Ermöglicht dem Benutzer, die Firmenadresse, Kontaktdetails und den Text anzugeben, die in der Kopfzeile von Firmenbelegen erscheinen sollen. Die Angaben können sowohl in der Landessprache als auch in Fremdsprachen erfolgen und werden dann je nach Sprache der ausgewählten Drucklayoutvorlage in die entsprechenden Felder eingefügt.

Ermöglicht dem Benutzer, die relevanten Informationen zum Finanzamt der Firma sowie weitere landesspezifische Parameter (z. B. die Umsatzsteuerbefreiung und die Feiertagstabelle, nach der die Arbeitstage der Firma definiert werden) einzugeben.

Ermöglicht dem Benutzer unter anderem, die bevorzugte Schnittstellensprache, Schriftart und Schriftgröße auszuwählen, die Dezimalstellen für Beträge, Preise, Kurse, Mengen usw. separat zu definieren, das gewünschte Datums- und Zeitformat auszuwählen und festzulegen, und ob die Währung rechts angezeigt werden soll.

Ermöglicht dem Benutzer, die Erstellung von Dokumenten mit einem Datum, das vor dem aktuellen Datum liegt, zu sperren.

Ermöglicht den Benutzern, Belege mit zukünftigem Buchungsdatum anzulegen. Diese Funktion wird auf Firmenebene aktiviert und gilt sowohl für die Verkaufs- als auch für die Einkaufsbelege.

Ermöglicht dem einzelnen Benutzer, für ausgewählte Fenster in SAP Business One individuelle Tastaturkürzel festzulegen (Belegung der Tasten F2 bis F12 mit den gewünschten Funktionen).

Ermöglicht Unternehmen, eine beliebige Kombination von Berechtigungen auszuwählen – von Superusern, die alle Berechtigungen haben, über Benutzer mit unterschiedlichen Lese- und Änderungsberechtigungen in den verschiedenen Modulen bis hin zu Benutzern, die über gar keine Systemberechtigungen verfügen.

Bei der Definition einer Berechtigung kann der Benutzer eine Leseberechtigung oder eine Änderungsberechtigung gewähren oder einen Benutzer komplett von einer Funktion ausschließen. Außerdem ist es möglich zu definieren, ob ein Benutzer zur Ausführung bestimmter Aktionen berechtigt ist – ob er einen Rabatt mit einem bestimmten Betrag gewähren, Preise ändern, auf vertrauliche Konten zugreifen darf usw.

Mit dieser Funktion können Führungskräfte bestimmen, welche Belege von regulären Benutzern in SAP Business One angezeigt und aktualisiert werden können.

Dateneigentum ist nur für Benutzer relevant, die im Fenster Benutzer - Definition nicht als Superuser definiert wurden. Auf diese Weise können Führungskräfte (d. h. Superuser) steuern, auf welche Daten die einzelnen Mitarbeiter Zugriff haben.

Die Gewährung von Eigentum kann für einzelne Belege und sogar für einzelne Belegzeilen erfolgen.

Dateneigentum wird gemäß den im Modul Personal angegebenen Daten verwaltet.

Änderungsprotokoll:   ermöglicht Benutzern, Änderungen nachzuverfolgen, die bei den Berechtigungen und in verschiedenen Belegen vorgenommen wurden.

Jedes Mal, wenn ein Benutzer die Berechtigungen oder eines der Dokumente aktualisiert, legt SAP Business One eine neue Instanz des Berechtigungsfensters bzw. des Belegfensters an und speichert diese Instanz (zusammen mit dem Datum der Aktualisierung sowie dem ausführenden Benutzer).

Datensicherheit hat oberste Priorität bei der Bewilligung von Zugriffsrechten.  So erhalten beispielsweise Benutzer nur Zugriff auf Programmfunktionen, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen. Darüber hinaus können Daten für bestimmte Benutzergruppen eingegrenzt werden. Folgende Berechtigungskonzepte stehen zur Verfügung:

Benutzergruppen - Jeder Benutzer muss einer oder mehreren Benutzergruppen zugeordnet werden. Die Zuordnung entscheidet über die Zugriffsdaten und Menü-Berechtigungen. Bei der Installation sind Standardbenutzergruppen wie Administrator, Buchhalter/Controller, Projektleiter, Standard-Benutzer oder der Zugriff auf Verrechnungssätze bereits eingerichtet. In vielen Fällen sind diese Gruppen bereits ausreichend.  Der Anwender hat aber die Möglichkeit, je nach individuellem Bedarf, weitere Gruppen einzurichten.

Menü-Berechtigungen - Menü-Berechtigungen bieten die Möglichkeit Benutzergruppen zu definieren, die nur Zugriff auf die Menüpunkte des Regiezentrums haben. Die Berechtigungen für das Projektmanagement-Menü, die normale Anwendung und den Web Client werden im Hauptprogramm eingerichtet.

Formularberechtigungen - Formularberechtigungen werden verwendet, um Benutzergruppen mit Zugang zu speziellen Bildschirm- und Umsatzauskünften einzurichten. Dabei können Lese- und/oder Schreibrechte vergeben werden.

Umsatzberechtigungen - Dieses Berechtigungskonzept erlaubt Benutzergruppen einzurichten, denen Zugriffrechte (Lesen/Schreiben) für jede einzelne Umsatzauskunft zugewiesen wird.

Benutzerverwaltung - In der Benutzerverwaltung sind alle Benutzer aufgelistet, die Zugriff zur Projektmanagementlösung haben. Hier sind Informationen zur Gruppenzuordnung der jeweiligen Benutzer inklusive verschiedener Indizes (z.B. Berechtigungsvorgaben, Anzeige der Stundenerfassung, Web Client) für die benutzerdefinierten Vorgaben hinterlegt.