Esta aplicación permite crear partidas individuales manuales para cuentas de mayor e interlocutores comerciales. La partida individual se graba directamente en la base de datos y, por lo tanto, no se puede borrar. Las partidas individuales creadas automáticamente también se pueden ver cuando se añade un documento concreto, por ejemplo, una factura.

Esta característica permite a los usuarios registrar los asientos y grabarlos como borrador para que no afecten los balances ni los informes. El contable puede revisar las operaciones y verificar que sean exactas y estén en el sitio correcto antes de añadirlas a la base de datos. Además, cada documento preliminar puede incluir más de una operación

SAP Business One genera automáticamente las operaciones de anulación para las partidas individuales seleccionadas. Estas operaciones se añaden a la base de datos sólo después de que los usuarios los hayan aprobado. Para especificar si se debe anular una partida individual manual, marque la casilla de selección correspondiente que se encuentra en la parte superior de la partida individual.

Esta característica permite a los usuarios definir las contabilizaciones que se deben realizar en forma regular en contabilidad. Si los usuarios especifican la frecuencia de cada contabilización periódica, SAP Business One les recordará automáticamente que deben introducir dichas contabilizaciones. Los importes de las operaciones contables no tienen que ser los mismos cada vez que se realicen, ni los porcentajes tienen que ser fijos (aunque se repiten en fechas que se conocen de antemano y suelen incluir los mismos objetos). Algunos ejemplos de partidas individuales periódicas pueden ser las órdenes de nómina o instrucciones permanentes el banco paga cada mes. Los usuarios pueden modificar la cuenta de control de pagos predeterminados en las filas del interlocutor comercial al crear los modelos de contabilizaciones periódicas. 

Esta opción simplifica la introducción de una partida individual, de modo que los usuarios pueden crear modelos de estructuras de partidas individuales complejas y/o comunes. Los usuarios pueden especificar cuentas e interlocutores comerciales, y organizarlos de acuerdo con el Debe o el Haber. Al agregar partidas individuales, los usuarios pueden ubicar el modelo pertinente y especificar las cantidades sin definir la estructura de las cuentas. Se puede modificar la cuenta de control de pagos predefinidos en las filas del interlocutor comercial al generar modelos de contabilización. A continuación, cuando los usuarios crean partidas individuales basadas en un modelo de contabilización, las cantidades relevantes se contabilizan en las cuentas de control seleccionadas.

Períodos múltiples - permite a los usuarios crear y organizar períodos contables compatibles con los requerimientos contables de la empresa. Las operaciones se pueden introducir en todos los períodos abiertos. Los períodos contables se pueden cerrar una vez finalizado el período o el año natural mediante la función de cierre de períodos, generando de esta forma las contabilizaciones relevantes en el sistema contable. Los usuarios pueden definir varias clases de períodos: para todo un año, por trimestres, por meses o para un intervalo determinado de días.

Cierre del período  - permite a los usuarios generar contabilizaciones en el sistema contable cuando finaliza un año fiscal o un período contable. Esta función permite transferir saldos anteriores de cuentas de mayor de un año fiscal o período a otro, como ganancias retenidas.

Traspaso de ejercicio (Israel y Países Bajos) - permite crear una empresa nueva en otra base de datos para cada año fiscal. Esta característica es compatible con el traspaso de datos esenciales, tales como saldos iniciales, operaciones sin conciliar, documentos abiertos (por ejemplo, facturas), cuentas del Libro Mayor, interlocutores comerciales y partidas.

SAP Business One puede recomendar qué partidas individuales automáticas se deberían generar debido a las diferencias del tipo de cambio, hasta fechas específicas. Se requieren estas partidas individuales para la conciliación entre el saldo en moneda extranjera y el saldo en moneda local de cada cuenta en moneda extranjera o interlocutor comercial.

Diferencias de importe (Rusia) - permite a las empresas que trabajan con monedas identificadas como unidades convencionales contabilizar automáticamente las diferencias de tipo de cambio de la unidad convencional/moneda local por concepto de ingresos o pagos.

Esta función es relevante para las empresas cuya moneda definida en el sistema es distinta a la moneda local. SAP Business One puede recomendar qué partidas individuales se deberían realizar automáticamente en caso de diferencias en la moneda del sistema. La función Calcular Diferencias de Conversión se encarga de realizar los ajustes entre las cuentas y los saldos del interlocutor comercial en la moneda del sistema, y sus saldos en la moneda de la cuenta/interlocutor comercial.

Esta característica permite a los usuarios crear y mantener un plan de cuentas de acuerdo con las necesidades especiales de la empresa. Además, SAP Business One proporciona un modelo de plan de cuentas para cada país de acuerdo con la ubicación definida de la empresa. Las empresas pueden adaptar el plan de cuentas a sus propias necesidades. Esta opción además permite a los usuarios atribuir características a las cuentas mediante diversos parámetros, tales como ventas/gastos, exenciones fiscales, importancia para el presupuesto, etc.

Los segmentos de cuentas se utilizan para diferenciar entre divisiones funcionales o áreas de responsabilidad dentro de una empresa. Los segmentos habituales son sector, departamento, línea de productos y área geográfica. Esta opción se utiliza mayoritariamente en los Estados Unidos.

En el caso de los informes financieros, puede seleccionar centros de beneficios no contiguos para elaborar informes dentro de los segmentos. También se puede seleccionar los segmentos de cuenta que se desea visualizar para desglosar o limitar los detalles.

Esta característica permite a los usuarios crear múltiples números de cuentas activas compuestas por una combinación de segmentos distintos con sólo hacer clic. Además, pueden crear una cuenta específica del Libro Mayor en diversos grupos de cuentas de forma simultánea, por ejemplo, una cuenta diferente para cada departamento. La Generación de códigos de cuentas sólo está disponible si el plan de cuentas se basa en cuentas de segmentación.

Esta característica permite a las empresas que gestionan un sistema de stock continuo incluir las cuentas de gastos en las partidas individuales. Las partidas individuales relevantes se generan automáticamente gracias a la creación de los siguientes documentos de compras, que afectan la valoración de los inventarios: factura de acreedores (que no se basa en una orden de compra de entrada de mercancías), abono de compras, entrada de mercancías.

Las empresas utilizan esta característica para definir y administrar los presupuestos. Los usuarios pueden configurar métodos de asignación de presupuesto, definir cifras presupuestarias en cualquier moneda (local, extranjera o ambas) y crear escenarios para efectos del presupuesto. Los escenarios presupuestarios se pueden importar y exportar de una empresa a otra. SAP Business One permite a los usuarios activar alertas en línea que les avisan cuando una operación excede el límite presupuestario mensual o anual. Además, los informes presupuestarios permiten a los usuarios generar cuentas de pérdidas y ganancias, balances generales y balances de prueba dentro del marco del presupuesto definido. 

Permite al usuario definir proyectos y vincularlos a los asientos. Posteriormente se pueden realizar análisis de los resultados empresariales de acuerdo con los proyectos ejecutados por la empresa.

Como libro auxiliar del Libro Mayor en Contabilidad financiera, los Activos fijos para SAP Business One permiten a los usuarios gestionar y supervisar los activos fijos tangibles. Es compatible con los procesos importantes, tales como adquisiciones, notas de abono, bajas y transferencias. El sistema calcula depreciaciones previstas de acuerdo con los costes de adquisición y fabricación, así como la vida útil. En los datos maestros de activos fijos, los usuarios pueden supervisar la modificación de los valores a lo largo del año como una visión general y rápida, mientras que las proyecciones de la depreciación pueden simular depreciaciones futuras. Como un complemento importante del balance general, la hoja de activos incluye todos los cambios del portafolio de activos (operaciones) en un año fiscal. La función de importación de datos pone a disposición los datos históricos y los valores iniciales de un año fiscal.

La interfase Datev FI permite a los clientes exportar su información financiera (datos maestros y operaciones) de SAP Business One a su asesor tributario, quien trabaja con el sistema contable alemán de oficina DATEV.

Es compatible con el uso de formatos impresos prenumerados. Los números de folio son registros alfanuméricos externos y prenumerados que aparecen en cada página de cada documento de Ventas, Compras, Inventario y Pagos. SAP Business One permite al usuario realizar un seguimiento de dichos documentos legalmente requeridos.

Permite a los usuarios actualizar el valor de sus activos fijos de acuerdo con un índice y una lista de precios específicos. El proceso de revaloración tiene lugar en dos niveles:

Revaloración de inventario - consiste en la revaloración del valor de un artículo mediante una revaloración del inventario. Las posiciones se pueden revalorar de acuerdo con una lista de precios y un índice específicos, o sólo en función del índice seleccionado. La revaloración del inventario es la base de todo el proceso de revaloración.

Revaloración de cuenta de mayor - consiste en la revaloración de las cuentas de mayor por parte del Asistente de revaloración de dichas cuentas. SAP Business One da soporte al requisito mexicano que exige que se puedan realizar ajustes en las cuentas de costes de ventas antes de revalorar las cuentas de mayor. Estos ajustes son realizados por el Asistente de revaloración de costes de ventas y se tienen en cuenta para la revaloración de las cuentas del Libro Mayor.

Permite al usuario generar un informe detallado en el que se visualizan las partidas individuales que han sido creadas automáticamente por documentos producidos en SAP Business One, o manualmente por los usuarios.

Permite al usuario generar un informe que resume todos los asientos contabilizados, inclusive operaciones manuales y operaciones creadas automáticamente. El informe se puede generar en función de una gran variedad de criterios de selección, con el fin de adaptarlo a las necesidades de la empresa. 

Permite al usuario crear una lista de cuentas de mayor y/o interlocutores comerciales de acuerdo con los criterios de selección definidos por él mismo.

Contiene información sobre el número de créditos/deudas pendientes de un cliente/proveedor así como sobre la antigüedad de éstos. Analiza los créditos que deben los clientes y las deudas con los proveedores. Los créditos/deudas se clasifican según su antigüedad.

Los cuadros de movimientos se pueden generar en función de un intervalo definido de fechas de documento, fechas de vencimiento y fechas de contabilización. El intervalo se puede calcular por días, meses o períodos contables. Además, es posible imprimir el cuadro de movimientos detallado de forma consecutiva para cada interlocutor comercial.

Los criterios de selección del informe se pueden imprimir junto con los resultados del informe, en una página separada. 

Este documento permite a los usuarios generar extractos de cuenta de cliente mediante el cuadro de movimientos del cliente. Los extractos de cuenta del cliente visualizan la gestión detallada de cuentas en función de una fecha de cierre definida por el usuario y de la antigüedad de los movimientos vencederos en el presente o en el pasado. El informe visualiza la referencia del cliente y el número de documento.