In den meisten Fällen wird es ausreichend sein, die Eingangsrechnung über die Monate abzugrenzen. Aus diesem Grund wird empfohlen, die Einstellung "Verhalten bei Bestellung" auf "Keine Wirkung. Nur Eingangsrechnung" zu stellen. Die hier beschriebenen Empfehlungen beziehen sich auf diese Einstellung.
Bei der Verarbeitung der Eingangsrechnung werden die Kosten im Monat der Eingangsrechnung gebucht. Zusätzlich werden durch den Pro Rata Mechanismus folgende 13 bis 14 Buchungen erstellt:
1.Rechnungsabgrenzung mit negativen Betrag (1. Buchung [$3=0])
2.Monatsrate im ersten Monat (2. Buchung [$3=1])
3.Buchungen im laufenden Monat (3-12 oder 3-13 Buchung [$3=2...])
4.Buchung im letzten Monat (12. oder 13. also jeweils letzte Buchung)
Sollkonto
Es wird empfohlen, die Einstellung "Kostenkonto vom Beleg" zu verwenden.
Habenkonto
Es wird empfohlen, ein festes Konto "Rechnungsabgrenzung" zu verwenden.
Quelle Rechnungsbetrag
Die erste Buchung sollte einen negativen Nettobetrag verwenden, um die Kostenbuchung der Originalrechnung abzugrenzen. Die anderen drei Buchungen verwenden den positiven Nettobetrag.
Buchungsdatum
Die erste Buchung sollte die Einstellung "Vom Beleg-Steuerdatum" verwenden. Die zweite Buchung könnte mit der Einstellung "Ende Periode" arbeiten, während die zwei folgenden Buchungen auf "Anfang Periode" stehen sollten.
Hinweis: Sollte der Parameter "Buchungsdatum in späterer Periode" auf "Buchung zum Wartungsbeginn" gestellt sein und eine Jahresrechnung zum 1. Januar wird erst im Februar gestellt, so darf das Buchungsdatum für "Pro Rata Start" nicht auf "Vom Beleg-Steuerdatum" gestellt sein, da kein Datum des Februar im Januar gebucht werden darf.
Belegdatum
Für alle vier Buchungen kann hier "Vom Belegdatum" eingestellt werden. Bitte Hinweis oben bezüglich der Einstellungen in den SBO Perioden beachten.
Journaleintrag
Beispieltexte mit Platzhaltern für den Journaleintrag
1."Abgrenzung Lieferant=$1, $2, $3 von $4, Pos=$5 $6"
2."Start Lieferant=$1, $2, $3 von $4, Pos=$5 $6"
3."Laufend Lieferant=$1, $2, $3 von $4, Pos=$5 $6"
4."Ende Lieferant=$1, $2, $3 von $4, Pos=$5 $6"
Hinweis: Das Feld Ref.1 wird immer von der Originalrechnung übernommen, so dass alle Journaleinträge die gleiche Referenz erhalten.
Kostenrechnung
Es wird empfohlen, die Kostenrechnung auf der Sollseite (Kosten) jeweils vom Beleg zu übernehmen.