Permite crear una oferta de venta para clientes e interesados. Se trata de un documento informal que no crea operaciones contables ni de stock, y que se puede actualizar por completo en cualquier momento. La oferta de una venta se puede utilizar como documento de base para el pedido, la entrega y la factura de deudor.

Permite a los usuarios introducir los pedidos de los clientes. El usuario puede determinar si los artículos solicitados se pueden incluir en un pedido posterior o si se permite realizar una entrega parcial. Por cada pedido, los usuarios pueden especificar múltiples fechas, como la de solicitud, entrega y cancelación. A pesar de que el pedido no crea operaciones contables ni de stock, actualiza un acumulador de cantidades pedidas para que el usuario pueda realizar un seguimiento del nivel de stock requerido.

El pedido del cliente se puede utilizar como documento de base para la entrega, la factura de deudor y la orden de compra.

Crear pedido de compra a partir de un pedido de cliente

Permite a los usuarios abrir una ventana de Orden de compra automáticamente desde la ventana de Pedido de cliente para que, una vez creado un Pedido de cliente, se pueda crear también el pedido de compra para los artículos pedidos. Esto puede ayudar a mantener las cantidades de inventarios requeridos.

Se trata de un documento formal que se crea cada vez que se envían mercancías a un cliente si no se ha creado todavía ninguna factura. La entrega crea las transacciones de stock requeridas, mientras no se realice ninguna operación contable.

La entrega se puede utilizar como documento base para la factura de deudor y los documentos de devolución. No se puede modificar ni borrar una vez creada.

Permite al usuario crear documentos de devolución. Este documento crea una transacción de stock y se puede crear con base en la entrega. Las devoluciones no se pueden modificar una vez creadas. Se puede utilizar como documento de base para el abono de deudor.

Se trata de un documento formal de la empresa. Se puede crear por de forma independiente o a partir de un documento de un nivel inferior (como pedido de cliente y entrega). Este documento crea tanto operaciones contables como transacciones de stock (a no ser que se base en una entrega o que se cree para servicios). La factura de deudores no se puede borrar, pero se puede anular mediante un abono de deudores. La factura de deudores se puede crear para un importe cero. Esta opción se puede utilizar para entregar artículos sin ningún cargo. Por ejemplo, aquellos artículos que forman parte de una promoción o que están incluidos en un contrato de servicios.

Permite crear un abono para un cliente. Por ejemplo, para mercancía devuelta. Los datos necesarios se pueden importar de la factura original o del documento de devolución, al igual que ocurre con muchos otros documentos de ventas y compras. Este documento crea operaciones contables y transacciones de stock (a no ser que se base en un documento de devolución). También es posible crear un abono de deudores para un importe cero. Esta opción se puede utilizar para compensar las facturas de deudores correspondientes a los artículos entregados sin cargo alguno. Por ejemplo, aquellos artículos que forman parte de una promoción o que están incluidos en un contrato de servicios.

Permite al usuario crear una factura de corrección de deudores que cumpla con los requisitos legales de emisión de una de dichas facturas si se da una o varias de las siguientes situaciones después de haber emitido la factura de deudores original: se conceden reembolsos o descuentos, se devuelven mercancías, se modifican los precios de los productos/servicios, se detecta un error en el precio, el tipo o el importe del impuesto, el valor neto y bruto, la cantidad o la unidad de medida.

En caso necesario, la factura de corrección de deudores se puede cancelar convirtiéndola en una anulación de la factura de corrección de deudores.

Este documento permite a los usuarios facturar al cliente antes de entregar la mercancía. Sólo crea las operaciones contables requeridas, mientras que las transacciones de stock se crean más tarde, cuando se envía la mercancía y se crea una entrega con base en la factura de anticipo de deudores. Se puede crear una factura de anticipo de deudores para un importe cero. Se puede utilizar esta opción para anticipar artículos que se deberían entregar sin cargo alguno, por ejemplo, artículos que forman parte de una promoción o que están incluidos en un contrato de servicio.

Ofrece al usuario una forma rápida de agrupar filas de varios documentos base en un único documento de destino de acuerdo con los parámetros definidos por el usuario. El Asistente de creación de documentos incluye las clases de filas especiales siguientes: fila alternativa del artículo, fila del texto y fila del subtotal.

Permite a los usuarios crear un documento destino de ventas con sólo presionar un botón, en el documento de base, ahorrando así tiempo y esfuerzos. Por ejemplo, se puede crear un pedido de cliente nuevo, una entrega o una factura de deudores presionando un botón en la ventana de ofertas de ventas. Se trata de un procedimiento adicional al habitual, que permite crear documentos objetivos arrastrando documentos base hacia el nuevo documento o mediante el Asistente de creación de documentos.

Incluye la función de tratamiento de atrasos, que permite realizar un seguimiento de las cantidades que no se pueden entregar a los clientes debido a que no hay stock a disposición. Asimismo, un tratamiento de atrasos se puede utilizar para realizar un seguimiento a las existencias que están agotadas y completar los pedidos que faltan cuando se reciben los artículos en el inventario. Esta nueva función incluye:

• Informe de atrasos
• Opción que permite cerrar una fila específica en un pedido del cliente
• Opción que permite modificar las cantidades en un pedido que ha sido entregado parcialmente
• Opción que permite añadir una fila de cantidad cero a un documento de entrega

Permite a los usuarios llamar una ventana para calcular los beneficios brutos durante el procesamiento de un documento de ventas. SAP Business One calcula los beneficios brutos mediante uno de los métodos siguientes:

• Beneficio/Precio de venta
• Beneficio/Precio de coste

El método de cálculo de los beneficios brutos se selecciona durante la configuración del sistema; el usuario puede escoger la lista de precios de donde se toma el precio de base. SAP Business One 2005 A SP01 tiene en cuenta las modificaciones en el coste del artículo durante el cálculo del beneficio bruto: cuando se arrastran artículos del documento base al de destino, el precio base para el beneficio bruta se actualiza de acuerdo con el cambio del coste del artículo con el fin de garantizar que el beneficio bruto se calcule con exactitud.

Permite al usuario determinar la clase de fila en todos los documentos de ventas y compras de la clase de artículo. Las clases de fila disponibles son:

Alternativa - Sólo está habilitada en la oferta de venta. Esta clase indica que el artículo que aparece en esa fila se ofrece como una alternativa para otro artículo. Las filas de la clase Alternativa se ignoran en todos los cálculos realizados en el documento. Por ejemplo, importe total, importe de impuestos, subtotales, total antes de descuentos, etc.

Texto - Esta opción permite introducir texto libre en una fila seleccionada del documento. 

Subtotal  - Se utiliza para calcular un subtotal de las filas del documento ubicadas en la parte superior de la fila de subtotal de esa clase. También es compatible con subtotales en varios niveles. Es decir, se puede calcular un subtotal general de varios subtotales secundarios que estén ubicados en un nivel superior a este. Cada vez que se actualiza el documento, se calcula nuevamente el subtotal. Por ejemplo, cuando se borran o se añaden filas. 

Compara la cantidad de las filas del pedido del cliente con la cantidad disponible en el almacén seleccionado para esa fila. Si la cantidad pedida es mayor que la cantidad disponible en el almacén, se abre la ventana pertinente en la que el usuario puede decidir si desea continuar procesando el pedido de cliente y cómo desea hacerlo.

Los informes de Intrastat (estadísticas comerciales dentro de la Unión Europea) constituyen un sistema estadístico extenso para supervisar la mercancía cuando se mueve entre estados miembros de la Unión Europea. El Add-on de Intrastat crea los archivos de declaración específicos del país a partir de los datos de SAP Business One para la declaración a la entidad de estadísticas.

Permite a un proveedor solicitar el pago por adelantado, parcial o total, a un cliente, antes de que éste reciba la factura. SAP Business One ofrece dos métodos para procesar los anticipos: factura de anticipo y solicitud de anticipo:

Factura de anticipo -  Permite al usuario crear las contabilizaciones de contabilidad pertinentes cuando se realicen los anticipos. Después de efectuar el pago real, la factura de anticipo se compensa mediante la creación de la factura final. 

Solicitud de anticipo - Permite al usuario documentar el pago del anticipo sin crear contabilizaciones. En este caso, el pago sólo se refleja en contabilidad después de haber pagado la solicitud de anticipo. El anticipo se compensa cuando se paga la factura final. 

Proceso de anticipos (Canadá y EE.UU.) -  Permite al usuario crear un documento de pago por el importe del anticipo directamente a partir del pedido del cliente/orden de compra. De este modo, la factura respectiva al anticipo se genera automáticamente en este punto y luego se puede compensar tras la entrega de los productos/servicios y la creación de la factura final.

Proceso de anticipos (Eslovaquia, Hungría, Polonia  y República Checa) - Permite al usuario crear una solicitud de anticipo con o sin referencia al pedido, crear un pago, arrastrar esta solicitud pagada a una factura de anticipo y, si se da el caso, crear una factura final basada en la Factura de la Cuota Inicial. El importe de la factura de anticipo se resta del importe total de la factura final. Si el total de la factura final es mayor que la factura de anticipo, se puede compensar mediante el documento de pago.

Proceso de anticipos (República Checa) -   Si la factura final se emite poco después de la entrega/recepción de los productos/servicios, está permitido legalmente no emitir ninguna factura para el anticipo. SAP Business One 2007 tiene esta práctica empresarial para que el usuario pueda decidir qué proceso (con o sin factura del anticipo) se debe seguir de acuerdo con el caso empresarial concreto.

Todos los procesos de pago de la cuota inicial descritos anteriormente están disponibles para documentos de acreedores y deudores.

El proceso de anticipos no es de aplicación en Israel. 

Es compatible con las entregas directas a terceros, lo cual permite a las empresas vender productos sin necesidad de tener ningún inventario. Estas empresas envían los pedidos recibidos a distribuidores que sí disponen de estos artículos en sus inventarios. Los distribuidores suministran los productos al cliente y la empresa de que recibió el pedido inicial percibe una comisión por cada venta.

Permite a los usuarios definir un almacén de entrega directa para poder utilizar este método. Añade automáticamente una compra cuando los usuarios crean un pedido de artículos definidos con un almacén de entrega directa. SAP Business One no calcula contabilizaciones de stock para este almacén.

Visualiza una lista de los documentos abiertos en relación con compras y ventas. Permite a los usuarios utilizar esta lista como base para organizar su trabajo diario. Por ejemplo, esta función puede garantizar que los usuarios terminen las tareas a tiempo. Estos informes destacan además cualquier posible incoherencia en la operación y permiten a los usuarios corregirla como corresponde. 

Un documento de ventas o de compras permanece incompleto hasta que la operación no se transfiere al siguiente documento. En el caso de un pedido, el documento siguiente es, por ejemplo, la entrega del mismo. En el caso de una factura emitida, sería un pago recibido.

Además, el usuario puede generar una lista de los productos que faltan. 

Permite a los usuarios analizar el volumen de ventas desde tres perspectivas: volumen de ventas por cliente, volumen de ventas por artículo y volumen de ventas por representante de ventas. Permite a los usuarios combinar estas tres perspectivas para obtener una mejor visión general de las ventas.

Permite especificar y asignar números CCD (declaración en aduana) que se utilizan para supervisar el movimiento de las mercancías importadas a Rusia. Las autoridades legales (oficina de aduanas) asignan el número CCD durante cada procedimiento de declaración de aduana una vez que la mercancía ha cruzado la frontera y ha entrado en territorio ruso. Los números CCD se pueden asignar a documentos de ventas y de compras.

En algunos casos, como cuando una empresa suministra/recibe muestras gratis, o las compañías aéreas regalan a sus clientes pasajes gratuitos a cambio de puntos acumulados en sus viajes, los productos/servicios son gratis, pero los impuestos derivados de este tipo de operaciones también tienen que pagarse y declararse. Para ello, SAP Business One ofrece a la creación de documentos de ventas sólo para impuestos.