Der im folgenden beschriebene Prozess ermöglicht die Verarbeitung von Eingangsrechnungen über mehrere Schritte. Nach Erfassung wird der Beleg gescannt und an den oder die Projektleiter zur Freigabe weitergeleitet. Positionen können von Einkaufsvorgängen oder Vertragspositionen übernommen werden. Fehlende Einkaufsvorgänge werden automatisch angelegt.
Ist eine Rechnung mehreren Projekten zugeordnet, so wird die Rechnung automatisch in eine Sammelrechnung mit Teilrechnungen für die einzelnen Projekte aufgeteilt.
Die Idee der Vorerfassung ist die zentrale Eingabe von neu eingegangenen Eingangsrechnungen zum Beispiel im Sekretariat. Dabei wird ein Scan der Rechnung erstellt und an den neuen vorerfassten Beleg gehängt.
Anschließend wird ein Mitarbeiter ausgewählt, der wahrscheinlich für das Projekt oder den Lieferanten zuständig ist.
Der Verantwortliche erhält eine E-Mail und kann den Scan der Rechnung direkt aus der E-Mail im Web Client einsehen. Zusätzlich kann der Verantwortliche ein Projekt zuordnen.
Oder der Verantwortliche kommt zu dem Schluss, den Beleg an einen Kollegen weiterzuleiten, der dann wiederum eine E-Mail erhält.
Belegnummerierung: Vorerfassungsbelege können mehrere Nummernkreise je Mandant haben. Öffnen Sie dazu Grundlagen > Einstellungen Verträge/Einkaufsvorgänge > Belegnummerierung und wählen die Belegart Vorerfassung-Eingangsrechnung. Die Belege fangen automatisch mit 1 an.
Vorbelegung des Nummernkreises: Grundlagen > Einstellungen > Belegeinstellungen > Einkaufsbelege > Vorerfassung-Eingangsrechnung > Belegnummernserie.
Anlage eines Sammelmappenregisters „Scan“ für die Vorerfassungsbelege: Grundlagen > Einstellungen > Sammelmappen > Einkaufsabwicklung > Register Vorerfassungsbeleg. Geben Sie „Scan“ ein und vergeben dann über das Kontextmenü Berechtigungen für das Hauptprogramm und den Web Client.
Unter Grundlagen > Stammdaten > Benachrichtigungstexte legen Sie bitte über Datensatz > Neu einen Text für die Suchklasse Vorerfassung-Eingangsrechnung an. In dem Text verwenden Sie unter anderen den Platzhalter [Link (LAN)], damit der Empfänger der Benachrichtigung aus seinem E-Mail Programm direkt in den Beleg verzweigen kann.
Unter Grundlagen > Einstellungen > Belegeinstellungen > Einkaufsbelege > Vorerfassung-Eingangsrechnung > Benachrichtigungen aktivieren Sie die Benachrichtigung für den jeweils Zuständigen.