impuestos.

Esta opción no está disponible en Israel.