Es werden für eine Jahresrechnung bis zu 14 Buchungen erstellt, die aus diesen vier Typen bestehen:
1.Rechnungsabgrenzung mit negativen Betrag (1. Buchung [$3=0])
2.Monatsrate im ersten Monat (2. Buchung [$3=1])
3.Buchungen im laufenden Monat (3-12 oder 3-13 Buchung [$3=2...])
4.Buchung im letzten Monat (12. oder 13. also jeweils letzte Buchung)
Sollkonto
In allen vier Fällen wird ein festes Konto als aktives Rechnungsabgrenzungskonto empfohlen.
Habenkonto
In allen vier Fällen wird empfohlen, das Erlöskonto vom Beleg zu nehmen, oder wegen der Umsatzsteuerautomatik ein spezielles Erlöskonto, welches nicht mit der Umsatzsteuer verknüpft ist.
Quelle Rechnungsbetrag
Die erste Buchung sollte einen negativen Nettobetrag verwenden, um die Erlösbuchung der Originalrechnung abzugrenzen. Die anderen drei Buchungen verwenden den positiven Nettobetrag.
Buchungsdatum
Die erste Buchung sollte die Einstellung "Vom Beleg-Steuerdatum" verwenden. Die zweite Buchung könnte mit der Einstellung "Ende Periode" arbeiten, während die zwei folgenden Buchungen auf "Anfang Periode" stehen sollten.
Hinweis: Sollte der Parameter "Buchungsdatum in späterer Periode" auf "Buchung zum Wartungsbeginn" gestellt sein und eine Jahresrechnung zum 1. Januar wird erst im Februar gestellt, so darf das Buchungsdatum für "Pro Rata Start" nicht auf "Vom Beleg-Steuerdatum" gestellt sein, da kein Datum des Februar im Januar gebucht werden darf.
Belegdatum
Für alle vier Buchungen kann hier "Vom Belegdatum" eingestellt werden. Bitte Hinweis oben bezüglich der Einstellungen in den SBO-Perioden beachten.
Journaleintrag
Beispieltexte mit Platzhaltern für den Journaleintrag
1."Abgrenzung Kunde=$1, $2, $3 von $4, Pos=$5 $6"
2."Start Kunde=$1, $2, $3 von $4, Pos=$5 $6"
3."Laufend Kunde=$1, $2, $3 von $4, Pos=$5 $6"
4."Ende Kunde=$1, $2, $3 von $4, Pos=$5 $6"
Hinweis: Das Feld Ref.1 wird immer von der Originalrechnung übernommen, so dass alle Journaleinträge die gleiche Referenz erhalten.
Kostenrechnung
Es wird empfohlen, die Kostenrechnung auf der Habenseite (Erlöse) jeweils vom Beleg zu übernehmen.